با کمک GTD بازدهی خود را در کار افزایش دهید

با کمک GTD بازدهی خود را در کار افزایش دهید

دیوید آلن، مشاور و ابداع‌کننده روش مدیریت زمان است که این روش با نام بهره‌وری بدون استرس یا GTD شناخته می‌شود. او درباره مدیریت زمان می‌گوید: «زمانی که ذهن فرد پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد به جای فکر کردن به اهداف زندگی، به غذای سگ یا گربه خود فکر می‌کند.» منظور او از این جمله این است زمانی که ما می‌توانیم از ذهن خود استفاده‌های بیشتر و بهتری کنیم، چرا باید آن را درگیر مسائل کم‌اهمیت و بی‌فایده کنیم؟

راه‌حل دیوید آلن برای این کار، برنامه‌ ریزی به روش GTD است. افرادی که روش GTD را برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک اجرا می‌کنند، باعث پیشرفت و بهره‌وری سازمان‌ها می‌شوند. برای استفاده از این روش باید اهداف خود را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید؛‌ زیرا اهداف کوچکتر باعث می‌شود انجام کارها برای شما راحت‌تر شود، برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته وآن‌ها را نظم دهید. این تکنیک باعث نظم در زندگی شما می‌شود و به وسیله آن می‌توانید در زمان‌های خود صرفه‌جویی کنید. در ادامه مقاله به بررسی کامل روش GTD می‌پردازیم.

سرفصل‌های عنوان‌شده در این مقاله عبارت‌اند از:

  • روش GTD 
  • مدیریت کارها به وسیله GTD 
  • کارایی GTD 
  • کاربردهای GTD 
  • پیاده‌سازی تکنیک مدیریت زمان
  • اصول GTD 
  • تکنیک‌های مدیریت زمان در محل کار
  • باورهای غلط درباره مدیریت زمان

روش GTD

GTD مخفف کلمه Getting Things Done است. GTD یک سامانه برای مدیریت زندگی و کار است و افراد به وسیله آن یاد می‌گیرند کارهای خود را در مدت زمان کمتر و بهره‌وری بیشتر انجام دهند. دیوید آلن تکنیک‌هایی در زمینه مدیریت تعهدات، اطلاعات و ارتباطات ابداع کرده است که باعث طراحی سامانه GTD شده است.

 مدیریت کارها

ممکن است ذهن شما پر از ایده‌‌ و اطلاعات باشد و جایی برای ثبت آن‌ها و برنامه‌ای برای اجرای آن‌ها نداشته باشید. برای مثال لیست خرید خود را نوشته‌اید اما فرصت خرید ندارید؛ روز تولد دوستان خود را فراموش کرده‌اید؛‌ می‌خواهید به دندان‌پزشکی بروید اما فرصت آن را ندارید و غیره.

بیشتر افراد در ذهن خود اطلاعاتی دارند که به درد آن‌ها نمی‌خورد؛ در صورتی که اگر ذهن آن‌ها آزاد باشد، در انجام کارهای خود به موفقیت خواهند رسید. روش GTD به افراد کمک می‌کند تا ذهن آزاد‌تری داشته باشند. به روش GTD، روش به صفر رساندن کارهای پردازش‌نشده نیز می‌گویند؛ این روش به افراد کمک می‌کند تا ذهن خود را در مدت کوتاهی از هر چیز اضافه خالی کنند.

ذهن خود را مانند یک تخته‌سیاه تصور کنید؛ زمانی که روی آن پر از نوشته‌های غیرضروری باشد، قطعا متوجه چیزهای مهمی که روی آن نوشته شده باشد نخواهید شد. روش GTD در این شرایط به شما کمک می‌کند تا همه کارهای خود را پردازش کنید و همه وظایف خود را به یاد داشته باشید. مهم‌ترین هدف روش GTD، برقراری نظم در کارها است. شما به وسیله این سیستم می‌توانید به صورت سازمان‌یافته و منظم به کارهای خود بپردازید؛‌ همچنین چیزی را فراموش نمی‌کنید و ذهن خود را با چیز‌های بیهوده پر نمی‌کنید.

استفاده از روش GTD علاوه بر افزایش کارایی وبهره‌وری به شما کمک می‌کند تا رفاه و آسودگی بیشتری در زندگی داشته باشید. روش GTD هدف دیگری نیز دارد؛‌ با استفاده از آن احساس غم‌انگیزی از یادآوری وظایف خود نخواهید داشت. برای مثال اگر قرار است پایان هفته به منزل پدر و مادر خود بروید، اما کارهای شما به حدی زیاد است که هنگام یادآوری آن غمگین می‌شوید؛ ذهن شما نیز مدام آن را یادآوری می‌کند و باعث ناراحتی بیشتر شما می‌شود.

بیشتر افراد ممکن است تصور کنند اگر کارهای خود را روی کاغذ بنویسند، ذهن آن‌ها خالی می‌شود؛ اما منظم کردن شلوغی‌های ذهن به این سادگی نیست. اگر تفکر سیستمی داشته باشید، متوجه می‌شوید که استفاده از یک سیستم عاقلانه و منطقی پایدارتر از نوشتن روی کاغذ است.

کارایی GTD به این صورت است که کارها به وسیله بهبود مستمر و رسیدگی دائمی به صورت سازمان‌یافته انجام شوند.

کارایی GTD 

GTD روش شناخته‌شده و بین‌المللی است و مبنای اصلی آن بهبود مستمر است. کارایی GTD به این صورت است که کارها به وسیله بهبود مستمر و رسیدگی دائمی به صورت سازمان‌یافته انجام شوند. یعنی کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و فقط به کارهایی که باید در همان لحظه انجام دهید فکر کنید. شما با این روش درست فکر می‌کنید و درگیر کارهای کم‌اهمیت نمی‌شوید.

ساختار روش GTD 

روش GTD بر مبنای ترمینال‌ها کار می‌کند؛ ترمینال به معنای محل تجمع کارهای پردازش‌نشده است. ترمینال‌های زندگی باید کشف شوند؛ حداقل به ۶ ترمینال کاهش پیدا کنند؛ برای آن‌ها یک مکان مشخص در‌نظر گرفته شود و در نهایت به صورت مستمر سازمان‌دهی شوند. برای مثال اگر ۲۰۰ کار برای انجام دادن داشته باشیم و آن‌ها را به ۶ دسته تقسیم‌ کنیم، انجام دادن آن‌ها بسیار راحت‌تر از انجام ۲۰۰ کار بهم‌ریخته و نامنظم خواهد بود.

کاربردهای GTD 

بسیاری از افراد تصور می‌کنند که روش GTD تنها در نظم بخشیدن به کارهای روزانه و زندگی شخصی کاربرد دارد؛‌ در صورتی که این استراتژی در سازمان‌ها و شرکت‌ها کاربردی‌تر است. دیوید آلن تیم بزرگی در موسسه خود تشکیل داد که با استفاده از روش GTD بتوانند به بهبود مستمر و بهره‌وری بالا در موسسه خود برسند.

پیاده‌سازی تکنیک مدیریت زمان

برای استفاده از روش GTD  باید تکنیک مدیریت زمان را به خوبی بدانید. دیوید آلن می‌گوید: «هر چیزی که در ذهن داری بیرون بکش و زمانی که کاری پیش می‌آید، در همان لحظه تصمیم‌گیری کن تا موقعیت تصمیم‌گیری از دست نرود.» بهتر است برای کارهای خود یادآور بسازید تا آن‌ها را فراموش نکنید.

همچنین بخوانید :  تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

اصول GTD 

با استفاده از اصول GTD می‌توانید زمان‌های خود را به خوبی مدیریت کنید و اگر آن را همیشه به یاد داشته باشید، در اجرای آن اشتباه نخواهید کرد. این اصول عبارت‌اند از: جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب کردن اطلاعات، بررسی اطلاعات و انجام کارها.

اصول GTD 

تکنیک‌های مدیریت زمان در محل کار

با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید و به همه کارهای خود برسید؛ این تکنیک‌ها عبارت‌اند از:

۱- تکنیک مهم‌ترین کارها (م ت ک)

باید در آغاز هر روز سه کار مهم از چهار کاری را که برای خود تعیین کردید، در دفتر برنامه‌ریزی روزانه خود یادداشت کنید؛ سپس آن‌ها را به ترتیب اولویت انجام دهید. شما باید همه این کارها را انجام دهید، حتی اگر به کارهای شخصی خود نرسید.

۲- خواندن نامه‌ها و ایمیل‌ها

شما باید صندوق پستی واقعی و مجازی خود را روزانه چک کنید و پیام‌های خود را بخوانید. این کار را به روزهای دیگر موکول نکنید؛ زیرا ممکن است به تصمیم‌گیری در لحظه نیاز داشته باشند.

۳- سحرخیز باشید

اگر کارهای زیادی دارید و برای آن برنامه‌ریزی کردید، بهتر است صبح زودتر از خواب بیدار شوید تا برای کارهای شخصی خود نیز فرصت داشته باشید.

۴- خلاق باشید

برای اینکه ایده‌های خلاقانه‌ای داشته باشید، باید از ذهن خود به بهترین حالت استفاده کنید. هر ایده‌ای را که در ذهن دارید با جزئیات یادداشت کنید. پس از اینکه ایده‌های خود را روی کاغذ یادداشت کردید، درباره عملی کردن آن ایده‌ها تصمیم‌گیری کنید.

۵- یادداشت کنید

همیشه نکات مهمی را که نمی‌خواهید فراموش کنید یادداشت کنید و به حافظه خود اعتماد نکنید. برای اینکه هر فکری را عملی کنید ابتدا باید آن‌ها را یادداشت کنید، سپس درباره آن‌ها تصمیم‌گیری کنید.

خواب منظم و هشت ساعت به شما کمک می‌کند تا در طول روز با انرژی باشید، از زمان خود به خوبی استفاده کرده و احساس کسالت نکنید.

۶- خواب منظم داشته باشید

شما باید برای خواب خود برنامه منظم داشته باشید؛ خواب کمتر یا بیشتر از هشت ساعت توصیه نمی‌شود. اگر به اندازه کافی استراحت نکرده باشید، در طول روز توانایی لازم برای انجام کارها را نخواهید داشت. خواب منظم و هشت ساعت به شما کمک می‌کند تا در طول روز با انرژی باشید، از زمان خود به خوبی استفاده کرده و احساس کسالت نکنید.

۷- روز خود را با سخت‌ترین کار شروع کنید

در ابتدای روز که انرژی بیشتری دارید کارهایی که سخت‌تر هستند و آن‌ها را دوست ندارید انجام دهید. این کار باعث می‌شود بقیه روز را به خوبی سپری کنید.

۸- کارهای خود را دسته‌بندی کنید

کارهای خود را دسته‌بندی کنید و کارهایی را که به هم مربوط هستند در یک دسته قرار دهید. این کار باعث می‌شود سرعت بیشتری در انجام کارها داشته باشید و در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

۹- طبق تقویم پیش بروید

برای اینکه کارهای خود را در زمان مشخص‌شده و به ترتیب انجام دهید، بهتر است یک تقویم برای کارهای خود تهیه کنید و طبق آن کارهای خود را انجام دهید.

۱۰- کارهای روزهای بعد را پیش‌بینی کنید

گاهی‌اوقات برخی از کارهایی را که انجام می‌دهید باید دوباره بررسی کنید. برای اینکه بتوانید زمان را مدیریت کنید و از کارهای خود عقب نیفتید، هنگام برنامه‌ریزی دقت داشته باشید که کارهای روزهای بعد خود را پیش‌بینی کنید.

برنامه ریزی با کمک GTD

برنامه ریزی با کمک GTD

۱۱- به نقش‌های خود توجه داشته باشید

شما باید بتوانید زمانی که در محیط‌های مختلف قرار می‌گیرید، کارهای خود را به خوبی انجام دهید. برای مثال شما به عنوان یک مدیر در یک اداره یا یک پدر در خانه باید نقش خود را به خوبی ایفا کنید تا بین زندگی شخصی و کاری تعادل برقرار کنید و زندگی بهتری داشته باشید.

۱۲- غرق در کار نشوید

گاهی‌اوقات به حدی در کار غرق می‌شوید که به گذشت زمان توجه ندارید. این کار باعث می‌شود برای برخی کارها بیش از اندازه زمان بگذارید.  برای جلوگیری از این اتفاق می‌توانید برای خود یادآور بگذارید.

۱۳- برنامه زمانی خود را واقع‌بینانه تنظیم کنید

برنامه کاری خود را متناسب با توان خود تنظیم کنید؛‌ زیرا برنامه سنگین و غیر‌واقع‌بینانه باعث می‌شود انرژی شما برای انجام کارها کمتر شود. همچنین اگر نتوانید آن‌ها را به موقع انجام دهید، خسته و ناامید خواهید شد.

یکی از مواردی که در مدیریت زمان نادیده گرفته می‌شود، صحبت‌های طولانی با همکاران و مافوق است.

۱۴- با همکاران خود زیاد صحبت نکنید

یکی از مواردی که در مدیریت زمان نادیده گرفته می‌شود، صحبت‌های طولانی با همکاران و مافوق است. داشتن ارتباط اثربخش با همکاران بسیار خوب است؛ اما اجازه ندهید صحبت‌های طولانی و خارج از موضوع زمان مفید شما را تلف کند. 

۱۵- منظم باشید

نظم کاری به مدیریت صحیح زمان کمک می‌کند؛‌ زیرا وقت‌شناسی، نگهداری منظم فایل‌های مورد‌نیاز، تفکیک فایل‌ها و وسایل، دور ریختن وسایل اضافی و… باعث می‌شود وقت خود را برای جست‌وجو لوازم مورد نیاز تلف کنید. 

باورهای غلط درباره مدیریت زمان

برخی باورهای غلط درباره مدیریت زمان که باعث می‌شود افراد به اهداف خود نرسند‌ عبارت‌اند از:

۱- همه کارها را خود انجام دهیم

مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای رسیدن به اهداف به این معنا نیست که همه کارها را باید خودمان انجام دهیم؛ زیرا این کار غیرممکن است و ما برای رسیدن به موفقیت در کارهایی که تخصص نداریم، باید از افراد باتجربه کمک بگیریم. برخی کارها زمانی که به صورت گروهی انجام می‌شوند، نتایج بهتری دارند.

۲- باید کارها را در زمان کوتاه انجام دهیم

مدیریت زمان به این معنا است که برای هر کار کمترین زمان ممکن برای همان کار را صرف کنیم. کوتاه کردن زمان انجام کار نباید باعث صدمه در کار شود. باید همه کارها را به درستی انجام دهیم‌؛‌ زیرا کیفیت از سرعت و کمیت بهتر است.

انجام کارها در زمان کوتاه

نتیجه‌گیری

در این مقاله به بررسی تکنیک GTD و مدیریت زمان پرداختیم. به روش GTD، روش به صفر رساندن کارهای پردازش‌نشده نیز می‌گویند؛ این روش به افراد کمک می‌کند تا ذهن خود را در مدت کوتاهی از هر چیز اضافه خالی کنند.

GTD یک روش شناخته‌شده و بین‌المللی است و مبنای اصلی آن بهبود مستمر است. کارایی GTD به این صورت است که کارها به وسیله بهبود مستمر و رسیدگی دائمی به صورت سازمان‌یافته انجام شوند. برای استفاده از روش GTD  باید تکنیک مدیریت زمان را به خوبی بدانید. مدیریت زمان باعث می‌شود در مدت زمان کوتاه کارهای خود را به بهترین حالت انجام دهید و در زمان خود صرفه‌جویی کنید.

همچنین بخوانید :  ۷ راهکار کاربردی برای مدیریت زمان
به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 1   میانگین: 5/5]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *