چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چه زمانی را به کارهایی اختصاص دهیم که به انرژی کمتری نیاز دارند؟

پس‌ از آنکه توانستید بر مهم‌ترین کارهایتان تمرکز (در این لینک در مورد تمرکز بیشتر بخوانید.)  و برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید (در این لینک بیشتر بخوانید.)، می‌توانید به کارهایی فکر کنید که مهم هستند، اما ضروری نیستند.

پیشنهاد ما این است که از این کارها نیز فهرستی تهیه کنید و هنگامی‌که زمان کمی در اختیاردارید، به انجام آن‌ها بپردازید.

به‌طورکلی، بهتر است انجام کارهای کم‌اهمیت را به زمان‌هایی اختصاص دهید که کم انرژی هستید؛

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

بدین معنا که آن‌ها را در ساعات پایانی روز و یا پس از تکمیل یک کار پرزحمت انجام دهید. در این ساعات، شما چندان پرتوان نیستید، پس باید کاری را انجام دهید که به تمرکز زیادی نیاز ندارد. برای انجام این کارها، چند پیشنهاد دارم:

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

۱٫ همچنان از این کارها فهرستی تهیه کنید؛

۲٫ تنها به حافظه‌تان اعتماد نکنید. اگر لازم است کاری انجام دهید آن را به فهرستتان اضافه کنید؛

۳٫ کارها را بر اساس اولویت در فهرستتان تنظیم کنید. مهم‌ترین و ضروری‌ترین کارها را اول انجام دهید؛

۴٫ این فهرست را همیشه در دسترستان قرار دهید؛

۵٫ کارهایی را که انجام می‌دهید از فهرست حذف کنید؛

۶٫ مواردی را که به زمان کمی نیاز دارند به ذهن بسپارید تا به‌محض داشتن زمانی هرچند اندک، به انجام آن‌ها بپردازید؛

۷٫ این فهرست را مرتباً بازنویسی کنید. این کار به شما فرصت می‌دهد تا دوباره به تک‌تک موارد فکر کنید. روش‌های بسیاری برای مدیریت فهرستتان وجود دارد. هرروز را با تعیین کارهای مهم‌تری که در اولویت هستند شروع کنید؛ سپس انرژی‌تان را صرف انجام آن‌ها کنید.

روز کاری‌تان را مرور کنید.

روز کاری‌تان را مرور کنید.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

در پایان هرروز، ۵ تا ۱۰ دقیقه را به‌مرور کارهایی که انجام داده‌اید اختصاص دهید. می‌توانید این کار را پیش از خروج از دفتر کارتان و رفتن به خانه انجام دهید.

اگر در خانه کار می‌کنید، این ارزیابی را می‌توانید پس از خوابیدن بچه‌ها انجام دهید. در هر شرایطی، مرور روز کاری باید بخش بسیار مهمی از برنامه روزانه‌تان را تشکیل دهد.

در طول این مدت می‌توانید:

  • درباره کارهای مرتبط با پروژه‌ای خاص صحبت کنید؛
  • کارهایی را که انجام داده‌اید ارزیابی کنید؛
  • فهرست روز بعدتان را ارزیابی کنید؛
  • ایمیلتان را چک کنید؛
  • اتاق کارتان را مرتب کنید؛
  • مهم‌ترین کارهای روز بعد را تعیین کنید.

مرور پایان روز، کاری است که بسیاری از مردم، آن را نادیده می‌گیرند، اما برای افزایش بازدهی بسیار ضروری است. اگر هرروز زمان انجام هر کار را به‌درستی پیش‌بینی کنید می‌توانید درک کنید برای موفقیت شغلی‌تان دقیقاً چه‌کاری اهمیت دارد. اما اگر در پایان روز مشخص شود فقط یک مورد از کارهای مهم را انجام داده‌اید لازم است رویکرد کاری‌تان را تغییر دهید.

در چنین مواقعی باید چند سؤال از خودتان بپرسید:

  • آیا در مورد زمان لازم برای انجام هر کار پیش‌بینی درستی داشته‌ام؟
  • چه عاملی باعث شد از انجام کارهای مهم غافل شوم؟
  • آیا وظایف روزانه‌ای هست که بتوانم حذف کنم یا به فرد دیگری بسپارم؟
  • اگر می‌توانستم امروز را از نو شروع کنم چه‌کار متفاوتی انجام می‌دادم؟

از اینکه بپذیرید روز کاری‌تان طبق برنامه‌ریزی‌ها پیش نرفته، نترسید در عضو روزتان را مرور کنید تا در صورت لزوم تغییرات لازم را انجام دهید. روز بعد فرصتی برای ایجاد این تغییرات ضروری است.

از زمان‌بندی برای مدیریت روز کاری‌تان استفاده کنید.

اگر عادت دارید چند کار را هم‌زمان انجام دهید، متوقف کردن زمان، بهترین راه شما برای داشتن تمرکز بیشتر در طول روز است.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

باید به‌این‌ترتیب عمل کنید:

روزتان را بر اساس کارهای خاص، به دوره‌های زمانی تقسیم کنید. در هر دوره بر یک و فقط بر یک کار تمرکز کنید. به‌عنوان‌مثال، اگر کارتان تمیز کردن آشپزخانه است

درزمانی که برای این کار در نظر گرفته‌اید، اصلاً نباید ایمیلتان را چک کنید. می‌توانید دوره زمانی دیگری را به چک کردن ایمیلتان اختصاص دهید! می‌توانید به‌این‌ترتیب عمل کنید که ۲۵ دقیقه بر کارتان تمرکز کرده و سپس ۵ دقیقه استراحت کنید. می‌توانید پس از هر ۴ دوره کاری، استراحت طولانی‌تری داشته باشید. این بهترین روش برای شروع زمان‌بندی است.

روش دیگر این است که:

با ۵ تا ۱۰ دقیقه کار و تمرکز شروع کنید؛ سپس این زمان را به ۳۰ دقیقه برسانید. حقیقت این است که برخی افراد به تمرکز بر کارشان بدون حواس‌پرتی عادت ندارند. اگر شما نیز چنین هستید، می‌توانید از روش عادت‌های کوچک که در این مقاله در این لینک گفته شد استفاده کنید؛

سپس این روش را تمرین کنید. در اینجا هیچ پاسخ درستی وجود ندارد. مهم، استفاده از روش زمان‌بندی خاصی است که برایتان مؤثر است. در مرحله بعد و پس از زمان‌بندی، شاید برایتان دشوار باشد که برای انجام هر کار، زمانی را در نظر بگیرید. اگر کاری که در دست دارید بیشتر از ۲۵ دقیقه طول می‌کشد می‌توانید روش ۲۵ دقیقه کار و ۵ دقیقه استراحت را چندین بار تکرار کنید. آن‌قدر این کار را انجام دهید تا بتوانید بهتر در مورد زمان موردنیاز برای انجام کارها پیش‌بینی کنید.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

در پایان، روشی دیگر برای زمان‌بندی این است که یک روز (بخشی از یک روز) را فقط به انجام یک کار اختصاص دهید. چنانچه می‌بینید روش‌های بسیاری برای زمان‌بندی وجود دارد؛ پس مهم، وارد عمل شدن است.

مهم‌ترین کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.

زمان‌بندی، هنگامی بسیار مؤثر است که با تعداد کمی از کارها روبه‌رو باشید. متأسفانه، ما در دنیای امروز به‌ندرت چنین شرایطی داریم و در دنیای واقعی به‌ندرت این راحتی را تجربه می‌کنیم.

بیشتر ما مجبوریم کارهای بسیاری را انجام دهیم و به همین دلیل اختصاص دادن تمام یک روز تنها به یک کار، دشوار است.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

آیا در مورد شما نیز چنین است؟

در این صورت، هرروز می‌توانید کارهایتان را با اولویت‌بندی شروع کنید.

برای شروع، هنگامی‌که به محل کارتان می‌رسید، ۵ دقیقه از وقتتان را به تنظیم فهرستی کوچک از اولویت‌هایتان اختصاص دهید. این فهرست باید این موارد را شامل شود:

۱٫ کارهایی که در تاریخ مشخصی باید به پایان برسند. (مانند گزارش‌هایی که تا پایان روز باید آماده شوند)؛

۲٫ کارهایی که بخشی از یک پروژه مهم هستند. (مانند تماس با یک مشتری خاص)؛

۳٫ کارهایی که بخشی از مسئولیت‌های روزانه‌تان هستند. (مانند پاسخ به ایمیل‌ها)؛

۴٫ کارهایی که از قبل برنامه‌ریزی و زمان‌بندی‌شده‌اند (مانند جلسات)؛ موارد این فهرست به شغلتان بستگی دارد


اما به خاطر سپردن چند نکته ضروری است:

همه کارها ارزش یکسانی ندارند. کارهای مهم و آن‌هایی که نتیجه آنی دارند باید نسبت به کارهای دیگر در اولویت قرار بگیرند.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

شاید دو کار ازنظر اهمیت باهم برابر باشند، اما کدام‌یک باید اول انجام شود؟ برخی افراد دوست دارند در ابتدای روز کارهای کوچک را انجام دهند و پس از به دست آوردن این موفقیت‌های کوچک، این موارد را از فهرستشان حذف کنند.

آن‌ها با انجام این کار انرژی می‌گیرند و احساس موفقیت می‌کنند. اما شما می‌توانید کارهای بزرگ‌تر و سخت‌تر را پیش از بقیه کارها انجام دهید.

هدفتان این است که مبادا تصمیمی بگیرید که شمارا تشویق کند تا کارهایی را که دوست ندارید به تعویق بیندازید.

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم

چنانکه قبلاً هم گفتیم، اولویت‌بندی کارهایتان بر اساس میزان انرژی لازم اهمیت بسیار دارد.

این کار را با توجه به ریتم شبانه‌روزی که در لینک درباره آن صحبت کردیم انجام دهید. سپس باید با توجه به کارهایتان، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. می‌توانید برای هرروز، سه کار مهم را در نظر بگیرید.

۲ پاسخ به “چگونه به برنامه‌ریزی خود پایبند باشیم؟”

  1. nomovim@gmail.com گفت:

    عالی بود

  2. leqauddin گفت:

    سپاس و درود برشما
    خیلی ها آزموده وعالی است

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *