چگونه برای رسیدن به اهداف برنامه‌ ریزی کنیم؟

برنامه‌ ریزی برای رسیدن به اهداف

همه افراد زمانی که هدفی انتخاب می‌کنند، می‌خواهند به آن برسند. برنامه‌ ریزی صحیح مهم‌ترین فاکتور برای رسیدن به اهداف است که راه رسیدن به آن‌ها را هموارتر می‌کند. زمانی که هدفی را انتخاب می‌کنید، همه کارهایی را که برای رسیدن به آن اهداف به شما کمک می‌کند لیست کنید؛ آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و از مهم‌ترین آن‌ها شروع کنید و انجام دهید. انتخاب هدف یک مهارت مهم است که برای افزایش انگیزه و موفقیت به افراد کمک می‌کند. اگر هدف خود را درست انتخاب کنید می‌توانید بر جزئيات کار خود تمرکز کنید و از تمام ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به هدف استفاده کنید.

هدف از برنامه‌ ریزی صحیح، استفاده مفید از زمان است؛ این کار به زندگی افراد جهت می‌دهد و اهمیت آن زمانی مشخص می‌شود که کار زیاد است و زمان کمی برای آن وجود دارد.

سرفصل‌های عنوان شده در این مقاله عبارت‌اند از:

  • برنامه‌ ریزی
  • مزایای برنامه‌ ریزی صحیح
  • مراحل یک برنامه‌ ریزی خوب
  • پایبندی به برنامه‌ ریزی
  • برنامه‌ ریزی سازمانی
  • اهداف برنامه‌ ریزی سازمانی
  • مزایای برنامه‌ ریزی سازمانی
  • انواع برنامه‌ ریزی سازمانی

برنامه‌ ریزی

برنامه‌ ریزی فرآیندی است که باعث صرفه‌ جویی در زمان، انرژی و هزینه‌های ما می‌شود؛ همچنین از ابهام و سردرگمی ما جلوگیری می‌کند و دستیابی به هدف را برای ما آسان‌تر می‌کند. قبل از برنامه‌ریزی باید هدف‌ها به طور صحیح مشخص و اولویت‌بندی شوند؛ زیرا همه اهداف نمی‌توانند به یک اندازه مهم باشند. اگر اهداف کلیدی و مهم مشخص نشوند و بخواهیم برای اهداف مختلف برنامه‌ ریزی داشته باشیم، عملکرد خوبی نداریم و برنامه‌ ریزی برای ما فایده‌ای نخواهد داشت.

مزایای برنامه‌ ریزی صحیح

همان‌طور که گفته شد برنامه‌ ریزی مسیر رسیدن به اهداف را برای ما آسان‌تر می‌کند و از سردرگمی ما جلوگیری می‌کند. علاوه بر این موارد مزایای دیگری نیز دارد که عبارت‌اند از:

۱- سازمان‌ دهی ذهن

برنامه‌ ریزی باعث سازمان‌ دهی ذهن می‌شود؛ زیرا همه ما در حالت عادی به چندین مسئله به صورت همزمان فکر می‌کنیم. اما هنگام برنامه‌ریزی فقط به این مسئله فکر می‌کنیم که چگونه می‌توانیم به هدف مشخص شده خودمان برسیم؛ به کدام منابع و اطلاعات دسترسی داریم؛ چه محدودیت‌ها و موانعی داریم و در نهایت چگونه می‌توانیم آن‌ها را برطرف کنیم. در این حالت ذهن ما سازمان‌دهی می‌شود و مانند یک ذره‌بین فقط روی هدف متمرکز می‌شود.

۲- شناسایی نقاط ضعف و قوت

گاهی‌اوقات ممکن است علت شکست و نرسیدن به هدف، نقاط ضعف ما  باشند؛ به همین علت شناسایی نقاط ضعف و نقاط قوت بسیار مهم است. برنامه‌ ریزی به ما کمک می‌کند تا نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنیم و روی نقاط قوت خود بیشتر کار کنیم تا به اهداف خود برسیم.

زمانی که با برنامه‌ ریزی بتوانیم اتفاقات زندگی را کنترل کنیم، استرس نداریم و به آرامش می‌رسیم.

۳- کاهش استرس

برنامه‌ ریزی باعث کاهش استرس و فشارهای روانی می‌شود. با استفاده از برنامه‌ریزی یاد می‌گیریم که برای رسیدن به هدف‌های خود صبر داشته باشیم و با طی کردن مرحله‌ها در برابر سختی‌ها مقاومت کنیم. زمانی که با برنامه‌ریزی بتوانیم اتفاقات زندگی را کنترل کنیم، استرس نداریم و به آرامش می‌رسیم.

۴- جلوگیری از هدر رفتن زمان

برنامه‌ ریزی باعث می‌شود توانایی مدیریت زمان داشته باشیم. زمانی که می‌گذرد هیچ‌گاه قابل بازگشت نیست؛ به همین علت برای جلوگیری از هدر رفتن آن باید برنامه‌ریزی کنیم. برنامه‌ریزی مدت زمان کوتاهی از ما می‌گیرد؛ اما به جای آن‌ می‌توانیم مقدار زیادی در وقت خود صرفه‌جویی کنیم.

۵ـ خود ارزیابی

برنامه‌ ریزی باعث می‌شود تا به موقع به نتایج کارهایی که انجام داده‌ایم پی ببریم و پیشرفت کار خود را بررسی کنیم. برنامه‌ریزی صحیح باعث می‌شود یک ارزیابی دقیق از خود داشته باشیم، میزان پیشرفت خود را برآورد کنیم و اگر لازم باشد در انجام دادن کارها تغییراتی ایجاد کنیم.

۶- تقویت اراده

برای انجام دادن به موقع کارهایی که برنامه‌ ریزی شده است باید اراده قوی داشت. برنامه‌ریزی باعث می‌شود که برای رسیدن به اهداف صبور باشیم و در برابر سختی‌ها مقاومت کنیم. اگر اراده قوی نداشته باشیم نمی‌توانیم در رسیدن به اهداف خود موفق شویم.

۷- افزایش تمرکز

اگر تمرکز نداشته باشیم، حتی زمانی که چند بار یک مطلب را مطالعه می‌کنیم چیزی از آن متوجه نمی‌شویم؛ اما داشتن برنامه‌ ریزی صحیح باعث می‌شود ذهن شلوغ ما مرتب و متمرکز شود.

همچنین بخوانید: «بهترین تمرین‌های افزایش تمرکز حواس!»

۸- واقع‌بینانه عمل کردن

برنامه‌ریزی باعث می‌شود دید واقع‌بینانه داشته باشیم و متوجه شویم با زمانی که داریم چه مقدار می‌توانیم کار انجام دهیم. با برنامه‌ریزی دقیق، بیش از توان خود کار قبول نمی‌کنیم؛ به همین علت برای تفریح خود نیز زمان داریم و بین زندگی شخصی و شغلی ما تعادل برقرار می‌شود.

برنامه‌ ریزی دقیق برای رسیدن به هدف

مراحل یک برنامه‌ ریزی خوب

برای رسیدن به موفقیت باید مراحل برنامه‌ریزی را به درستی انجام دهیم. مراحل یک برنامه‌ ریزی خوب عبارت‌اند از: 

۱-به کارهای روزانه توجه کنید

قبل از شروع برنامه‌ریزی باید بررسی کنید که چقدر زمان برای کارهای روزانه خود خود صرف می‌کنید. چند روز این کار را انجام دهید و تمام کارهای روزانه حتی وقت‌های آزاد خود و زمان‌ برای انجام آن‌ها را یادداشت کنید. 

به عادت‌های روزانه خود و تاثیری که روی انجام کارهای شما دارند نیز توجه کنید؛ زیرا برخی عادت‌ها شما را به اهداف نزدیک‌تر می‌کنند و برخی عادت‌ها نیز شما را از اهداف دورتر می‌کنند. سعی کنید عادت‌های خوب را جایگزین عادت‌های بد کنید. همچنین  فکر کنید که چگونه با برنامه‌ ریزی صحیح می‌توانید زمان‌های تلف‌شده را کاهش دهید. قبل از شروع هر روز برنامه‌ریزی کنید و یک فهرست از کارهایی که می‌خواهید انجام دهید تهیه کنید. نیازی نیست برای این کار وقت زیادی بگذارید، فقط کارهایی را که باید انجام دهید به طور خلاصه بنویسید.

یک برنامه‌ ریزی خوب باید انعطاف‌پذیر باشد تا اگر یک کار غیرمنتظره‌ای رخ دهد باز هم کارها به موقع انجام شوند.

۲- انعطاف‌پذیر باشد

ممکن است هنگام انجام دادن کارها طبق برنامه، اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ دهند که از قبل قابل پیش‌بینی نبودند. یک برنامه‌ریزی خوب باید انعطاف‌پذیر باشد تا اگر یک کار غیرمنتظره‌ای رخ دهد باز هم کارها به موقع انجام شوند. اگر هم اتفاقی رخ نداد می‌توانید این زمان را به فعالیت‌های مورد علاقه و کارهایی که به پیشبرد اهداف بلندمدت کمک می‌کنند اختصاص دهید.

۳- به صورت هفتگی یا ماهانه باشد

تعیین میزان پیشرفت ماهانه باعث می‌شود چشم‌انداز دقیق‌تری نسبت به مسیری که طی کردید داشته باشید. برای تعیین میزان پیشرفت باید در قدم اول اهداف زمان‌بندی شده داشته باشید. اگر اهداف بلند‌مدت دارید بهتر است آن‌ها را به چند هدف کوتاه‌مدت تقسیم کنید؛ برای مثال یک هدف یک ساله را می‌توانید به ۱۲ هدف ماهانه تقسیم کنید و بعد از طراحی اهداف ماهانه، اهداف هفتگی را طراحی کنید تا به هدف نزدیک‌تر شوید.

۵- برای وقت‌های آزاد نیز برنامه‌ ریزی داشته باشید

برای انجام کارهای شخصی خود نیز برنامه‌ریزی داشته باشید و در وقت‌های آزاد به ترتیب اولویت آن‌ها را انجام دهید. اگر برای وقت‌های آزاد خود برنامه‌ریزی داشته باشید، می‌توانید از زمان خود بهترین استفاده را کنید و به اهداف شخصی خود برسید.

۶- فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید

اگر برنامه‌ریزی کردید و در انتها وقت آزاد برای شما باقی نماند به مراحل قبلی برنامه‌ ریزی برگردید و کارهایی را که اهمیت زیادی ندار‌ند حذف کنید؛ به شخص دیگری بسپارید یا راه‌حل دیگری برای سرعت بخشیدن به انجام آن پیدا کنید.

ارزیابی فعالیت ها

پایبندی به برنامه‌ ریزی

اگر بهترین برنامه‌ریزی را داشته باشید هیچ تضمینی برای اجرای درست آن وجود ندارد؛ به همین علت برای نتیجه گرفتن از برنامه‌ ریزی خود باید خود را به انجام کارها وادار کنید. سعی کنید به طور مرتب به برنامه‌ریزی و تقویم خود نگاه کنید تا این کار به عادت شما تبدیل شود و برنامه‌ریزی خود را فراموش نکنید. 

از آن‌جایی که معمولا چیزی که جلوی چشم نباشد زود فراموش می‌شود، برنامه‌ریزی شما هم باید جلوی چشم شما باشد. زمانی که چیزی در زندگی به عادت تبدیل می‌شود، ذهن برای انجام دادن آن‌ به صورت خودکار عمل می‌کند و تمرکز بیشتری روی آن خواهند داشت. برخی راهکارهای پایبندی به برنامه‌ ریزی عبارت‌اند از:

۱- تغییر عادت‌های بد به عادت‌های خوب

عادت‌های بد یکی از مهم‌ترین عوامل عمل نکردن به برنامه‌ ریزی و نرسیدن به اهداف هستند. برای پایبند بودن به برنامه‌ریزی باید عادت‌های خوب را جایگزین عادت‌های بد کنید. از بین بردن عادت‌های بد کار آسانی نیست؛ اما با گذشت زمان می‌توانید به موفقیت برسید.

۲- کاهش عوامل حواس‌پرتی

باید بتوانید عواملی را که باعث حواس‌پرتی شما می شوند تشخیص دهید و آن‌ها را از بین ببرید؛ زیرا عوامل حواس‌پرتی مانند استفاده زیاد از فضای مجازی، باعث هدر رفتن زمان می‌شوند و شما را از برنامه خود عقب می‌اندازند.

۳- خودداری از عقب انداختن کارها

بیشتر افراد زمانی که کارها سخت و دشوار می‌شوند، تمایل دارند از آن‌ها فرار کنند. طفره رفتن از کار باعث می‌شود تا کارها عقب بیفتند و طبق برنامه‌ریزی انجام نشوند. در این حالت می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های افزایش تمرکز، روی کارها متمرکز شوید و طبق برنامه‌ریزی عمل کنید.

۴- نظارت دقیق بر مراحل انجام‌شده

برای پایبندی به برنامه‌ ریزی باید همه مراحل پیشرفت را با دقت ارزیابی کنید. این کار باعث می‌شود از مراحل پیشروی خود آگاه شوید، کارهای مراحل بعدی را صحیح‌تر و با دقت بیشتری انجام دهید؛ همچنین زمان تلف‌شده نیز نداشته باشید.

برنامه‌ریزی صحیح به مدیران کمک می‌کند تا اشتباهات خود را به حداقل برسانند و برای آینده پیش‌بینی‌های بهتری داشته باشند.

 برنامه‌ ریزی سازمانی

برنامه‌ریزی سازمانی، فرآیند رسیدن سازمان به اهداف مشخص‌شده خود است. برنامه‌ ریزی می‌تواند کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت باشد. برنامه‌ریزی صحیح به مدیران کمک می‌کند تا اشتباهات خود را به حداقل برسانند و برای آینده پیش‌بینی‌های بهتری داشته باشند.

اهداف برنامه‌ ریزی سازمانی

هر سازمان از برنامه‌ ریزی فعالیت‌های خود اهدافی دارد که عبارت‌اند از:

۱- تعیین اهداف سازمان و افزایش احتمال رسیدن به آن‌ها با تنظیم کردن فعالیت‌ها

۲- جلوگیری از سردرگمی کارکنان سازمان

۳- رسیدن به سوددهی بالا از طریق هدفمند شدن کارها

۴-  نظارت داشتن بر کنترل دقیق فعالیت‌ها

۵- جلوگیری از اشتباهات در سازمان

اهداف برنامه‌ ریزی سازمانی

مزایای برنامه‌‌ریزی سازمانی

برنامه‌ ریزی علاوه بر کمک به مدیران، مزیت‌های زیادی برای سازمان دارد که عبارت‌اند از:

  • چشم‌انداز کلی سازمان مشخص می‌شود.
  • اهداف سازمان تحقق پیدا می‌کند.
  • مشکلات و فرصت‌های احتمالی آینده مشخص می‌شوند.
  • فعالیت‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی مشخص می‌شوند.
  • کارهای گروهی تقویت می‌شود.
  • در منابع اقتصادی صرفه‌جویی می‌شود.
  • میزان پیشرفت سنجیده می‌شود.
  • سازمان با شرایط مختلف محیطی انطباق پیدا می‌کند.
  • کارکنان از وظایف خود آگاهی پیدا می‌کنند و آن‌ها را به بهترین حالت ممکن انجام می‌دهند.
  • کارکنان به اهداف شغلی مورد نظر خود می‌رسند.

انواع برنامه‌ ریزی سازمانی

انواع برنامه‌ریزی در سازمان‌ها به ۳ صورت انجام می‌شوند که عبارت‌اند از:

۱- برنامه‌ ریزی تاکتیکی

برنامه‌ریزی تاکتیکی براساس تخصص هر شاخه سازمان انجام می‌شود که شامل برنامه‌ ریزی کنترل تولید و برنامه‌ریزی نیروی انسانی است. در این برنامه‌ریزی بیشتر وظایف مدیریت سازمان مشخص می‌شود. برنامه‌ریزی تاکتیکی شامل موارد زیر است:

  • برنامه‌ ریزی و کنترل تولید: این برنامه‌ریزی نیاز‌های مربوط به ابزار، تسهیلات و تربیت نیروی انسانی را برای تولید محصولات متناسب با نیاز بازار تعیین می‌کند.
  • برنامه‌ ریزی نیروی انسانی: این برنامه‌ریزی مربوط به تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سال‌های آینده و تسهیلات مورد نظر آن‌ها مانند آموزش، ترفیع، بازنشستگی و… است.
  • برنامه‌ریزی مالی و تامین بودجه: در این نوع برنامه‌ریزی میزان منابع و چگونگی مصارف مالی به منظور رسیدن به اهداف سازمان مشخص می‌شوند.

۲- برنامه‌ ریزی اجرایی

برنامه‌ریزی اجرایی به منظور اجرا کردن فعالیت‌های سازمان در راستای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت صورت می‌گیرد که مراحل آن عبار‌ت‌اند از:

  1. تهیه و تدوین برنامه‌های کوتاه‌مدت
  2. ارزیابی هزینه‌های اجرایی برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت
  3. ارزیابی برنامه‌ها و تعیین میزان انحراف از عملکرد
  4. اصلاح برنامه‌ها و ایجاد برنامه‌های جدید

۳- برنامه‌ ریزی استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک اهداف بلندمدت سازمان را مشخص می‌کند. در این نوع برنامه‌ ریزی اهداف بلندمدت به اهداف کوچک‌تر تقسیم می‌شوند و برای رسیدن به آن‌ها استراتژی‌های لازم تعیین می‌شوند. این نوع برنامه‌ریزی زمینه لازم برای رسیدن به اهداف بلند مدت را مشخص می‌کند و با فراهم کردن چهار‌چوب و جهت مناسب، به سازمان برای رسیدن به اهداف کمک می‌کند.

نتیجه‌گیری

در این مقاله برنامه‌ ریزی فردی و سازمانی را به طور کامل بررسی کردیم.برنامه‌ریزی یک فرآیند است که با استمرار آن‌ می‌توان به اهداف مشخص‌شده رسید؛ به همین علت نقش برنامه‌ریزی در زندگی فردی و مدیریت سازمان‌ها بسیار زیاد است. برنامه‌ریزی صحیح مزایای زیادی در زندگی فردی و مدیریت سازمان‌ها دارد که به آن‌ها اشاره کردیم؛ در نتیجه اگر به برنامه‌ ریزی خود پایبند باشید با صرفه‌جویی در زمان و هزینه به اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت خود می‌رسید. 

همچنین بخوانید: «توسعه فردی چیست؟ چگونه برنامه توسعه فردی (IDP) داشته باشیم؟»

به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 6   میانگین: 4.5/5]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *