تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

زمان در همه روزگاران ارزشی بالاتر از طلا داشته است؛ زیرا اگر زمان را از دست دهید نمی‌توانید به هیچ صورتی آن را برگردانید. امروزه به دلیل مشغله‌های فراوان همواره همه ما با بحران کمبود زمان مواجه هستیم.

با یادگیری تکنیک‌هایی می‌توانیم زمان خود را مدیریت کنیم و حداکثر بهره را از آن ببریم. هدف اصلی از آموختن تکنیک‌های مدیریت زمان در این مقاله بهتر کردن کیفیت زندگی است.

می‌خواهیم بر شادی و خوشبختی خود بیفزاییم. آنچه خواهید خواند در تیترهای زیر به شما ارائه می‌شود:

  • اهمیت زمان و موانع مدیریت آن
  • مربع آیزنهاور
  • تکنیک‌های مدیریت زمان

اهمیت زمان و موانع مدیریت آن

همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگ و دست‌نیافتنی که در سر داریم دچار کمبود زمان می‌شویم.

گاهی ضعف ما در مدیریت زمان ناشی از عدم مهارت در تصمیم‌گیری‌ است که به‌ اشتباه به کمبود زمان ربطش می‌دهیم. افزایش مهارت تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی، می‌تواند زمان بیشتری را برای ما ذخیره کند. در برخی موارد علاقه زیادی داریم که تمام‌ کارها را خودمان انجام دهیم؛ حال‌آنکه با تقسیم‌کار و واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران می‌توانیم به همه کارهایمان رسیدگی کنیم.

یکی دیگر از موانع مدیریت زمان می‌تواند نداشتن انگیزه کافی برای انجام کاری باشد. زمانی که کاری را دوست نداریم یا از سر بی‌علاقگی آن را انجام می‌دهیم، قطعا زمان را به‌کندی هر چه بیشتر سپری می‌کنیم. اهمال‌کاری و به تعویق انداختن هم می‌تواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعا کمبود زمان و مدیریت زمان نیست؛ بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است و به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنیم که به دلیل خجالت یا  موارد مشابه، پذیرفته‌ایم.

پس بهتر است بدانیم که گاهی مشکل اصلی و ریشه‌ای ما، کمبود زمان نیست؛ بلکه وجود یا عدم وجود موارد دیگری است که ما را به این اشتباه می‌اندازد که حتما مدیریت زمان را خوب نیاموخته‌ایم.

اگر شما با مشکلات بالا مواجه‌اید، یک بار از نقشه ذهنی برای کارهای روزانه استفاده کنید.

در نظر داشته باشید که شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیار دارید که افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، آلبرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزاخانی داشته‌اند.

مربع آیزنهاور

توانایی شما در تفکیک کردن کارها و طبقه‌بندی درست آن‌ها می‌تواند بهره‌وری شما را به مقدار زیاد افزایش دهد. اکنون به توضیح چهارخانه مربع آیزنهاور می‌پردازیم:

مربع شماره ۱: مهم و اضطراری

کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بیندازید. کاری که هم‌زمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. به این مربع «مربع فوریت» می‌گویند.

مربع شماره ۲: مهم اما غیر اضطراری

انجام دادن کارهایی را که مهم هستند اما اضطراری نیستند می‌توان به موقعیت دیگر موکول کرد یا دست‌کم انجام دادن آن‌ها را برای مدتی کوتاه به زمان دیگری موکول نمود.

کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می‌گیرند. خواندن کتاب‌های مهم در زمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت‌ها و توانمندی‌ها، همگی برای پیشرفت‌های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند؛ به همین دلیل افراد معمولا در انجام دادن آن‌ها تنبلی می‌کنند. متاسفانه بسیاری از افرادی که در کارشان موفق نمی‌شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت‌ها و قابلیت‌هایشان به‌قدری تعلل کرده‌اند و دیگران از آن‌ها جلوتر زده‌اند.

مربع شماره ۳: اضطراری اما غیر مهم

اشخاص گمان می‌کنند ازآن‌جهت که در طول روز با این مسائل روبه‌رو هستند باید جوابی برای آن‌ها پیدا کنند؛ حال‌آنکه این‌ مسائل اهمیت لازم را ندارند.

بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت‌های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران، یکی از همین کارها است. 

مربع شماره ۴: نه اضطراری و نه مهم

انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که او در آن کار می‌کند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها و اتومبیل‌رانی در خیابان‌ها از جمله مواردی هستند که می‌توان به آن‌ها اشاره کرد. این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.

تکنیک‌های مدیریت زمان

گاهی‌اوقات کند اندیشی برای شما ضرورت مطلق دارد؛ زمانی را صرف فکر کردن، برنامه‌ریزی، رویا و خلق کردن کنید. یکی از نکات مشترکی که در زندگی بسیاری از افراد موفق وجود دارد، این است که موفقیت و عظمت در سایه خویشتن‌نگری، بازاندیشی، درون‌نگری و تامل و تعمق به دست می‌آید.

باید به‌طور منظم زمانی را صرف این کنید که کی هستید، چه می‌خواهید و بهترین راه رسیدن به خواسته‌تان کدام است. زمانی را در نظر بگیرید تا زندگی و فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید. به این فکر کنید که امروز کجایید و پنج سال دیگر در چنین زمانی در کجا می‌خواهید قرار بگیرید. به فعالیت‌های امروزتان توجه کنید و ببینید کدام‌ یک از آن‌ها می‌توانند بیشترین تاثیر را روی آینده شما بگذارند.

وقتی درباره ارزش‌ها، پنداره و ماموریت خود در کار و زندگی اطلاع شفاف داشته باشید و اگر بدانید به کجا می‌خواهید برسید، تنها در آن‌وقت است که می‌توانید از راهکارهای مدیریت زمان که در اختیارتان قرار می‌گیرند استفاده کنید.

برنامه‌ریزی مکتوب

قاعده‌ای وجود دارد که می‌گوید هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی شود، ۱۰ دقیقه در وقت اجرا صرفه‌جویی می‌کند. وقتی‌ که برای برنامه‌ریزی یک کار روی کاغذ صرف می‌کنید، بازدهی انرژی شما را ۱۰۰۰ درصد افزایش می‌دهد.

پس‌ از اینکه هدفتان را شناسایی کردید، از همه‌ چیزهایی که برای رسیدن به اهدافتان به آن احتیاج دارید، فهرستی تهیه کنید.

هنری فورد می‌گوید: «بزرگ‌ترین هدف‌ها تحقق پیدا می‌کنند به‌شرط آنکه آن‌ها را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید. دوم، باید اولویت‌های این اقلام را مشخص سازید. بپذیرید که ۲۰ درصد اقلام موجود در فهرست شما ۸۰ درصد ارزش شما را ایجاد می‌کند.»

از اوقات بیکاری‌تان سود ببرید

امروزه همه‌چیز پرتابل و قابل‌حمل قرار دارد. شما می‌توانید در یک سمینار آنلاین شرکت کنید یا سی‌دی و دی‌وی‌دی کنسرت مورد‌علاقه خود را تهیه کنید. تمام کتاب‌ها را می‌توانید به‌صورت الکترونیکی مطالعه کنید. می‌توانید از یوتیوب یا وب‌سایت آپارات ویدیو و فیلم‌های مختلف ببینید. 

همیشه یادتان باشد: هر کجا که می‌روید یک کتاب همراهتان باشد. هیچ بهانه‌ای برای وقت بیکاری نیست. وقتی در فرودگاه یا سالن انتظار منتظرید، می‌توانید از آن زمان برای پیشرفت خود استفاده کنید. نویسنده بزرگ‌ سری کتاب‌های هری‌پاتر هنگام مسافرت اولین نسخه کتابش را نوشت، وقتی‌که دیگران در حال گفت‌وگو برای گذران‌ وقت بودند.

کارهای مهم در اولویت

این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هر روز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آن‌ها بپردازید. وقتی‌که کارهای مهم مدنظرتان را به پایان رساندید، می‌توانید بگویید که روز موفقی داشته‌اید.

در چنین شرایطی شما این امکان را دارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آن‌ها را به‌ روز بعد موکول کنید؛ زیرا امور ضروری آن روز را انجام داده‌اید. چنین روشی استرس و دغدغه‌های ذهنی شما را نیز تا حد قابل‌توجهی کاهش می‌دهد؛ زیرا با رعایت این روش هیچ‌گاه کارهای مهم و دغدغه‌های اصلی روزانه‌ شما باقی نخواهد ماند.

مهارت نه گفتن

انجام تعهدات زمانی زیاد، می‌تواند به ما بیاموزد که چگونه از پس درگیری‌های مختلف و فشرده کاری برآییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می‌تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد.

شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بیندازید و حتی به برخی فرصت‌ها و درخواست‌ها جواب منفی دهید. هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده انجام آن‌ها برمی‌آیید و در مدت‌ زمان مقرر می‌توانید آن‌ها را به نحو احسن به انجام برسانید.

تمرکز در کار

تمام پنجره‌های ویندوز را ببندید و تلفن خود را در جایی دور از چشم و به حالت بی‌صدا قرار دهید. تا حد امکان سعی کنید مکانی دنج و بی‌سروصدا برای کارتان پیدا کنید تا روی کاری که انجام می‌دهید متمرکز شوید، خود را در آن غرق کنید و به چیز دیگری فکر نکنید. به‌این‌ترتیب سرعت انجام کار خود را بالا می‌برید.

ارل نایتینگل می‌گوید: «هر موفقیت بزرگی به دوران طولانی تمرکز نیاز دارد.»

توجه زیاد به جزئیات، سرعت‌گیر شما هستند

اغلب‌اوقات به دلیل توجه بیش‌ازاندازه به جزئیات، مدت‌زمان انجام پروژه‌ها افزایش قابل‌توجهی می‌یابد. کمال‌گرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث می‌شود که پروژه‌های شما با تاخیر مواجه شوند. بهتر است کارهای اصلی و عمده پروژه را به‌طور کامل انجام دهید و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگی‌ها و بهبود مشکلات جزئی شوید.

اتمام کار را پیش‌بینی کنید

سعی کنید تفکر اشتباه «این کار را شروع می‌کنم و تا جایی ادامه می‌دهم که تمام شود» را با تفکر «این کار را تا سه ساعت تمام می‌کنم» جایگزین نمایید. برای زمانی که در اختیار دارید محدودیت قائل شوید. این کار سبب می‌شود تا از هدر دادن زمان خود جلوگیری کنید.

تجدید قوا سوزاندن وقت نیست

وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و با عجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به‌طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می‌یابد؛ زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است. فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدید قوا بین کارها و پروژه‌ها باعث می‌شود تا مغزتان یک‌ نفس راحت بکشد.

دسته‌بندی کارهای مشابه

روزی را تصور کنید که دو تمرین برنامه‌نویسی، تکمیل نگارش سه مقاله و تماشای دو ویدیوی آموزشی را در برنامه کاری دارید. قبل از شروع به انجام آن‌ها با هر ترتیب دلخواه، ابتدا کارهای مشابه را دسته‌بندی کنید و هر گروه را به‌صورت متوالی انجام دهید.

وظایف مختلف نیاز به تفکرات متفاوتی دارند؛ بنابراین اجازه دهید ذهنتان سیر ثابت خود را در خصوص کارهای مشابه ادامه دهد. تعویض غیرضروری راستای فکری به دلیل انجام کارها با ترتیب مختلف، باعث کاهش قابل‌توجه کارایی می‌شود.

دیگران را شریک کنید

یکی از بزرگ‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان این است که از دیگران بخواهید بعضی از کارهای شما را انجام دهند. توانایی شما در تفویض کردن کارهای کم‌ارزش به دیگران، یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های مدیریت نوین است.

هر کاری را که دیگران می‌توانند در سطح شما یا بهتر از شما انجام دهند، به آن‌ها واگذار کنید. از قاعده ۷۰ درصد استفاده کنید. اگر فرد دیگری می‌تواند کاری را تا ۷۰ درصد به‌خوبی شما انجام دهد، بهتر است این کار را به او تفویض کنید.

مسامحه دزد زمان

توانایی شما در غلبه بر مسامحه و انجام دادن کار طبق برنامه‌ریزی، می‌تواند تفاوت میان شکست و موفقیت را برای شما رقم بزند. کسی که مولد است، روی کارهای کم‌اهمیت و بی‌اهمیت مسامحه می‌کند؛ اما فرد غیرمولد انجام دادن کارهای مهم را به بعد موکول می‌کند.

وقتی از ۳۰۰ مدیر ارشد سوال شد که کارکنان آن‌ها چگونه می‌توانند در شرکت، در شرایط حرکت سریع قرار بگیرند. ۸۵ درصد آن‌ها گفتند که ابتدا باید کارها را اولویت‌بندی کنند و سپس کارشان را با مهم‌ترین بخش آن شروع کنند.

کنترل مزاحمت‌ها

مزاحمت‌ها و وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده از جمله عوامل بزرگ تلف کردن وقت هستند. از جمله این مزاحمت‌ها می‌توان به صدای زنگ کامپیوتر، صدای زنگ تلفن، اس‌ام‌اس و به صحبت کردن همکاران با شما اشاره کرد.

حدود ۵۰ درصد زمان کار در ادارات، صرف صحبت‌های خودمانی همکاران می‌شود. قاعده و قانون برای شما این است که در تمامی مدت‌ زمان کاری، کار کنید. وقتی به دفتر کارتان می‌روید، بلافاصله کارتان را شروع کنید. با دیگران حرف نزنید، روزنامه مطالعه نکنید و در اینترنت به جست‌وجو نپردازید.

وقتی کسی با شما تماس می‌گیرد، بلافاصله سر اصل مطلب بروید. گاهی تنها راهی که برای اتمام کاری وجود دارد این است که خودتان را در اتاقی حبس کرده و ارتباط خود را با بیرون قطع کنید تا دور از هر مزاحمتی بتوانید روی موضوع کاری‌تان تمرکز نمایید.

پیتر دراکر در کتاب مدیر موثر می‌نویسد: «نه‌تنها دیگران‌ وقت شما را تلف می‌کنند، بلکه شما هم وقت آن‌ها را تلف می‌کنید

بهسازی خود

مهم‌ترین کاری که برای افزایش ارزش و بهبود نتایج خود می‌توانید بکنید این است که روی بهسازی و توانمندی‌های خود سرمایه‌گذاری کنید. برای رشد و بهسازی شخصی یا فردی باید فعالیت‌ها ادامه‌دار باشد. اگر در حد مهارت‌ها و دانسته‌های امروزی باقی بمانید، فردا نمی‌توانید بیش از امروز پیشرفت کنید. برای آنکه در کارتان پیشرفت کنید، باید بر میزان علم و دانش خود بیفزایید و بیشتر یاد بگیرید.

یک پاسخ به “تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان”

  1. شیوا گفت:

    عالی بود ؛من استفاده کردم ،ای کاش در مورد شغلهای پیراپزشکی چالشهای موجودشان وراهکارهای موفقیت در این مشاغل در بخش خصوصی مطالبی بر اساس اصول کسب وکار نوین امروزی در اختیار بگذارید .موفق باشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *