اهمیت زمان و مدیریت آن
آموزش, رشد فردی و موفقیت

تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

[تعداد: 1    میانگین: 5/5]

زمان در همه روزگاران ارزشی بالاتر از طلا داشته است زیرا در صورت از دست دادن نمی‌توان به هیچ صورتی آن را برگرداند. امروزه به دلیل مشغله‌های فراوان همواره همه ما با بحران کمبود زمان مواجه هستیم.

با یادگیری تکنیک‌هایی می‌توانیم زمان خود را مدیریت کرده و حداکثر بهره را از آن ببریم. هدف اصلی از آموختن تکنیک‌های مدیریت زمان در این مقاله بهتر کردن کیفیت زندگی است.

می‌خواهیم بر شادی و خوشبختی خود بیفزاییم. آنچه خواهید خواند در تیترهای زیر به شما ارائه می شود.

  • اهمیت زمان و موانع مدیریت آن
  • مربع آیزنهاور
  • تکنیک‌های مدیریت زمان

اهمیت زمان و موانع مدیریت آن

همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از ما به دلیل رؤیاهای بزرگ و دست‌نیافتنی که در سرخود داریم دچار کمبود زمان می‌شویم.

گاهی ضعف ما در مدیریت زمان ناشی از عدم مهارت در تصمیم‌گیری‌ات که به‌اشتباه به کمبود زمان ربطش می‌دهیم. افزایش مهارت تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی می‌تواند زمان بیشتری را برای ما ذخیره کند. در برخی موارد علاقه زیادی داریم که تمام‌کارها را خودمان انجام بدهیم حال‌آنکه با تقسیم‌کار و واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران می‌توانیم به همه کارهایمان رسیدگی کنیم.

یکی دیگر از موانع مدیریت زمان می‌تواند نداشتن انگیزه کافی برای انجام کاری باشد. زمانی که کاری را دوست نداریم یا از سر بی‌علاقگی آن را انجام می‌دهیم مسلماً زمان را به‌کندی هر چه بیشتر سپری می‌کنیم.

اهمال‌کاری و به تعویق انداختن هم می‌تواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست.

بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است و به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنیم که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌ایم.

پس بهتر است بدانیم که گاهی مشکل اصلی و ریشه‌ای ما کمبود زمان نیست بلکه وجود یا عدم وجود موارد دیگری است که ما را به این اشتباه می‌اندازد که حتماً مدیریت زمان را خوب نیاموخته‌ایم.

اگر شما با مشکلات بالا مواجهید یکبار از نقشه ذهنی برای کارهای روزانه استفاده کنید.

در نظر داشته باشید که شما همان تعداد ساعت در روز را در اختیاردارید که افراد موفقی مانند هلن کلر، پاستور، آلبرت اینشتین، پروفسور حسابی و دکتر میرزا خانی داشته‌اند.

مربع آیزنهاور

توانایی شما در تفکیک کردن کارها و طبقه‌بندی درست آن‌ها می‌تواند بهره‌وری شمارا به مقدار زیاد افزایش دهد.

اکنون به توضیح چهارخانه مربع آیزنهاور می‌پردازیم:

مربع شماره ۱: مهم و اضطراری

کار مهم آن کاری است که برای کار و حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادن آن را به تعویق بی اندازید. کاری که هم‌زمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. به این مربع «مربع فوریت» می‌گویند.

مربع شماره ۲: مهم اما غیر اضطراری

کارهایی که مهم هستند اما اضطراری نیستند. انجام دادن این کارها را می‌توان به موقعیت دیگر موکول کرد و یا دست‌کم انجام دادن آن‌ها را برای مدتی کوتاه به بعد موکول نمود.

کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می‌گیرند. خواندن کتاب‌های مهم درزمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت‌ها و توانمندی‌ها، همگی برای پیشرفت‌های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند.

این مقاله را نیز از دست ندهید:  ۷ راهکار کاربردی برای مدیریت زمان

ازاین‌رو افراد معمولاً در انجام دادن آن‌ها تنبلی می‌کنند. متأسفانه بسیاری از کسانی که در کارشان موفق نمی‌شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت‌ها و قابلیت‌هایشان به‌قدری تعلل کرده‌اند که دیگران از آن‌ها جلوتر زده‌اند.

مربع شماره ۳: اضطراری اما نه مهم

اشخاص گمان می‌کنند ازآن‌جهت که طی روز با این مسائل روبرو هستند باید جوابی برای آن‌ها پیدا کنند و حال‌آنکه این‌ها آن اهمیت لازم را ندارند.

بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت‌های خود را صرف کارهایی می‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند.

صحبت با همکاران ازجمله مواردی است که می‌توان به آن اشاره کرد.

مربع شماره ۴: نه اضطراری و نه مهم

انجام دادن این قبیل کارها تلف کردن وقت است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که آن‌ها در آن کار می‌کنند ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها و اتومبیلرانی در خیابان‌ها ازجمله مواردی هستند که می‌توان به آن‌ها اشاره کرد. این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.

  • تکنیک‌های مدیریت زمان
  • نگاه به جلو و نیم‌نگاهی به گذشته

درزمینه‌هایی از کارتان کند اندیشی برای شما ضرورت مطلق دارد. زمانی را صرف فکر کردن، برنامه‌ریزی، رؤیا و خلق کردن بکنید. یکی از نکات مشترکی که در زندگی بسیاری از افراد موفق وجود دارد، این است که موفقیت و عظمت در سایه خویشتن‌نگری، بازاندیشی، درون‌نگری و تأمل و تعمق به دست می‌آید.

باید به‌طور منظم زمانی را صرف این کنید که کی هستید، چه می‌خواهید و بهترین راه رسیدن به خواسته‌تان کدام است. زمانی را در نظر بگیرید تا زندگی و فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید. به این فکر کنید که امروز کجایید و پنج سال دیگر در چنین زمانی در کجا می‌خواهید قرار بگیرید. به فعالیت‌های امروزتان توجه کنید و ببینید کدام‌یک از آن‌ها می‌توانند بیشترین تأثیر را روی آینده شما بگذارند.

وقتی درباره ارزش‌ها، پنداره و مأموریت خود در کار وزندگی اطلاع شفاف داشته باشید و اگر بدانید به کجا می‌خواهید برسید، تنها در آن‌وقت است که می‌توانید از راهکارهای مدیریت زمان که در اختیارتان قرار می‌گیرند استفاده کنید.

تکنیک‌های مدیریت زمان

نگاه به جلو و نیم‌نگاهی به گذشته

درزمینه‌هایی از کارتان کند اندیشی برای شما ضرورت مطلق دارد. زمانی را صرف فکر کردن، برنامه‌ریزی، رؤیا و خلق کردن بکنید. یکی از نکات مشترکی که در زندگی بسیاری از افراد موفق وجود دارد، این است که موفقیت و عظمت در سایه خویشتن‌نگری، بازاندیشی، درون‌نگری و تأمل و تعمق به دست می‌آید.

باید به‌طور منظم زمانی را صرف این کنید که کی هستید، چه می‌خواهید و بهترین راه رسیدن به خواسته‌تان کدام است. زمانی را در نظر بگیرید تا زندگی و فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید. به این فکر کنید که امروز کجایید و پنج سال دیگر در چنین زمانی در کجا می‌خواهید قرار بگیرید.

به فعالیت‌های امروزتان توجه کنید و ببینید کدام‌یک از آن‌ها می‌توانند بیشترین تأثیر را روی آینده شما بگذارند.

وقتی درباره ارزش‌ها، پنداره و مأموریت خود در کار وزندگی اطلاع شفاف داشته باشید و اگر بدانید به کجا می‌خواهید برسید، تنها در آن‌وقت است که می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان که در اختیارتان قرار می‌گیرند استفاده کنید.

برنامه‌ریزی مکتوب

قاعده‌ای وجود دارد و آن اینکه هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی شود ده دقیقه در وقت اجرا صرفه‌جویی می‌کند. وقتی‌که آن را درباره کاری انجام دهید، روی کاغذ صرف می‌کنید، بازدهی انرژی شمارا ۱۰۰۰ درصد افزایش می‌دهد.

پس‌ازآن که هدفتان را شناسایی کردید، از همه‌چیزهایی که برای رسیدن به اهدافتان به آن احتیاج دارید، باید فهرستی تهیه کنید.

این مقاله را نیز از دست ندهید:  چگونه با ورزش کردن نتیجه بهتری بگیرید؟

هنری فورد می‌گوید:

بزرگ‌ترین هدف‌ها تحقق پیدا می‌کنند به‌شرط آنکه آن‌ها را به اجزای کوچک‌تر تقسیم کنید. دوم، باید اولویت‌های این اقلام را مشخص سازید. بپذیرید که ۲۰ درصد اقلام موجود در فهرست شما ۸۰ درصد ارزش شمارا ایجاد می‌کند.

از اوقات بیکاری‌تان سود ببرید

امروزه همه‌چیز به حالت Portable یا همراه قرار دارد. شما می‌توانید یک سمینار را آنلاین شرکت کنید، یا سی دی و دی‌وی‌دی کنسرتی را که می‌خواهید بروید تهیه کنید. تمام کتاب‌ها را می‌توانید به‌صورت الکترونیکی مطالعه کنید.

می‌توانید از یوتیوب یا وب‌سایت آپارات برای مواردی غیر از تماشای اسکی سگ‌ها روی یخ استفاده ببرید. همیشه یادتان باشد:

هرکجا که می‌روید یک کتاب همراهتان باشد. هیچ بهانه‌ای برای وقت بیکاریتان نیست وقتی در فرودگاه یا در سالن انتظار منتظرید، می‌توانید از آن زمان هم برای پیشرفتتان استفاده کنید. نویسنده بزرگ‌سری کتاب‌های هری پاتر هنگام مسافرت اولین نسخه کتابش را نوشت، وقتی‌که دیگران در حال گفتگو برای گذران‌وقت بودند یا خوابیده بودند

کارهای مهم در اولویت

این قانون، قانون طلایی مدیریت زمان است. هرروز دو یا سه کار را که اهمیت بیشتری برای تکمیل شدن دارند را شناسایی کنید و سعی کنید تا قبل از امور دیگر به آن‌ها بپردازید. وقتی‌که کارهای مهم مدنظرتان را به پایان رساندید، می‌توانید بگویید که روز موفقی داشته‌اید.

در چنین شرایطی شما امکان این رادارید تا به امور دیگر بپردازید یا اگر وقت و حوصله ندارید آن‌ها را به‌روز بعد موکول کنید چراکه امور ضروری آن روز را انجام داده‌اید. چنین روشی استرس و دغدغه‌های ذهنی شمارا نیز تا حد قابل‌توجهی کاهش می‌دهد زیرا با رعایت این روش هیچ‌گاه کارهای مهمتان که جزو دغدغه‌های اصلی روزانه‌تان است، باقی نخواهد ماند.

مهارت نه گفتن

انجام تعهدات زمانی زیاد، می‌تواند به ما بیاموزد که چگونه از پس درگیری‌های مختلف و فشرده کاری برآییم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنین دستاوردی می‌تواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود آورد.

شما باید در صورت امکان برخی امور را به تعویق بی اندازید و حتی به برخی فرصت‌ها و درخواست‌ها جواب منفی دهید. هدف اصلی این است که شما فقط تعهداتی را بپذیرید که از عهده انجام آن برمی‌آیید و در مدت‌زمان مقرر می‌توانید آن را به نحو احسن به انجام برسانید.

تمرکز در کار

تمام پنجره‌های ویندوز را ببندید و تلفن خود را درجایی دور از چشم و به حالت بی‌صدا قرار دهید.

تا حد امکان سعی کنید مکانی دنج و بی‌سروصدا برای کارتان پیدا سعی کنید تا به کاری که انجام می‌دهید متمرکز شوید و خود را در آن غرق کنید و به چیز دیگری فکر نکنید. به‌این‌ترتیب سرعت انجام کار خود را بالا می‌برید.

ارل تایتینگل می‌گوید: هر موفقیت بزرگی با طی دوران طولانی تمرکز ایجادشده است

توجه زیاد به جزییات سرعت‌گیر شما هستند

اغلب اوقات به دلیل توجه بیش‌ازاندازه به جزئیات، مدت‌زمان انجام پروژه‌ها افزایش قابل‌توجهی می‌یابد. کمال‌گرایی در عین داشتن مزایای مختلف باعث می‌شود که پروژه‌های شما با تأخیر مواجه شوند. بهتر است کارهای اصلی و عمده پروژه را به‌طور کامل انجام دهیم و سپس وارد جزئیات کار و دقت در ویژگی‌ها و بهبود مشکلات جزئی شویم.

اتمام کار را پیش‌بینی کنید

سعی کنید تفکر اشتباه این کار را شروع می‌کنم و تا جایی ادامه می‌دهم که تمام شود را با این کار را تا سه ساعت تمام می‌کنم جایگزین نمایید.

برای زمانی که در اختیاردارید محدودیت قائل شوید. این کار سبب می‌شود تا از هدر دادن زمانتان جلوگیری کنید.

این مقاله را نیز از دست ندهید:  آموزش سخنرانی، چک لیست ۲۲ مرحله ای برای تقویت مهارت سخنرانی

تجدیدقوا سوزاندن وقت نیست

وقتی پس از اتمام کاری بلافاصله و باعجله کار دیگری را شروع کنید؛ احتمال اینکه به‌طور کامل و درست از پس آن برآیید، کاهش می‌یابد زیرا در این حالت انگیزه و تمرکز شما برای انجام کار جدید کم است.

فراهم کردن فرصتی برای استراحت و تجدیدقوا در بین کارها و پروژه‌ها باعث می‌شود تا مغزتان یک‌نفس راحت بکشد.

دسته‌بندی کارهای مشابه

روزی را تصور کنید که دو تمرین برنامه‌نویسی، تکمیل نگارش سه مقاله و تماشای دو ویدئوی آموزشی را در برنامه کاری دارید. قبل از شروع به انجام آن‌ها با هر ترتیب دلخواه، ابتدا کارهای مشابه را دسته‌بندی کرده و هر گروه را به‌صورت متوالی انجام دهید.

وظایف مختلف نیاز به تفکر متفاوتی دارند؛ بنابراین اجازه دهید ذهنتان سیر ثابت خود را در خصوص کارهای مشابه ادامه دهد. تعویض غیرضروری راستای فکری به دلیل انجام کارها با ترتیب مختلف باعث کاهش قابل‌توجه کارایی می‌شود.

دیگران را شریک کنید

یکی از بزرگ‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان این است که از دیگران بخواهید بعضی از کارهای شمارا انجام دهند. توانایی شما در تفویض کردن کارهای کم‌ارزش به دیگران تا آن‌ها با حقوق کمتر آن کارها را انجام دهند یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های مدیریت نوین است.

هر کاری را که دیگران می‌توانند در سطح شما و یا بهتر از شما انجام دهند، به آن‌ها واگذار کنید. از قاعده ۷۰ درصد استفاده کنید. اگر کسی دیگر می‌تواند کاری را تا ۷۰ درصد به‌خوبی شما انجام دهد، بهتر است این کار را به او تفویض کنید.

مسامحه دزد زمان

توانایی شما در غلبه بر مسامحه و انجام دادن کار طبق برنامه‌ریزی به‌عمل‌آمده می‌تواند تفاوت میان شکست و موفقیت را برای شما رقم بزند.

کسی که مولد است، روی کارهای کم‌اهمیت و بی‌اهمیت مسامحه می‌کند؛ اما فرد غیرمولد انجام دادن کارهای مهم را به بعد موکول می‌کند.

وقتی از ۳۰۰ مدیر ارشد سؤال شد که کارکنانشان چگونه می‌توانند در شرکتشان در شرایط حرکت سریع قرار بگیرند، ۸۵ درصد آن‌ها گفتند که (۱) باید کارها را اولویت‌بندی کنند و (۲) کارشان را با مهم‌ترین بخش آن شروع کنند.

کنترل مزاحمت‌ها

مزاحمت‌ها و وقفه‌های برنامه‌ریزی نشده ازجمله وقت تلف کن‌های بزرگ هستند. ازجمله این مزاحمت‌ها می‌توان به صدای زنگ کامپیوتر، صدای زنگ تلفن، اس‌ام‌اس و به درون اتاق آمدن همکاران برای صحبت کردن با شما اشاره کرد.

حدود ۵۰ درصد زمان کار در ادارات صرف صحبت‌های خودمانی همکاران می‌شود. قاعده و قانون برای شما این است که در تمامی مدت‌زمان کاری کارکنید. وقتی به دفتر کارتان می‌روید، بلافاصله کارتان را شروع کنید. با دیگران حرف نزنید، روزنامه نخوانید و در اینترنت به جستجو نپردازید.

وقتی کسی به شما تلفن می‌کند، بلافاصله به سر اصل مطلب بروید. گاهی تنها راهی که برای اتمام کاری وجود دارد این است که خودتان را در اتاقی حبس کرده و ارتباط خود را با بیرون قطع کنید تا دور از هر مزاحمتی بتوانید روی موضوع کاری‌تان تمرکز نمایید.

پیتر دراکر در کتاب مدیر مؤثر می‌نویسد: نه‌تنها دیگر آن‌وقت شمارا تلف می‌کنند، بلکه شما هم وقت آن‌ها را تلف می‌کنید.

بهسازی خود

مهم‌ترین کاری که برای افزایش ارزش و بهبود نتایج خود می‌توانید بکنید این است که روی بهسازی و توانمندی‌های خود سرمایه‌گذاری کنید.

برای رشد و بهسازی شخصی یا فردی باید فعالیت ها ادامه‌دار باشد. اگر در حد مهارت‌ها و دانسته‌های امروزی باقی بمانید، فردا نمی‌توانید بیش از امروز پیشرفت کنید. برای آنکه در کارتان پیشرفت کنید، باید بر میزان علم و دانش خود بیفزایید. باید بیشتر یاد بگیرید.

نظر شما درباره “تکنیک‌های کاربردی مدیریت زمان

  1. شیوا گفت:

    عالی بود ؛من استفاده کردم ،ای کاش در مورد شغلهای پیراپزشکی چالشهای موجودشان وراهکارهای موفقیت در این مشاغل در بخش خصوصی مطالبی بر اساس اصول کسب وکار نوین امروزی در اختیار بگذارید .موفق باشید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *