چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم؟

هشت استراتژی برای بهینه کردن بازدهی روزانه

محیط کار، پر از صداهایی است که می‌تواند حواس‌تان را پرت کند و مانع از تمرکز شما بر کارهای مهم شود. به همین دلیل لازم است رویکردی موثر را در پیش گیرید و

محیط کارتان را چنان مدیریت کنید که بتوانید فکر و ذهن‌تان را برای انجام هر چه‌ بهتر کارها به‌ کار گیرید.

برای شروع می‌توانید این هشت رهنمود را به‌ کار گیرید:

۱- میمون را بکشید

در این مقاله در این لینک درباره فکر میمونی صحبت کردیم.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

این، طرز فکری خطرناک است؛ هنگامی‌که به افکارتان اجازه می‌دهید بر کاری که انجام می‌دهید تاثیری منفی بگذارند.

بهترین روش برای کشتن فکر میمونی این است که افکارتان را روی برگه‌ای یادداشت کنید؛ سپس زمانی که بیکار هستید به آن‌ها فکر کنید.

یکی از دلایلی که روش ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت را پیشنهاد کردیم.

(در این مقاله در این لینک می‌توانید بیشتر مطالعه کنید)

این بود که باعث می‌شود بر کاری که در دست دارید تمرکز کنید و تمام حواس‌پرتی‌ها را نادیده بگیرید. (در مقاله تمرکز حواس می‌توانید بیشتر مطالعه کنید) در اینجا هدف این است که اصول لازم برای کشتن میمونی که ذهن‌تان را درگیر خود کرده بیاموزید.

۲- صفحه مربوط به ایمیل‌تان را ببندید

همیشه باز بودن صفحه ایمیل بسیار وسوسه‌انگیز است. حتی اگر به ایمیل‌ها پاسخ هم ندهید، آمدن ایمیل جدید می‌تواند به‌اندازه کافی حواستان را پرت کند و تمرکزتان را از بین ببرد. زمان خاصی را به چک کردن ایمیل‌تان اختصاص دهید و با این کار از پیامدهای منفی آن جلوگیری کنید؛ وگرنه، اسیر آن خواهید شد.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

۳- میزان سر و صدای اطراف را تنظیم کنید

برخی افراد به سکوت کامل نیاز دارند و برخی دیگر برای توجه نکردن به صداهایی که حواس‌شان را پرت می‌کند، ترجیح می‌دهند در اطراف‌شان صدای کمی باشد. همه این‌ها به خودتان بستگی دارد. باید روش‌ها و شرایط مختلف را امتحان کنید تا مناسب‌ترین را بیابید.

۴- جلسات را مدیریت کنید

براساس شرایط کاری‌تان شاید کنترلی بر تعداد جلسات نداشته باشید. اما اگر بنا به شغل‌تان بر این مسئله کنترل دارید این موارد را به ذهن بسپارید:

  • در حالت ایستاده با طرف مقابل ملاقات کنید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

می‌توانید یک یا دو صندلی در اتاق‌تان بگذارید تا افراد در صورت لزوم روی آن‌ها بنشینند، اما اگر بیشتر افراد ایستاده باشند جلسات خیلی طول نخواهد کشید.

  • برای جلسات، دستور جلسه تنظیم کنید.

پیش از شروع جلسه، صورت‌جلسه‌ها را در اختیارشان بگذارید تا فرصت داشته باشند خود را برای ارائه ایده‌های مهم آماده کنند. این کار باعث می‌شود جلسه در مسیر درست هدایت شود و خیلی زود به نتیجه برسید.

  • برای هر موضوع، زمان مشخصی در نظر بگیرید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

به‌این‌ترتیب، افراد یاد می‌گیرند از وقت‌کشی بپرهیزند و از حاشیه پردازی دوری کنند.

  • فقط افرادی را برای جلسه دعوت کنید که حضورشان ضروری است.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

بیشتر جلسه‌ها فقط باعث هدر رفتن وقت و منابع انسانی می‌شوند. پیشنهاد ما این است که از این جلسات پرهیز کنید و یا راه‌هایی را برای بهتر اجرا شدن آن بیابید.

۵- از انجام همزمان چند کار خودداری کنید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

شاید احساس کنید با انجام همزمان چند کار می‌توانید کارهای بیشتری را به اتمام برسانید، اما تحقیقات بسیاری این مسئله را اثبات کرده‌اند که در چنین شرایطی بازدهی فرد به میزان چشمگیری کاهش می‌یابد. در حقیقت، انجام همزمان چند کار خلاقیت را کاهش می‌دهد، درصد اشتباه را بالا می‌برد و به ذهن سپردن جزییات مهم را دشوار می‌کند. پیشنهاد ما این است که در یک‌ لحظه فقط یک کار انجام دهید.

۶- بدانید چگونه باید با حواس‌پرتی‌ها روبه‌رو شوید

شما نمی‌توانید آن اندازه که می‌خواهید، بر روزتان کنترل داشته باشید. اتفاقی که اغلب رخ می‌دهد این است که روزهای‌تان پر از حواس‌پرتی می‌شود و بازدهی‌تان به‌شدت پایین می‌آید؛ زیرا پیوسته ناچارید با حواس‌پرتی‌ها روبه‌رو شوید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

حواس‌پرتی‌ها از ناراحتی‌های کوچک (مانند یک تماس تلفنی پیش‌بینی‌ نشده) تا مشکلات بزرگ (مانند بیماری یا مرگ یکی از عزیزان) را در بر می‌گیرد. تغییرات بزرگ زندگی مانند ازدواج، تولد فرزند و یا تغییر شغلی نیز حواس‌پرتی به شمار می‌آیند.

در چنین شرایطی خارج شدن از برنامه روزانه بسیار آسان است. چه، تنها یک روز از برنامه سرپیچی کنید و چه برنامه‌تان را به‌طور کلی کنار بگذارید، حواس‌پرتی‌ها پیشرفت برنامه‌ریزی‌شده‌ی شما را دشوار می‌سازند.

همه ما با چنین اتفاقاتی روبه‌رو شده‌ایم اما آنچه افراد موفق را از سایرین متمایز می‌کند، دانستن شیوه مدیریت این اتفاقات است. برای رسیدن به این هدف می‌توانید چند کار انجام دهید:

  • این حقیقت را بپذیرید که حواس‌پرتی‌ها اتفاق خواهند افتاد؛

زیرا آن‌ها بخشی از زندگی هستند. آنچه در کنترل شماست، واکنش‌تان به این اتفاقات پیش‌بینی‌ نشده است.

  • عوامل حواس‌پرتی را بیابید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

باید بدانید حواس‌تان چگونه پرت می‌شود. (زنگ تلفن، پیام کوتاه، ایمیل یا افراد حاضر در محل کار)؛ سپس رویکردی را در پیش گیرید که هنگام انجام کارهای مهم، مانع از وقوع این اتفاقات شوید.

  • به خودتان استراحت دهید.

نکته مهم این است که زمان کافی برای استراحت‌تان در نظر بگیرید و تعیین کنید چه وقت باید دوباره‌ کارتان را ادامه دهید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

انگیزه‌های‌تان را دوباره ارزیابی کنید. تنها تکیه‌ بر انگیزه‌ها کافی نیست؛ زیرا ممکن نیست که همیشه باانگیزه باشید.

اما اگر در حرکت طبق برنامه روزانه‌تان شکست بخورید یادآوری این حقیقت که چرا برخی کارها را به برنامه روزانه‌تان اضافه کرده‌اید می‌تواند موثر باشد.

  • دوباره شروع کنید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

اگر برنامه‌تان کاملا شکست‌خورده است و تمام انگیزه‌تان را از دست‌ داده‌اید باید جرات شروع دوباره را داشته باشید.

شکست می‌تواند مأیوس‌ کننده باشد اما بهتر از این است که هرگز دوباره از جا بلند نشوید. 

حواس‌پرتی برای همه رخ می‌دهد. مهم این است که زمان رخ دادن آن‌ها را پیش‌بینی کنید و بدانید که هنگام رویارویی با آن‌ها چه باید بکنید.

۷- «نه» گفتن را بیاموزید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

افراد اغلب هنگامی‌ که باید نه بگویند، بله می‌گویند. ما برای این کار دلایل بسیاری داریم؛ مثلا می‌گوییم که می‌خواهیم طرف مقابل را ناامید نکنیم. اما به همه‌چیز بله گفتن، بر زمان و خلاقیت‌تان سو تاثیر بسیاری به‌ جا می‌گذارد. چند بار انجام این کار کافی است تا موفقیت از کارهای روزانه‌تان رخت ببندد.

کافی است به خاطر داشته باشید که هرگاه به درخواستی پاسخ مثبت می‌دهید، به فرصت دیگری در زندگی‌تان پاسخ منفی می‌دهید. البته ممکن است نتوانید به برخی افراد، از جمله رئیس‌تان نه بگویید. در چنین شرایطی بهتر است از روش «بله، اما» استفاده کنید.

به‌ عنوان‌ مثال،

می‌توانید چنین بگویید:

«بله، از انجام این کار خوشحال می‌شوم (درخواست) اما این کار باعث می‌شود دیرتر بتوانم (کار مهم دیگری) را به پایان برسانم.

فکر می‌کنید بهتر است ابتدا (کار درخواستی) را انجام دهم یا ترجیح‌تان این است که بر (کار مهم دوم) تمرکز کنم؟»

به خاطر داشته باشید که:

«نه گفتن»، راه‌های دیگری نیز برای انجام این کار وجود دارد. به‌ عنوان‌ مثال،

می‌توانید بگویید:

«از اینکه در چنین فرصتی به یاد من بودید از شما بسیار سپاسگزارم اما فعلا توان انجام این کار را ندارم.»

۸- کارهای غیرضروری را از فهرست‌تان حذف کنید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

کارهای بسیاری هستند که لازم نیست آن‌ها را انجام دهید؛ مانند زن خانه‌داری که احساس می‌کند هر روز باید خانه را جارو بکشد در صورتی‌که شاید انجام این کار یک یا دو بار در هفته کافی باشد. گاهی لازم است برخی کارها انجام شوند، اما لزومی ندارد خود ما این کار را بکنیم.

در مثال جارو، مادر خانه می‌تواند این کار را به یکی از فرزندان خود واگذار کند. اگر در جایگاه مدیریت قرار دارید بر کارهایی تمرکز کنید که تنها خود شما باید انجام دهید سپس سایر کارها را به افراد دیگر واگذار کنید.

خلاصه مباحث گفته شده:

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

 


هفت رهنمود ساده برای داشتن بازدهی بیشتر

بر این باوریم که می‌توانید همه‌ چیز را به شکل فرآیند بیست هشتاد درآورید؛ (در این لینک می‌توانید مطالعه کنید). بدین معنا که مهم‌ترین کارها را انجام داده و بقیه را کنار بگذارید.

پیشنهاد می‌کنیم این فرآیند هفت مرحله‌ای را در نظر بگیرید:

۱- سطح انرژی‌تان را تعیین کنید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

به ساعت‌های مختلف روز به میزان انرژی‌تان از ۱ تا ۱۰ امتیاز دهید، به‌ طوری‌که ۱ کمترین و ۱۰ بیشترین میزان انرژی را نشان دهد. یک هفته این کار را انجام دهید تا دقیقا بدانید در طول یک روز عادی، در ساعات مختلف چقدر انرژی‌ خواهید داشت.

۲- میزان سختی هر کار را تعیین کنید

همین فرآیند را در مورد همه کارهایی که باید انجام دهید تکرار کنید؛ سپس بر اساس انرژی لازم برای تکمیل هر یک، عددی را در نظر بگیرید. (۱= کمترین انرژی، ۱۰= بیشترین انرژی)

۳- کارها را اولویت‌بندی کنید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

مسئولیت‌های روزانه‌تان را ارزیابی کنید؛ سپس آن‌ها را به ترتیب اولویت، مرتب کنید. برخی از این مسئولیت‌ها در گروه کارهای روزانه قرار می‌گیرند و برخی باید هفتگی، ماهیانه و حتی سالیانه انجام شوند. مهم این است که بدانید کدام‌ یک در کارتان اهمیت دارد.

۴- از زمان‌بندی استفاده کنید

برای انجام مهم‌ترین کارهای فهرست‌تان، از زمان‌بندی استفاده کنید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

می‌توانید برای انجام کارهای روزانه یا هفتگی زمانی خاص را تعریف کنید؛ سپس کارهای ماهیانه یا سالیانه را در ساعات دیگر روز انجام دهید. این مرحله اهمیت بسیار دارد؛ زیرا عادت می‌کنید کارهای مهم را در اولویت قرار دهید، نه اینکه هر وقت فرصت کردید به انجام این کارها بپردازید.

۵- بر مهم‌ترین کارها تمرکز کنید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

ابتدای هر روز سه تا پنج مورد از مهم‌ترین کارهایی را که باید همان روز و در اولین فرصت انجام شوند، انتخاب کنید. تنها زمانی می‌توانید به انجام دیگر کارها بپردازید که این کارها را تمام کرده باشید. همچنین لازم است به میزان انرژی‌تان نیز توجه کنید.

هنگامی‌ که خسته هستید کارهایی را انجام دهید که به تمرکز زیاد نیاز ندارند.

۶- روز کاری‌تان را ارزیابی کنید

در پایان هر روز، کارهایی را که انجام داده‌اید ارزیابی کنید. اگر مهم‌ترین کارها را انجام داده‌اید، بهتر است همین برنامه را ادامه دهید اما اگر در انجام این کارها موفق نبوده‌اید، عامل اصلی را بیابید و آن را از میان بردارید. لازم است پیش از پایان روز، برنامه کارهای روز بعد را نیز آماده کنید.

۷- محیطی شاد و دور از دسترس بیابید

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

موانع بسیاری هستند که اجازه نمی‌دهند یک محیط کار دور از دسترس و شاد داشته باشید. خبر خوب این است که اگر آگاهانه کارهای‌تان را اولویت‌بندی کرده باشید متمرکز ماندن، کار دشواری نخواهد بود. پیشنهاد می‌کنیم به چند عادت خو بگیرید: با نوشتن افکاری که تصادفی به ذهن‌تان خطور می‌کنند فکر میمونی را بکشید، صفحه ایمیل‌تان را ببندید، نه گفتن را یاد بگیرید، تعداد جلسات‌تان را محدود کنید، از انجام همزمان چند کار بپرهیزید و کارهای غیرضروری را از فهرست‌تان حذف کنید.

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

در پایان این مقاله، لازم به یادآوری است که:

هدف از بازدهی این نیست که برده کارتان شوید؛ بلکه منظور این است که هرقدر که می‌توانید بر انجام کارهای مهم تمرکز کنید و از زندگی لذت ببرید.

خلاصه مباحث گفته شده:

چگونه بازدهی روزانه را افزایش دهیم

به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 1    میانگین: 5/5]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *