0 تا 100 برنامه ریزی کاری ( بهترین روز کاری را داشته باشید)

0 تا 100 برنامه ریزی کاری

یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در هر کسب‌ و کاری، ایجاد برنامه ریزی کاری برای کارکنان است. زمانی که تعداد کارکنان بیشتر می‌شود، اهمیت برنامه ریزی نیز بیشتر می‌شود؛ زیرا عدم برنامه ریزی باعث بی‌نظمی، اتلاف وقت و مشکلات زیادی می‌شود.

ممکن است در طول روز چند بار برنامه خود را روی کاغذ بنویسید، اما نتوانید آن را به خوبی اجرا کنید. این مسئله باعث نارضایتی شغلی می‌شود و مدام احساس نگرانی و استرس برای انجام نشدن کارها خواهید داشت.

در این مقاله نکاتی درباره برنامه ریزی کاری ارائه می‌کنیم که باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش رضایت مشتریان و کارکنان می‌شود. 

سرفصل‌های عنوان‌شده در این مقاله عبارت‌‌اند از:

  • برنامه ریزی کاری
  • نکات مهم تغییر در برنامه ریزی کاری کارکنان
  • قانون پارتو در برنامه ریزی کاری
  • مزایای برنامه ریزی کاری

برنامه ریزی کاری

کارهای زیاد در طول روز باعث سردرگمی شما می‌شود. اگر کارهای روزانه شما مرتب به تعویق افتد، در بلندمدت مشکلات زیادی برای شما ایجاد خواهد شد. اگر می‌خواهید به همه کارهای خود در زمان مناسب رسیدگی کنید، برنامه ریزی به شما کمک می‌کند. برای تنظیم برنامه ریزی کاری به نکات زیر توجه کنید:

۱- طرح‌ریزی برای روزهای کاری

اگر از قبل بدانید برای روزی که پیش رو دارید چه کارهایی باید انجام دهید، می‌توانید به همه مشغله‌هایی که در طول روز دارید رسیدگی کنید. وجود یک طرح کلی یا جزئی به شما کمک می‌کند تا زمانی را که برای انجام هر کار نیاز دارید مشخص کنید و آن‌ها را به ترتیب اولویت انجام دهید. بهتر است از شب قبل لیست کارهایی را که قرار است صبح آن روز انجام دهید به همراه زمان مورد نیاز برای هر‌کدام مشخص کنید. برای یادداشت برنامه کاری روزانه می‌توانید از اپلیکیشن‌های برنامه ریزی مختلف استفاده کنید.

۲- برنامه ریزی مناسب برای ساعت‌های طلایی 

زمان‌هایی در طول روز هستند که فرد انرژی و بهره‌وری بیشتری در آن ساعت‌ها دارد. این زمان‌ها معمولا ساعت‌های اولیه صبح هستند چون فرد استراحت کافی در شب داشته است و هنوز درگیر مسائل روزانه نشده است. بنابراین بهتر است کارهای سخت‌تر و مهم‌تری که به تمرکز بیشتری نیاز دارند را در ساعت‌های ابتدایی روز که بهره‌وری بیشتری دارید انجام دهید تا نتیجه بهتری از کارهای خود بگیرید.

۳- توجه به سایر برنامه‌های روزانه

قطعا همه زمان شما در طول شبانه‌ روز صرف کارکردن نمی‌شود؛ پس باید برای سایر کارهای روزانه خود نیز از قبل برنامه‌ریزی کنید. برای مثال اگر می‌خواهید پروژه خود را به دانشگاه تحویل دهید حتما از چند روز قبل کارهای ضروری خود را انجام دهید تا برای رفتن به دانشگاه وقت خالی داشته باشید. اگر لازم است چند ساعت از کار خود مرخصی بگیرید، کارهای ضروری مربوط به آن را در وقت‌های اضافه یا زمانی که در منزل هستید انجام دهید تا از زمان‌بندی امور عقب نیفتید.

۴- انجام کارها طبق برنامه روزانه

پس از اینکه برنامه ریزی کاری خود را مشخص کردید، خود را برای اجرای دقیق و به موقع آن مجبور کنید. توجه داشته باشید که کارها باید به ترتیب و طبق زمان‌بندی انجام شوند. گاهی ‌اوقات ممکن است اتفاقاتی رخ دهند و باعث عقب افتادن برنامه‌های شما شوند؛ اما در سایر مواقع کارهای خود را به ترتیب پیگیری کنید تا طولانی شدن کارها باعث هدر رفتن زمان و باقی ماندن کارهای دیگر نشود.

سعی کنید برنامه ریزی منطقی داشته باشید و زمان مناسبی برای انجام کارهای خود در نظر بگیرید؛ در غیر این صورت مجبور می‌شوید کارهای خود را نیمه‌تمام رها کنید یا به خود فشار زیاد جسمی و روحی وارد کنید.

جدول زمان‌بندی کارهای روزانه به شما کمک می‌کند دید کامل‌تری نسبت به کارهایی که باید در طول روز انجام دهید داشته باشید.

۵- تهیه جدول زمان‌بندی برای انجام کارها

جدول زمان‌بندی کارهای روزانه به شما کمک می‌کند دید کامل‌تری نسبت به کارهایی که باید در طول روز انجام دهید داشته باشید. برای این کار می‌توانید دفتری درست کنید که همه صفحات آن شامل جدول زمان‌بندی کارها باشد و کارهای هر روز را از شب قبل در آن یادداشت کنید.

با این کار قبل از شروع روز می‌دانید که باید چه کارهایی را انجام دهید. همچنین اگر به هر دلیلی نتوانستید کاری را در زمان‌‌بندی مربوط انجام دهید، می‌توانید دور آن خط بکشید و یادداشتی کنار آن قرار دهید؛ در این حالت رسیدگی به کارهای عقب‌افتاده نیز راحت‌تر می‌شود. جدول‌های زمان‌بندی به شما کمک می‌کند تا اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود را مشخص کنید و فعالیت‌های روزانه خود را طوری انجام دهید که به اهداف بلندمدت خود برسید.

۶- استفاده از تقویم دیجیتالی

تقویم‌های دیجیتالی که قابلیت نصب در تلفن‌همراه و لپ‌تاپ‌ها را دارند، به شما کمک می‌کنند در هر زمان و مکانی به برنامه خود دسترسی داشته باشید. بهتر است از تقویم‌هایی استفاده کنید که فضای کافی برای یادداشت کردن داشته باشند؛ زیرا با این کار می‌توانید چگونگی انجام کارها و احساس خود پس از پایان آن را نیز یادداشت کنید.

۷- شروع از کارهای کوچک

روز خود را با انجام کارهای کوچک شروع کنید تا نیروی بیشتری برای بقیه کارها داشته باشید؛ سپس در اواسط روز پیشرفت خود را چک کنید و اگر احساس کردید ممکن است برای انجام سایر کارها زمان نداشته باشید، سه مورد از مهم‌ترین کارها را انتخاب کنید و آن‌ها را به ترتیب اولویت انجام دهید.

همچنین بخوانید :  رازهای برنامه‌ریزی مالیِ موفق

برنامه ریزی کاری

نکات مهم تغییر برنامه ریزی کاری کارکنان

هماهنگی کارکنان با تغییرات ایجاد شده در برنامه ریزی کاری، سخت است و ممکن است مشکلاتی را ایجاد کند. طبق تحقیقی که یک شرکت آمریکایی در سال ۲۰۱۶ روی کارکنان خود انجام داده است، حدود ۲۵ درصد وقت کاری مدیران صرف برنامه ریزی کاری برای کارکنان و رفع مشکلات مربوط به آن‌ها می‌شود. برای کاهش این زمان می‌توانید نکاتی را در برنامه ریزی کاری کارکنان خود رعایت کنید که عبارت‌اند از:

۱- تغییر برنامه ریزی کارکنان را زودتر اعلام کنید

بهتر است هر نوع تغییراتی را که در برنامه ریزی کارکنان اعمال می‌کنید حدود ۲ هفته زودتر به کارکنان اعلام کنید تا آن‌ها فرصت کافی برای تطبیق خود با برنامه ریزی کاری جدید را داشته باشند. این کار باعث ایجاد فضای کاری منعطف و رضایت شغلی کارکنان می‌شود.

۲- روش‌های مناسبی برای ارائه برنامه ریزی به کارکنان پیدا کنید

معمولا بیشتر کارفرما‌یان برنامه ریزی کاری را به صورت چاپی در اختیار کارکنان خود قرار می‌دهند؛ اما این روش قدیمی شده است و کارآمد نیست. امروزه اپلیکیشن‌های مختلفی برای برنامه ریزی کاری و مدیریت پروژه ساخته شده‌اند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید تغییرات برنامه ریزی کاری را راحت‌تر به کارکنان اطلاع دهید و بر روند انجام کارها نیز نظارت داشته باشید. 

برای رسیدگی به این درخواست‌ها می‌توانید سامانه‌ای برای مدیریت این درخواست‌ها ایجاد کنید.

۳- درخواست‌ها و پیشنهادات کارکنان درباره برنامه ریزی را در نظر بگیرید

طبق تحقیقات انجام شده بیشتر از نصف کارکنان یک سازمان درخواست تغییر در برنامه ریزی کاری خود را دارند. برای رسیدگی به این درخواست‌ها می‌توانید سامانه‌ای برای مدیریت این درخواست‌ها ایجاد کنید. سپس از این درخواست‌ها هنگام تغییر برنامه ریزی کاری کمک بگیرید. 

قانون پارتو در برنامه ریزی کاری

قانون پارتو یا ۲۰/۸۰ در برنامه ریزی کاری به ما کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری در محل کار خود داشته باشیم.

قانون پارتو در برنامه ریزی کاری

قانون پارتو یا ۲۰/۸۰ در برنامه ریزی کاری به ما کمک می‌کند تا کارایی و اثربخشی بیشتری در محل کار خود داشته باشیم. با استفاده از این قانون متوجه می‌شویم چه کارهایی مهم‌تر هستند و باید آن‌ها را در طول روز انجام دهیم. این کار نگرانی‌های ما برای انجام کارهای ضروری را از بین می‌برد و باعث رضایت شغلی می‌شود. طبق این قانون درصد نسبتا کوچکی از هر کاری (۲۰ درصد)، بیشترین تاثیر (۸۰ درصد) را در کار ایجاد می‌کند. 

می‌توان از این اصل علاوه بر کار، در برنامه ریزی تحصیلی نیز استفاده کرد. بیشتر افراد زمان خود را صرف کارهایی می‌کنند که اهمیت زیادی ندارد و در انجام کارهای ضروری و مهم تنبلی می‌کنند؛ به همین علت بازدهی آن‌ها در کار کاهش پیدا می‌کند. کارهای سخت معمولا ارزش بیشتری دارند، اما نتیجه‌ای که از آن‌ها می‌توانیم بگیریم بزرگ‌تر و ارزشمندتر است.

برای اجرای این قانون کارهای زیر را انجام دهید:

۱- کار را از انتها شروع کنید؛ یعنی نتیجه‌ای را که از انجام کارها می‌گیرید، ابتدا برای خود مشخص کنید.

۲- زمانی که نتیجه‌گیری خود از انجام کارها را مشخص کردید، اقداماتی را که برای رسیدن به آن باید انجام دهید در قالب یک لیست یادداشت کنید.

۳- کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید اولویت بندی کنید و آن‌ها را انجام دهید.

۴- این روند را قبل از شروع زمان کاری خود انجام دهید.

همچنین بخوانید :  چگونه برای رسیدن به اهداف برنامه‌ ریزی کنیم؟

همکاری برای برنامه ریزی کاری

مزایای برنامه ریزی کاری

همان‌طور که گفته شد برنامه ریزی باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. علاوه بر این موارد برنامه ریزی مزایای دیگری نیز دارد که عبارت‌اند از:

۱- پیش‌بینی مشکلات و استفاده بهتر از امکانات

زمانی که تعیین می‌کنید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید، می‌توانید مشکلاتی را که در آینده ممکن است رخ دهد پیش‌بینی کنید. برای استفاده بهتر از امکانات نیز باید تمام امکاناتی را که در دسترس دارید در نظر بگیرید تا بهتر بتوانید از آن‌ها استفاده کنید.

۲- افزایش احتمال رسیدن به هدف

زمانی که مشخص می‌کنید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید، احتمال رسیدن به هدف و موفقیت را در خود افزایش می‌دهید؛ زیرا اگر زمان مناسب برای هر کار را با دقت مشخص کنید، زمان خود را بیهوده هدر نمی‌دهید.

۳- افزایش تمرکز بر هدف

زمانی که مسیر رسیدن به اهداف خود را به خوبی برنامه ریزی کردید و برای هر کار زمان مشخصی در نظر گرفتید، تمرکز شما بر اهداف بیشتر می‌شود.

۴- امکان بررسی انحراف از موفقیت

برنامه ریزی کاری به شما کمک می‌کند تا به موقع، انحراف از مسیر موفقیت را تشخیص دهید و در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید. اگر همه کارهای خود را به درستی زمان‌بندی کنید و باز هم از انجام آن‌ها عقب بمانید می‌توانید علت را پیدا و آن را رفع کنید.

۵- جلوگیری از استرس و افزایش اعتمادبه‌نفس

برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا استرس کارهای خود را نداشته باشید؛ زیرا شما می‌دانید همه کارهای خود را در زمان مشخص‌شده انجام می‌دهید و مطمئن هستید برنامه باعث می‌شود در مسیر صحیح رسیدن به اهداف حرکت کنید. علاوه بر این موارد زمانی که همه کارهای خود را به موقع انجام می‌دهید احساس رضایت و اعتمادبه‌نفس بیشتری دارید و کارفرما نیز از عملکرد شما راضی است.

۶- باورپذیر شدن امکان موفقیت و افزایش انگیزه 

زمانی که افراد کارهای خود را به پایان نمی‌رسانند و نتایج خوبی نمی‌گیرند، انگیزه و اعتمادبه‌نفس خود را از دست می‌دهند. با برنامه ریزی رسیدن به موفقیت‌های شغلی غیر‌ممکن نخواهد بود. برای مثال اگر قله یک کوه را از دور مشاهده کنیم، شاید رسیدن به آن غیر‌ممکن به نظر برسد؛ اما اگر مسیر رسیدن به آن را با دقت بررسی کنیم می‌توانیم خودمان را هنگام فتح قله تصور کنیم. برنامه ریزی کمک می‌کند مسیر رسیدن به موفقیت شفاف‌تر شود و افراد انگیزه بیشتری برای انجام کارها داشته باشند.

۷- کاهش درصد خطا

زمانی که برای خود مشخص کردید چه کاری را در چه زمانی انجام دهید، مسیر رسیدن به موفقیت برای شما مشخص می‌شود و می‌توانید انحراف از مسیر را به درستی تشخیص دهید؛ در نتیجه درصد خطای شما کاهش پیدا می‌کند.

همچنین بخوانید :  چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟
به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 1   میانگین: 5/5]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *