مدیران چگونه میتوانند روشهای بازخورد دادن خود را بهبود دهند؟
نشان دادن عکسالعمل یا بازخورد، رفتاری است که باعث برقراری توازن در کار میشود. بهتر است هنگام ارائه بازخورد به کارمندان شفاف باشید اما با آنها بیادبانه صحبت نکنید. سعی کنید با مهربانی رفتار کنید اما نباید کاری کنید که کارمندان نتوانند منظور شما را به خوبی درک کنند و سردرگم شوند. قبل از اینکه بخواهید منظور خود را با فریاد و عصبانیت منتقل کنید، به عنوان رهبر باید رفتارهای متوازن داشته باشید؛ زیرا روشهای بازخورد دادن شما اهمیت زیادی برای کارمندان دارد.
مدیران و رهبران فرصت دارند که رفتارهای خوب را در خود ایجاد کنند. آنها این قدرت را دارند که رفتارهای خود را بهبود دهند و به رشد و پیشرفت دیگران نیز کمک کنند. در چند سال اخیر تغییرات زیادی در دیدگاه و تفکر افراد درباره نحوه ارائه بازخورد به کارمندان ایجاد شده است. در گذشته مدیران عملکرد کارمندان را پس از ۶ ماه یا پایان سال بررسی میکردند و بازخوردها را به آنها ارائه میکردند. اما امروزه این بازخوردها برای کارمندان کاربردی ندارد.
امروزه با پیشرفت فناوری تغییرات زیادی در عملکرد مدیران ایجاد شده است. این تغییرات باعث شده است تا مدیران بتوانند در طول سال، طول ماه، هفته و حتی روزهای کاری به کارمندان خود بازخورد دهند. این کار باعث میشود عملکرد افراد، گروهها و سازمانها به صورت مستمر بهبود پیدا کند. از آنجایی که دسترسی به این ابزار در اولین گام اهمیت زیادی دارد، ارائه بازخورد زمانی تاثیر دارد که ارائهدهندگان و دریافتکنندگان آن بتوانند درک درستی از شیوههای درست و غلط ارائه و دریافت بازخورد داشته باشند. در ادامه مطلب چند نکته کاربردی ارائه میکنیم که به مدیران کمک میکند با روشهای بازخورد دادن به صورت موثر به کارمندانکار خود را ارائه کنند.
زمانی که عکسالعمل خود را به کارمندان نشان میدهید، سعی کنید تا حدی که میتوانید روشن و واضح صحبت کنید.
۱- شفاف عمل کنید
زمانی که عکسالعمل خود را به کارمندان نشان میدهید، سعی کنید تا حدی که میتوانید روشن و واضح صحبت کنید. ممکن است این نکته ساده و ابتدایی به نظر برسد اما در نظر نگرفتن آن باعث میشود نتیجه معکوس بگیرید. جدا از این مسئله که بازخورد شما درباره رفتار شخصی یا پروژه خاصی است باید بتوانید بازخورد خود را روشن و شفاف ارائه کنید. باید بدانید که با بازخورد خود میخواهید چه پیامی را منتقل کنید و چه نتیجه مطلوبی را کسب کنید. بازخوردهای شما باید معنیدار باشد تا افراد را به درستی هدایت کند. در نظر داشته باشید که کارمندان نمیتوانند ذهن شما را بخوانند؛ بنابراین نکاتی که در نظر دارید را به صراحت بیان کنید.
نتایج نظرسنجیهایی که از تعداد زیادی افراد در انجمن صنعت و فناوری کامپیوتر انجام شده است نشان میدهد مهارتهای ارتباطی ضعیف باعث شکست بسیاری از پروژههای فناوری اطلاعات میشوند. جالب است بدانید سوتفاهمهایی که بین کارمندان ایجاد میشود، باعث ایجاد سالانه حدود ۳۷ میلیارد دلار خسارت میشود.
۲- جلسات را به صورت منظم برگزار کنید
یکی از مهمترین کارهایی که مدیران باید انجام دهند برگزاری جلسات منظم است. این جلسهها بهترین راه برای ایجاد روابط و گفتوگو درباره انواع مشکلات و چالشهای کاری است و از ایجاد سوتفاهمهای بزرگتر جلوگیری میکند.
بهترین جلسات کاری، جلسههایی هستند که درباره رفاه کار و بررسی عواملی که به بهبود نیاز دارند برگزار میشوند. بهترین مدیران نیز مدیرانی هستند که به جای قرار گرفتن در مقابل افراد، آنها را از پشتسر همراهی میکنند. برای مثال از کارمندان میپرسند هفته کاری که گذراندید چطور بود؟ چه اتفاقاتی پیش آمد که مجبور شدید آنها را حل کنید؟ آیا لحظات خوبی داشتید؟ حجم کاری شما چقدر است؟ کار کردن روی این پروژه چطور بود؟ کاری هست که از انجام آن لذت نبرید؟ کاری هست که بخواهید آن را بیشتر انجام دهید؟ و غیره.
آنها سپس به پاسخ کارمندان گوش میکنند و دوباره از آنها سوال میپرسند. به مرور زمان این جلسات به فضاهای امنی تبدیل شدند که افراد در آنها فرصت داشتند که آزادانه صحبت کنند و بدون استرس با همکاران خود مشورت کنند. برگزاری این جلسات نقش زیادی در افزایش بهرهوری کارمندان دارد. اگر شما نیز رهبر سازمان یا شرکت هستید و تاکنون این جلسات را برگزار نکردید بهتر است آن را امتحان کنید.
مدیرانی که احساس همدلی دارند به راحتی میتوانند موقعیت افراد را درک کنند و با روشهای بازخورد دادن به صورت درست به پیشرفت افراد کمک کنند.
۳- هوش هیجانی خود را تقویت کنید
برخی از مدیران با ارائه بازخورد به صورت شفاف موافق هستند؛ اما به خوبی سخن نمیگویند. توجه داشته باشید افرادی که نمیتوانند با آرامش بازخوردها را ارائه دهند ممکن است وضعیت را بدتر کنند. شما به عنوان مدیر سازمان قدرت بیشتری نسبت به کارمندان دارید. این مسئله تاثیر زیادی بر ماهیت گفتوگو دارد و باعث میشود کارمندان به راحتی نتوانند با شما صحبت کنند. بهتر است در این شرایط از هوش هیجانی خود استفاده کنید و محیطی را ایجاد کنید که در آن کارمندان به راحتی بتوانند نظر خود را با شما به اشتراک بگذارند.
همدلی یکی از ویژگیهای مدیران و رهبران سازمانهای موفق است. مدیرانی که احساس همدلی دارند به راحتی میتوانند موقعیت افراد را درک کنند و به پیشرفت افراد کمک کنند. آنها میتوانند افرادی که ناعادلانه رفتار میکنند را به چالش بکشند و به آنها بازخوردهای سازنده دهند. علاوه بر این موارد مدیران موفق همیشه به صحبتهای کارکنان به خوبی گوش میدهند.
اگر میخواهید افراد تیم به شما وفادار باشند و همیشه احترام بگذارند در هر شرایطی با آنها همدلی کنید و نشان دهید که احساسات آنها برای شما مهم است. برای این کار ابتدا باید خود را در موقعیت افراد قرار دهید. این کار به تمرین بیشتری نیاز دارد. برای مثال باید به زبان بدن خود نیز توجه داشته باشید. به بیان سادهتر زبان بدن به افراد نشان میدهد که نظر شما نسبت به اتفاقاتی که به تازگی رخ داده است مثبت یا منفی است.
بنابراین یادگیری زبان بدن میتواند یک مهارت خوب برای رهبران باشد تا با استفاده از آن بتوانند روشهای ارائه بازخورد را بهبود دهند. با این کار متوجه میشوند که احساسات افراد در موقعیتهای مختلف چگونه است. مدیران با استفاده از مهارتهای زبان بدن میتوانند به درستی تصمیم بگیرند و واکنش دهند. برای مثال ممکن است به یکی از کارمندان خود بگویید که چند روز اضافهکاری کند. او با اینکه با سخنان شما موافقت میکند ممکن است ناامید شود. اگر شما احساسات او را به خوبی درک کنید میتوانید در زمان مناسب پاسخ درستی به او بدهید و کارهای او را جبران کنید.
اگر شما به عنوان مدیر سازمان به رفتارهای خوب کارمندان توجهی نکنید آنها نیز به مرور زمان انرژی خود را از دست میدهند.
۴- یکی از روشهای بازخورد دادن قدردانی از کارمندان می باشد
گاهیاوقات از کارمندان به خاطر کارهای خوبی که انجام میدهند تشکر کنید. برای مثال از اینکه هر روز به موقع در محل کار حاضر میشوند و برای شرکت ارزش قائل هستند قدردانی کنید. طبق نتایجی که از نظرسنجی گالوپ به دست آمده است حدود ۶۸ درصد کارمندانی که معتقد بودند مدیر بر نقاط قوت آنها تمرکز میکند، برای شرکت فداکارانه کار کردند. همچنین حدود ۳۱ درصد کارمندانی که معتقد بودند که مدیر بر نقاط ضعف آنها تمرکز میکند تعهدی به شرکت نداشتند.
اگر شما به عنوان مدیر سازمان به رفتارهای خوب کارمندان توجهی نکنید آنها نیز به مرور زمان انرژی خود را از دست میدهند. بسیاری از کارمندان با سابقه درخشان وجود داشتهاند اما زمانی که مدیران آنها تلاشهای فداکارانهای را که داشتند نادیده گرفتند، شکست خوردند و برای موفقیت تلاشی نکردند. بنابراین بهتر است از کارها و رفتارهای خوب کارمندان قدردانی کنید.
قدردانی کردن از کارهای خوب کارمندان باعث افزایش بهرهوری آنها میشود. آنها با این کار احساس ارزشمندی میکنند و بیشتر تلاش میکنند. نتایج پژوهشی که بهوسیله محققان دانشگاه واریک لندن انجام شده است نشان میدهد کارمندانی که احساس رضایت و خوشحالی دارند به طور متوسط ۱۲ درصد کارایی بیشتری نسبت به سایر کارمندان دارند. به همین علت علاقه بیشتری به کارهای خود نشان میدهند. بنابراین قدردانی از کارمندان تاثیر مثبت زیادی برای شما و سازمان دارد.
برخلاف تصور بسیاری از مدیران نیازی نیست که قدردانی خود را با افزایش حقوق بالا یا هدایای گران قیمت نشان دهید. بلکه با برخی روشهای هوشمندانه و ساده میتوانید کارمندان را خوشحال کنید. برای مثال یک راه موثر برای انگیزه دادن به کارمندان، میزان انعطافپذیری شما به عنوان مدیر است. این انعطافپذیری میتواند هنگام مرخصی یا انجام دادن کاری که با آن موافق نیستید باشد. میزان انعطافپذیری شما این پیام را به کارمندان منتقل میکند که آنها در یک فضای کاری سخت و پراسترس قرار ندارند. در نتیجه افراد ارتباط بهتری با محیط کار برقرار میکنند.
زمانی که میخواهید درباره کار یک کارمند بازخورد دهید طوری رفتار نکنید که به شخصیت او توهین شود.
۵- عکسالعملهای خود را نسبت به کار نشان دهید
برخی از مدیران به جای روشهای بازخورد دادن به کار کارمندان، به رفتار آنها بازخورد میدهند. زمانی که میخواهید درباره کار یک کارمند بازخورد دهید طوری رفتار نکنید که به شخصیت او توهین شود. سعی کنید شخصیت فرد را از کار متمایز کنید. به بیان سادهتر درباره کارهای افراد نظر دهید و محترمانه صحبت کنید.
برای مثال اگر از طراحیهای گرافیست شرکت خوشتان نیامد به جای اینکه به او بگویید: «من از اصلا از این پوستری که طراحی کردی خوشم نیامد» یا «چرا متوجه نشدی که منظور من چه چیزی بوده است؟» میتوانید بگویید: «من به این شیب رنگی علاقه ندارم» یا «من تصور میکنم پوستر تبلیغاتی تاثیری که میخواهم را ندارند؛ زیرا مخاطبان نمیتوانند با آن به خوبی ارتباط برقرار کنند.»
این حرفها تاثیر بیشتری بر افراد دارد و باعث میشود بازخوردهای شما به جای شخصیت، به کار افراد مربوط باشد.علاوه بر این موارد استفاده از این راهبرد به همراه مقدار مناسبی هوش هیجانی باعث میشود مسیر شغلی مناسب برای کارمندان ترسیم شود. الیزابت گیلبرت نویسنده کتاب «بخور، دعا کن و عشق بورز» در یکی از سخنرانیهای خود میگوید: «برای حفظ امنیت روحی و روانی افراد باید خالق اثر را از نبوغ متمایز کنیم.» او در ادامه میگوید: «رومیهای باستان تصور میکردند نابغهها افراد باهوشی هستند. آنها معتقد بودند که نبوغ، ماهیت الهی دارد، به صورت نامرئی به هنرمندان کمک میکند و محصول نهایی او را کامل میکند. به همین علت میگفتند که هنرمند در مقابل هر چیزی مانند خودشیفتگی مصونیت دارد. به بیان سادهتر اگر شما در رم باستان فرد باهوشی بودید، دیگران تصور نمیکردند که همه این اعتبار متعلق به شما است؛ بلکه میدانستند که نبوغ نامرئی شما را هدایت میکند. اگر کار شما به خوبی انجام نمیشد نیز افراد شما را مقصر نمیدانستند؛ زیرا فکر میکردند نبوغ نامرئی شما را تنبل کرده است.»
همانطور که گفته شد شما به عنوان رهبر باید بازخوردهای خود را ارائه کنید؛ زیرا این کار برای حیات سازمان ضروری است. برای این کار باید به روشهای ارائه بازخورد نیز توجه کنید. سعی کنید همیشه روشن، شفاف، با وجدان و متوازن باشید و همیشه به خاطر داشته باشید که بازخوردهای شما نباید به شخصیت افراد توهین کند. بنابراین به جای شخص، کار را نقد کنید.
ما در این مقاله سعی نمودیم به شما دوستان عزیز روشهای بازخورد دادن به طور صحیح را آموزش دهیم. که با تعامل بهتر و درست، کارها به نحوه احسنت پیش بروند.
دیدگاهتان را بنویسید