چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

پس‌ از آنکه توانستید بر مهم‌ترین کارهایتان تمرکز برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید ، می‌توانید به کارهایی فکر کنید که مهم هستند، اما ضروری نیستند.

پیشنهاد ما این است که از این کارها نیز فهرستی تهیه کنید و هنگامی‌که زمان کمی در اختیار دارید، به انجام آن‌ها بپردازید.

به‌ طور کلی، بهتر است انجام کارهای کم‌اهمیت را به زمان‌هایی اختصاص دهید که کم‌انرژی هستید؛

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

بدین معنا که آن‌ ها را در ساعات پایانی روز و یا پس از تکمیل یک کار پرزحمت انجام دهید. در این ساعات، شما چندان پرتوان نیستید، پس باید کاری را انجام دهید که به تمرکز زیادی نیاز ندارد. برای انجام این کارها، چند پیشنهاد دارم:

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

۱- همچنان از این کارها فهرستی تهیه کنید؛

۲- تنها به حافظه‌تان اعتماد نکنید. اگر لازم است کاری انجام دهید آن را به فهرست‌تان اضافه کنید؛

۳- کارها را بر اساس اولویت در فهرست‌تان تنظیم کنید. مهم‌ترین و ضروری‌ترین کارها را اول انجام دهید؛

۴- این فهرست را همیشه در دسترس‌تان قرار دهید؛

۵- کارهایی را که انجام می‌دهید از فهرست حذف کنید؛

۶- مواردی را که به زمان کمی نیاز دارند به ذهن بسپارید تا به‌ محض داشتن زمانی هر چند اندک، به انجام آن‌ها بپردازید؛

۷- این فهرست را مرتبا بازنویسی کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد تا دوباره به تک‌ تک موارد فکر کنید. روش‌های بسیاری برای مدیریت فهرست‌تان وجود دارد. هر روز را با تعیین کارهای مهم‌تری که در اولویت هستند شروع کنید؛ سپس انرژی‌تان را صرف انجام آن‌ها کنید.

مرور پایان روز، کاری است که بسیاری از مردم، آن را نادیده می‌گیرند اما برای افزایش بازدهی بسیار ضروری است.

روز کاری‌تان را مرور کنید.

در پایان هر روز، ۵ تا ۱۰ دقیقه را به‌ مرور کارهایی که انجام داده‌اید اختصاص دهید. می‌توانید این کار را پیش از خروج از دفتر کارتان و رفتن به خانه انجام دهید.

اگر در خانه کار می‌کنید، این ارزیابی را می‌توانید پس از خوابیدن بچه‌ها انجام دهید. در هر شرایطی، مرور روز کاری باید بخش بسیار مهمی از برنامه روزانه‌تان را تشکیل دهد.

در طول این مدت می‌توانید:

  • درباره کارهای مرتبط با پروژه‌ای خاص صحبت کنید؛
  • کارهایی را که انجام داده‌اید ارزیابی کنید؛
  • فهرست روز بعدتان را ارزیابی کنید؛
  • ایمیل‌تان را چک کنید؛
  • اتاق کارتان را مرتب کنید؛
  • مهم‌ترین کارهای روز بعد را تعیین کنید.

مرور پایان روز، کاری است که بسیاری از مردم، آن را نادیده می‌گیرند اما برای افزایش بازدهی بسیار ضروری است. اگر هر روز زمان انجام هر کار را به‌درستی پیش‌بینی کنید می‌توانید درک کنید برای موفقیت شغلی‌تان دقیقا چه‌کاری اهمیت دارد اما اگر در پایان روز مشخص شود فقط یک مورد از کارهای مهم را انجام داده‌اید لازم است رویکرد کاری‌تان را تغییر دهید.

در چنین مواقعی باید چند سوال از خودتان بپرسید:

  • آیا در مورد زمان لازم برای انجام هر کار پیش‌بینی درستی داشته‌ام؟
  • چه عاملی باعث شد از انجام کارهای مهم غافل شوم؟
  • آیا وظایف روزانه‌ای هست که بتوانم حذف کنم یا به فرد دیگری بسپارم؟
  • اگر می‌توانستم امروز را از نو شروع کنم چه‌کار متفاوتی انجام می‌دادم؟

از اینکه بپذیرید روز کاری‌تان طبق برنامه‌ریزی‌ها پیش نرفته، نترسید در عضو روزتان را مرور کنید تا در صورت لزوم تغییرات لازم را انجام دهید. روز بعد فرصتی برای ایجاد این تغییرات ضروری است.

روزتان را بر اساس کارهای خاص، به دوره‌های زمانی تقسیم کنید. در هر دوره بر یک و فقط بر یک کار تمرکز کنید.

از زمان‌بندی برای مدیریت روز کاری‌تان استفاده کنید

اگر عادت دارید چند کار را همزمان انجام دهید، متوقف کردن زمان، بهترین راه شما برای داشتن تمرکز بیشتر در طول روز است.

 به برنامه‌ریزی خود پایبند باشید

روزتان را بر اساس کارهای خاص، به دوره‌های زمانی تقسیم کنید. در هر دوره بر یک و فقط بر یک کار تمرکز کنید. به‌ عنوان‌ مثال، اگر کارتان تمیز کردن آشپزخانه است در زمانی که برای این کار در نظر گرفته‌اید، اصلا نباید ایمیل‌تان را چک کنید. می‌توانید دوره زمانی دیگری را به چک کردن ایمیل‌تان اختصاص دهید! می‌توانید به‌ این‌ ترتیب عمل کنید که ۲۵ دقیقه بر کارتان تمرکز کرده و سپس ۵ دقیقه استراحت کنید. می‌توانید پس از هر ۴ دوره کاری، استراحت طولانی‌تری داشته باشید. این بهترین روش برای شروع زمان‌بندی است.

با ۵ تا ۱۰ دقیقه کار و تمرکز شروع کنید؛ سپس این زمان را به ۳۰ دقیقه برسانید. حقیقت این است که برخی افراد به تمرکز بر کارشان بدون حواس‌پرتی عادت ندارند. اگر شما نیز چنین هستید، می‌توانید از روش عادت‌های کوچک که در این مقاله در این لینک گفته شد استفاده کنید؛

سپس این روش را تمرین کنید. در اینجا هیچ پاسخ درستی وجود ندارد. مهم، استفاده از روش زمان‌بندی خاصی است که برایتان موثر است. در مرحله بعد و پس از زمان‌بندی، شاید برای‌تان دشوار باشد که برای انجام هر کار، زمانی را در نظر بگیرید. اگر کاری که در دست دارید بیشتر از ۲۵ دقیقه طول می‌کشد می‌توانید روش ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت را چندین بار تکرار کنید. آن‌قدر این کار را انجام دهید تا بتوانید بهتر در مورد زمان مورد نیاز برای انجام کارها پیش‌بینی کنید.

داشتن برنامه ریزی مناسب

در پایان، روشی دیگر برای زمان‌بندی این است که یک روز (بخشی از یک روز) را فقط به انجام یک کار اختصاص دهید. چنانچه می‌بینید روش‌های بسیاری برای زمان‌بندی وجود دارد؛ پس مهم، وارد عمل شدن است.

همچنین بخوانید :  برنامه ریزی تحصیلی (درسی) | برنامه ریزی برای موفقیت در درس و امتحان

مهم‌ترین کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید

زمان‌بندی، هنگامی بسیار موثر است که با تعداد کمی از کارها روبه‌رو باشید. متاسفانه، ما در دنیای امروز به‌ندرت چنین شرایطی داریم و در دنیای واقعی به‌ندرت این راحتی را تجربه می‌کنیم.

بیشتر ما مجبوریم کارهای بسیاری را انجام دهیم و به همین دلیل اختصاص دادن تمام یک روز تنها به یک کار، دشوار است.

الویت بندی در کارها

در این صورت، هر روز می‌توانید کارهای‌تان را با اولویت‌بندی شروع کنید.

ابتدا به لیست برنامه‌های خود نگاه کنید و ببینید در کدام یک از ساعت‌های روز بیشترین بازدهی را دارید و آن زمان‌ها را به کارهای مهم و ضروری اختصاص دهید. بیشتر افراد معمولا در ابتدای روز انرژی بیشتری دارند و بهتر کار می‌کنند؛ اما برخی از افراد نیز عصر یا شب تمرکز زیادی دارند و در آن زمان بهتر کار می‌کنند.

برای شروع، هنگامی‌ که به محل کارتان می‌رسید، ۵ دقیقه از وقت‌تان را به تنظیم فهرستی کوچک از اولویت‌های‌تان اختصاص دهید. این فهرست باید این موارد را شامل شود:

۱- کارهایی که در تاریخ مشخصی باید به پایان برسند؛ مانند گزارش‌هایی که تا پایان روز باید آماده شوند.

۲- کارهایی که بخشی از یک پروژه مهم هستند؛ مانند تماس با یک مشتری خاص.

۳- کارهایی که بخشی از مسئولیت‌های روزانه‌تان هستند؛ مانند پاسخ به ایمیل‌ها.

۴- کارهایی که از قبل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی‌ شده‌اند؛ مانند جلسات. موارد این فهرست به شغل‌تان بستگی دارد.

تجربه‌های شما در زمینه کاریتان به شما کمک می‌کند که زمان لازم برای وقایع پیش‌بینی‌نشده را به‌صورت دقیق مشخص کنید.

زمانی را به وقایع پیش‌بینی نشده اختصاص دهید

تجربه‌های شما در زمینه کاریتان به شما کمک می‌کند که زمان لازم برای وقایع پیش‌بینی‌نشده را به‌صورت دقیق مشخص کنید. هر اندازه که شغل شما غیرقابل پیش‌بینی باشد، مدت زمان بیشتری را باید برای وقایع پیش‌بینی‌نشده در نظر بگیرید. به این نکته توجه داشته باشید که اگر وقت کافی برای این وقایع در نظر نگیرید، مجبور می‌شوید مدت زمان بیشتری را در محل کار خود باقی بمانید. 

اگر در طول روز زمان خود را مدیریت کنید و آن را هدر ندهید، می‌توانید مدت زمان کمتری را برای اتفاقات غیر‌منتظره در نظر بگیرید.قرار دادن مدت زمان خالی میان برنامه این امکان را به شما می‌دهد که در برنامه خود تغییر ایجاد کنید و برای حل مسائل انعطاف‌پذیرتر باشید.

برای وقت آزاد خود برنامه‌ریزی کنید

بهتر است از زمان‌های باقیمانده برای رشد فردی و انجام کارها برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنید. برای این کار لیست اولویت‌بندی کارهای خود را نگاه کنید و اهداف شخصی خود را مرور کنید.

برای خود پاداش در نظر بگیرید

اگر متناسب با کارهایی که انجام می‌دهید برای خود پاداش در نظر بگیرید، انگیزه می‌گیرید و مغز شما از انجام دادن کارها طبق برنامه‌ خسته نمی‌شود. بهتر است میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید و از تجربه‌هایی که به دست می‌آورید برای پیشرفت خود استفاده کنید.

تجربه‌های خود را یادداشت کنید

نوشتن تجربه‌های کاری گذشته باعث می‌شود برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای کارهای خود داشته باشید. علاوه بر این موارد در نوشتن رزومه کاری نیز به شما کمک می‌کند.


اما به خاطر سپردن چند نکته ضروری است:

همه کارها ارزش یکسانی ندارند. کارهای مهم و آن‌هایی که نتیجه آنی دارند باید نسبت به کارهای دیگر در اولویت قرار بگیرند.

به خاطر سپردن چند نکته ضروری

شاید دو کار از نظر اهمیت باهم برابر باشند، اما کدام‌ یک باید اول انجام شود؟ برخی افراد دوست دارند در ابتدای روز کارهای کوچک را انجام دهند و پس از به دست آوردن این موفقیت‌های کوچک، این موارد را از فهرست‌شان حذف کنند.

آن‌ها با انجام این کار انرژی می‌گیرند و احساس موفقیت می‌کنند اما شما می‌توانید کارهای بزرگ‌تر و سخت‌تر را پیش از بقیه کارها انجام دهید.

هدف‌تان این است که مبادا تصمیمی بگیرید که شما را تشویق کند تا کارهایی را که دوست ندارید به تعویق بیندازید.

الویت بندی کارها

چنان‌که قبلا هم گفتیم، اولویت‌بندی کارهای‌تان بر اساس میزان انرژی لازم اهمیت بسیار دارد.

همچنین بخوانید :  هشت دلیل برای تنظیم یک برنامه روزانه
به این نوشته امتیاز دهید
[تعداد: 5   میانگین:  4.8/5]

2 پاسخ به “چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟”

  1. nomovim@gmail.com گفت:

    عالی بود

  2. leqauddin گفت:

    سپاس و درود برشما
    خیلی ها آزموده وعالی است

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *