بهترین ترندهای مدیریت پروژه

با استفاده از روش‌های جدید مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۰ می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه

ترندهای مدیریت پروژه‌ای که در سال ۲۰۲۰ وجود دارند، همگی درباره رابطه بین تکنولوژی و انسان هستند. می‌توان گفت که امسال، سال ربات‌های دستیار است. تکنولوژی‌هایی مانند هوش مصنوعی، بیشتر از همیشه قابل دسترس هستند و انسان‌ها می‌توانند با اتوماسیون کردن کارها، وقت خود را آزاد کنند تا ایده‌های جدیدی کشف کنند. 

بیایید درباره مهم‌ترین ترندهای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۰ صحبت کنیم:

  • تمرکز بر سلامت ذهنی منجر به بهره‌وری می‌شود
  • مدیریت میکرو منسوخ شده و اعتماد جای آن را گرفته است 
  • افراد در مکان‌های جغرافیایی مختلف نیز با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند
  • ابزارهای مدیریت پروژه محبوب هستند
  • اتوماسیون و هوش مصنوعی از تلاش انسان پشتیبانی می‌کنند
  • یادگیری مهارت‌های جدید بخشی از شرح شغل است
  • شکست اجتناب‌ناپذیر است
  • از داده‌ها غافل نشوید

در ادامه هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم:

در سال ۲۰۲۰ بیشتر مدیران پروژه، سلامت ذهنی اعضای تیم خود را در اولویت قرار می‌دهند.

۱- تمرکز بر سلامت ذهنی منجر به بهره‌وری می‌شود

در سال ۲۰۲۰ بیشتر مدیران پروژه، سلامت ذهنی اعضای تیم خود را در اولویت قرار می‌دهند. هر چه‌ قدر سلامت ذهنی و روحی اعضای تیم بهتر باشد، بهره‌وری آن‌ها بیشتر می‌شود. مدیر یک پروژه، وظایف مختلف را به هر یک از اعضا اختصاص می‌دهد و با توجه به عواملی مانند سطح مهارت و حجم کار فعلی افراد، تصمیم می‌گیرد که به هر فرد چه کاری را بسپارد. مدیران به فردی که زمان کافی یا مهارت لازم را ندارد، کار زیادی نمی‌دهند؛ اما به استرس کاری و روحیه افراد توجه‌ای ندارند.  

چه همه اعضای تیم شما در یک دفتر فیزیکی با شما کار کنند یا هر کدام از آن‌ها در یک منطقه زمانی و جغرافیایی باشند، باید توجه کردن به سلامت ذهنی آن‌ها را در اولویت قرار دهید. ممکن است مدیرانی با شخصیت وظیفه‌گرا، در این زمینه سخت‌تر عمل کنند. اگر شما نیز اینگونه هستید، سعی کنید به سلامت روان به عنوان منبعی فکر کنید که باید آن را مدیریت کنید. همچنین شناخت اعضای گروه در سطوح شخصی‌تر، در این زمینه به تمام مدیران کمک می‌کند.

۲- مدیریت میکرو منسوخ شده و اعتماد جای آن را گرفته است

مدیریت خرد (Micromanagement) هرگز یک استراتژی موثر نبوده است. در سال ۲۰۲۰، مدیریت پروژه دقیقا برعکس مدیریت خرد است و تفاوت آن، اعتماد است. مدیرانی که همواره روی کارمندان نظارت دارند، فکر می‌کنند که آن‌ها بدون نظارت مدیر به درستی کار نخواهند کرد. 

آن‌ها نگران این هستند که کارمندان کار نکنند یا از منابع شرکت برای کارهای شخصی خود استفاده کنند. به‌خصوص زمانی که حقوق کارمندان بر اساس ساعت کاری آن‌ها محاسبه شود، حساسیت مدیران روی این موضوع بیشتر می‌شود و می‌خواهند که کارکنان کار بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند.  

مدیران خوب، بیشتر بر ارزش کار تمرکز می‌کنند و برایشان مهم نیست که یک کار با چه جزئیاتی انجام شده است. این موضوع به این معنا نیست که ردیابی زمان برای این مدیران بی‌اهمیت است؛ بلکه از ردیابی زمان برای شناسایی چالش‌های احتمالی و اطمینان از تحویل پروژه‌ها استفاده می‌کنند. 

ساعت کاری بسیاری از تیم‌ها، همان ساعت کاری سنتی ۹ صبح تا ۵ بعد‌ازظهر است و این افراد برای انجام دادن کارهای خود محدودیت زمانی دارند. در روش‌های مدیریتی جدید، اعضای تیم می‌توانند هر زمانی و به هر شکلی که می‌خواهند کارهای خود را انجام دهند. 

هم‌بنیان‌گذار Code Crew می‌گوید: «افراد می‌توانند هر زمان که راحت هستند و بهره‌وری بیشتری دارند کار کنند. به همین دلیل ما چیزی از اعضای تیم خودمان نمی‌پرسیم و فقط از آن‌ها می‌خواهیم که پروژه‌ها را به‌موقع تحویل دهند. ما با این روش، تمام پروژه‌های دو سال گذشته خود را در زمان تعیین‌شده تمام کرده‌ایم.»

به تیم خود اعتماد کنید تا کارها را به خوبی انجام دهند. وظیفه شما این است که مطمئن شوید کارکنان‌تان منابع و ابزارهای کافی دارند و وظیفه آن‌ها نیز این است که برای انجام کارها از این منابع به‌درستی استفاده کنند. 

چند نکته درباره اعتماد و مدیریت:

  • یک ساختار سازمانی مسطح، پذیرش مسئولیت کامل کارها را برای اعضای تیم راحت‌تر می‌کند. 
  • انتظارات و اهداف روشنی را تعیین کنید؛ سپس به تیم خود اعتماد کنید تا آن‌ها را برآورده سازد.
  • تیم خود را تشویق کنید تا درباره موانع کار خود با شما صحبت کنند تا بتوانید به‌سرعت آن‌ها را برطرف کنید.
همچنین بخوانید :  ترفندهای مدیریت به روش افراد کاریزماتیک

ترندهای مدیریت پروژه

۳- افراد در مکان‌های جغرافیایی مختلف نیز با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند

دیگر نیازی نیست که جریان کاری افراد را برای ملاقات‌های غیر‌ضروری قطع کنید. ابزارهای همکاری آنلاین مانند Hubstaff Tasks ، Confluence و Asana به افراد این امکان را می‌دهند که بدون اینکه نیاز باشد به صورت همزمان در یک مکان فیزیکی حضور داشته باشند، با یکدیگر همکاری کنند. 

این سبک ارتباطی، ارتباط نزدیکی با رهبری مبتنی بر اعتماد دارد که درباره آن صحبت کردیم. لازم نیست که کارکنان برای انجام دادن کارهای خود همیشه در دسترس باشند. بهتر است که در ابتدای پروژه، ابزار و فرآیند مشخصی را برای پروژه مشخص کنید تا اعضای تیم از طریق این کانال‌ها با یکدیگر در تعامل باشند و کارآمدتر از گذشته عمل کنند.

چند نکته درباره برقراری ارتباط خوب:

  • اجازه دهید که اعضای تیم، طبق برنامه خود به شما گزارش دهند؛ نه طبق برنامه شما. 
  • اطلاعات مهم را در جایی نگه دارید که هرکسی بتواند به راحتی آن را پیدا کند.

با توجه به تنوع ابزارهای مدیریت پروژه در‌دسترس، می‌توانید جعبه ابزار فنی خود را بر اساس نیازهای فردی خود بسازید.

۴- ابزارهای مدیریت پروژه محبوب هستند

میزان استفاده تیم‌های مدیریت پروژه از نرم‌افزارها در حال افزایش است. این موضوع به نفع توسعه‌دهندگانی است که تلاش زیادی کردند تا ثابت کنند که نرم‌افزارهای آنان ارزش زیادی دارد. ابزارهای مدیریت پروژه مسیری طولانی را طی کرده‌اند و همچنان در حال پیشرفت با صنایع مختلف هستند. تولید‌کنندگان این ابزارها تمرکز زیادی بر سهولت استفاده، اثربخشی و امکان ادغام آن‌ها با ابزارهایی که قبلا از آن‌ها استفاده کرده‌اید دارند. 

منحنی یادگیری یک نرم‌افزار جدید، بسیار کوتاه‌تر از چیزی که باید باشد شده است؛ یعنی همه افراد با سرعت زیادی نحوه کار کردن با یک نرم‌افزار جدید را یاد می‌گیرند و از آن استفاده می‌کنند. با توجه به تنوع ابزارهای مدیریت پروژه در‌دسترس، می‌توانید جعبه ابزار فنی خود را بر اساس نیازهای فردی خود بسازید. 

چند نکته برای استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه:

  • به دنبال ناکارآمدی‌هایی باشید که با یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب بر‌طرف می‌شود. 
  • زمانی را برای آشنایی با یک نرم‌افزار در‌نظر بگیرید تا بعدا بتوانید حداکثر بهره‌وری را داشته باشید. می‌توانید از نسخه‌های دمو استفاده کنید.
  • تحقیق کنید و ابزاری را پیدا کنید که ویژگی‌های مورد‌نیاز شما را داشته باشد. 
  • اتلاف وقت برای اینکه تلاش کنید یک ابزار نامناسب به‌خوبی کار کند، هدف استفاده از ابزار را نقض می‌کند. 
همچنین بخوانید :  مدیریت مالی (Financial management) چیست؟ + نکات مهم مدیریت منابع مالی

ابزارهای مدیریت پروژه

۵- اتوماسیون و هوش مصنوعی از تلاش‌ انسان‌ها پشتیبانی می‌کنند

اگر واجب نیست که یک کار را انسان‌ها انجام دهند؛ اجازه دهید یک ماشین آن را انجام دهد. ظهور هوش مصنوعی در مدیریت پروژه، زمان انسان‌ها را برای انجام دادن کارهای با‌ارزش آزاد می‌کند. همه کارهای روتین مانند مرور برگه‌ها، گزارش‌گیری و مدیریت برنامه‌ها به‌راحتی می‌توانند خودکار شوند. 

ممکن است برای برخی از افراد سخت باشد که به یک برنامه کامپیوتری برای انجام کارهای خود اعتماد کنند. اتوماسیون احتمالا هرگز جایگزین انسان نخواهد شد؛ اما اگر از آن عاقلانه استفاده کنید، می‌توانید روی وظایفی که به توجه کامل شما نیاز دارند بیشتر تمرکز کنید. بهتر است که مدیران از ابزارهای هوش مصنوعی خود بیشتر استفاده کنند. در اصل، شما می‌توانید با یک ماشین برای تقویت قابلیت‌های خود شریک شوید. 

چند نکته برای اتوماسیون کارها:

  • ابزارهای موجود خود را بررسی کنید؛ زیرا ممکن است دارای قابلیت‌های اتوماسیون باشند. 
  • هوش مصنوعی تا زمانی خوب کار می‌کند که داده‌های خوبی به آن بدهید؛ پس مطمئن شوید که داده‌های دقیق و کاملی را به آن می‌دهید.

تیم خود را تشویق کنید تا زمان خود را روی یادگیری و توسعه مهارت‌های جدید سرمایه‌گذاری کنند.

۶- یادگیری مهارت‌های جدید، بخشی از شرح شغل است

اتوماسیون، بخش زیادی از زمان شما را آزاد می‌کند. مدیران پروژه مطمئن هستند که اعضای تیم آن‌ها می‌توانند بدون سخت‌گیری آن‌ها، وظایف روزانه خود را به‌موقع انجام دهند و همه آن‌ها تاکید زیادی بر سلامت ذهنی دارند. این یک دستورالعمل رشد شخصی است. 

هرچه مدیریت پروژه انعطاف‌پذیر‌تر شود، مدیران تیم خود را بیشتر تشویق می‌کنند که زمان خود را روی یادگیری و توسعه مهارت‌های جدید سرمایه‌گذاری کنند. این زمان می‌تواند صرف یادگیری یک ابزار جدید یا شرکت در یک دوره آنلاین یادگیری مهارت‌های رهبری شود. اینگونه، ساعت بیشتری به یادگیری اختصاص پیدا می‌کند و این بسیار عالی است.

تیم خود را تشویق کنید تا برای پیشرفت مهارت‌های خود هزینه کنند. این کار از فرسودگی آن‌ها جلوگیری می‌کند و احتمال موفقیت شغلی آن‌ها را افزایش می‌دهد. اینگونه می‌توانید تیمی از متخصصان را برای انجام پروژه خود جمع کنید.

برخی از شرکت‌ها، مبلغی را برای شرکت در کلاس‌های مختلف و دریافت گواهینامه‌ به کارمندان پرداخت می‌کنند. این یک روش استاندارد برای شرکت‌های بزرگ است؛ اما ممکن است شرکت‌های کوچک، بودجه و زمان کافی برای این کار را نداشته باشید. هرچه‌قدر تیم‌های کوچک‌تر استراتژی‌های انعطاف‌پذیر‌تری اتخاذ کنند، افزایش بهره‌وری به پرداخت هزینه‌های یادگیری و برنامه‌ های رشد کمک می‌کند. 

چند نکته برای یادگیری مداوم:

  • با پیشنهاد دوره‌های آنلاین ویژه در سایت‌های مختلف آموزش آنلاین، تیم خود را برای یادگیری مهارت‌های جدید تشویق کنید.
  • یک کانال Slack ایجاد کنید تا همه بتوانند آنچه را که یاد می‌گیرند به اشتراک بگذارند.
  • درباره آنچه در خارج از پروژه فعلی می‌آموزید با اعضای تیم صحبت کنید.

یادگیری مهارت‌های جدید

۷- شکست اجتناب‌ناپذیر است

عدم ‌موفقیت هزینه زیادی دارد؛ به‌ویژه وقتی که در اواخر یک پروژه اتفاق می‌افتد. هر چه بیشتر روی چیزی کار کنید، سخت‌تر می‌توانید قبول کنید که اشتباه کرده‌اید؛ به همین دلیل شکست سریع اهمیت زیادی دارد. به‌طور کلی، زمانی که تحت فشار برای رسیدن به اهداف هستید، به سختی می‌توانید تلفات خود را قطع کنید. 

فرهنگ پیرامون شکست، در حال بهتر شدن است. رهبران کسب ‌و کار متوجه شده‌اند که هرچه‌قدر رهبری کامل و بی‌نقصی داشته باشند، باز هم نمی‌توانند از شکست فرار کنند. تازه منظور ما از شکست، پروژه‌هایی نیستند که دیرتر از موعد تمام می‌شوند یا بیشتر از بودجه تعیین‌شده، هزینه دارند. 

ممکن است که شناسایی زود‌هنگام مشکلات نیز منجر به لغو یک پروژه قبل از خارج شدن بودجه از کنترل شود یا این بدان معناست که باید به برنامه پروژه خود برگردید و برخی از مشکلات را تغییر دهید. 

چند نکته درباره شکست:

  • شایع‌ترین دلیل عدم موفقیت پروژه‌ها، عدم وجود اهداف روشن است.
  • به محض اینکه فکر می‌کنید ممکن است شکست بخورید، به رهبر خود هشدار دهید و به آن‌ها او که بهتر است چه اقداماتی برای اصلاح مشکلات انجام دهد. 
  • از لغو کردن پروژه‌ای که در آن، به اهداف خود نمی‌رسد نترسید. 

استفاده موثر از داده‌ها، ریسک‌های کسب‌وکار را کاهش می‌دهد.

۸- از داده‌ها غافل نشوید

جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها برای مدیریت پروژه در سال ۲۰۲۰ اساسی است. استفاده موثر از داده، ریسک‌های کسب‌وکار را کاهش می‌دهد. حتی کارهای خلاقانه‌ای مانند طراحی گرافیک نیز داده‌محور شده‌اند. به عنوان مدیر پروژه، وظیفه شما این است که جزئیات مربوطه را جمع‌آوری کنید و آن‌ها را به تیم خود ارائه دهید. این یکی از حوزه‌هایی است که هوش مصنوعی در آن سودمند است. 

عملکرد تیم نیز باید اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل شود. داده‌های مربوط به فعالیت‌های تیم شما می‌تواند درباره بهره‌وری آن‌ها، اطلاعات زیادی به شما بدهد و به شما کمک کند تا نقاط ضعف آن‌ها را به سرعت تشخیص دهید. 

چند نکته درباره داده‌محور شدن:

  • با استفاده از تجسم داده‌ها می‌توانید تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید. 
  • برای پروژه‌های پیچیده‌تر، یک تحلیل‌گر داده را به تیم اضافه کنید.
  • همه افراد حاضر در تیم خود را تشویق کنید تا کار کردن با ابزارهای جمع‌آوری و آنالیز داده را یاد بگیرند و ایده‌های خود را با داده‌ها پشتیبانی کنند.
همچنین بخوانید :  حقایقی درباره مدیریت که کسی به شما نمی‌گوید
به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 1   میانگین: 5/5]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *