افسانه multitasking: انجام همزمان کارها

چگونه می‌توانیم سازنده‌تر و پربارتر کار کنیم، بدون این که بر اثر شدت کار فرسوده شویم؟ آیا احساس می‌کنید که در محل کارتان همیشه مشغول هستید؟ آیا تمام روز را به انجام وظایفتان می‌گذرانید؛ اما هنوز هم هنگام ترک شرکت حس می‌کنید که هیچ کاری انجام نداده‌اید؟ همان‌طور که تونی رابینز می‌گوید، اکثر مردم حرکت و فعالیت را با رسیدن به دستاوردها و کارآیی واقعی اشتباه می‌گیرند. به جای این که با وسواس به پر کردن تقویم خود با کارهایی که باید انجام دهید بپردازید، باید روی نتایج مطلوبتان تمرکز کنید و به روشی موثر و سازنده به دنبال اهدافتان باشید. اگر راه‌حل‌های پویای زیر را در برنامه روزانه خود بگنجانید، کارهای بیشتری را به انجام خواهید رساند و احساس رضایت بیشتری در شغل خود خواهید داشت.

روی کارهای مهم تمرکز کنید

چند بار در طول روز هنگامی که مشغول کار هستید، دچار حواس‌پرتی می‌شوید و تمرکز خود را از دست می‌دهید؟ بعضی از این موارد به دلیل ملالت و سر رفتن حوصله هستند. به همین دلیل است که در اینترنت به گشت و گذار می‌پردازید و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید؛ اما موارد دیگری هم وجود دارند که کنترل کمتری روی آنها دارید، مثل جواب دادن به ایمیل‌ها و شرکت در جلسات.

یک روش مبارزه با عوامل بی‌انتهای حواس‌پرتی که هنگام کار با آنها مواجه می‌شوید، این است که هر روز صبح روی کارهایی که می‌توانید در طول آن روز انجام دهید، تمرکز کنید. می‌توانید بهره‌وری خود را با نوشتن کارهایی که روز قبل انجام دادید و تخمینی از زمان انجام آن‌ها، محاسبه کنید. همه چیز را در نظر بگیرید: از زمانی که از خواب بیدار شدید، کارهایی که در شرکت انجام دادید (شامل کلیه مواردی که دچار حواس‌پرتی شدند) و کارهایی که پس از ترک شرکت انجام دادید. این کار به شما تصویر واضحی ارائه می‌کند که روز شما به صورت کلی چگونه خواهد بود. به دنبال کارهایی باشید که به روز بعد منتقل می‌شوند و موارد غافلگیرکننده‌ای که دیگران از شما درخواست کردند که انجام دهید.

وقتی فهمیدید که چه کارهایی باید انجام شوند، به این فکر کنید که چرا باید این کارها را انجام دهید یا این کارها چه هدفی در برنامه کلی شما دارند. می‌خواهید در شرکت ترقی کنید و می‌دانید که به زودی باید ارائه مهمی برای یکی از مشتریان شرکت انجام دهید. یک ارائه عالی چه نتایجی برای شما خواهد داشت؟ به رئیس خود نشان خواهید داد که یکی از اعضای بلندپرواز و باهوش تیم هستید و این توانایی بالقوه را دارید که مشتری را جذب کنید تا این کار در نهایت منجر به ترفیع شما شود.

سپس آن دسته از عوامل حواس‌پرتی را که تحت کنترل شما هستند، قطع کنید. اگر بدانید که باید یک ساعت روی ارائه کار کنید، دیگر نمی‌توانید نیم ساعت در فیسبوک وقت بگذرانید. فکر کردن درباره مواردی که کار شما را به پیش می‌برند، شما را قادر می‌سازد که بر کارهایتان تمرکز بیشتری داشته باشید.

از راه‌حل‌های موثر مدیریت زمان استفاده کنید

ابزار و منابع بهره‌وری مخصوصی وجود دارند که شما را بر برنامه کاریتان مسلط می‌کنند. Chunking یکی از روش‌های اثربخشی است که به افزایش بهره‌وری شما کمک شایانی می‌کند. به جای این که وظایف متعدد موجود در لیست کارهایتان شما را گیج و پریشان کنند، به این لیست نگاه کنید و ببینید که چه مواردی را می‌توان بر اساس نتایج مشابه مطلوب، به صورت یک گروه درآورد. کارهایی را که به نتایج مشابهی می‌رسند، در یک گروه قرار دهید. با طبقه‌بندی فعالیت‌های خود به موارد عملی‌تر، مدت زمان انجام کارهای لیست را به حداقل می‌رسانید و فشار و سختی روز خود را کمتر می‌کنید.

به عنوان مثال، اگر باید به ایمیل‌های زیادی از طرف همکاران خود پاسخ دهید و در outlook قرار جلسه‌ای را با مدیر خود تنظیم کنید، این موارد را در یک گروه قرار دهید. اگر باید وظایفی مانند گرفتن لباس‌ها از خشک‌شویی، خرید از سوپرمارکت، آماده کردن شام برای فرزندان و انجام تمرین‌های ورزشی را پس از ساعت کاری خود انجام دهید، به دنبال راهی برای کنار هم قرار دادن این کارها باشید. آیا می‌توانید هنگام خرید از فروشگاه، یک شام آماده نیز از آنجا تهیه کنید؟ آیا می‌توانید با دوچرخه به خشک‌شویی بروید تا هم ورزش کنید و هم به اهداف تناسب اندامتان برسید؟ دسته‌بندی وظایف بر اساس نتیجه و انجام همزمان آن‌ها، باعث می‌شود که احساس کنید کارهایتان سازمان‌یافته‌تر شده‌اند و بهره‌وری شما هم بهبود یافته است.

چه زمانی «نه» بگویید

موفق‌ترین انسان‌های روی زمین، افرادی نیستند که سعی می‌کنند تمام کارها را انجام دهند، بلکه افرادی هستند که استاد مدیریت زمان هستند و می‌دانند که زمان خود را باید روی انجام کدام کارها سرمایه‌گذاری کنند. از آنجایی که می‌خواهید به عنوان فردی اهل کمک و سازنده در محل کار شناخته شوید، اغلب به هر کاری که از شما خواسته می‌شود جواب مثبت می‌دهید؛ اما در طول زمان متوجه خواهید شد که غذای زیادی در بشقاب شما وجود دارد! که باعث استرس شما می‌شود و تمرکز شما را برای کارهایی که باید انجام دهید، از بین می‌برد. وقتی کاری مطابق برنامه شما نیست و با آن هماهنگی ندارد، یاد بگیرید که به آن «نه» بگویید. در ضمن وظایفی را شناسایی کنید که ضروری هستند، اما به رشد شما کمکی نمی‌کنند. آیا می‌توانید آن‌ها را به شخص دیگری در شرکت محول کنید؟ با کنترل کردن زمان خود و اختصاص آن به موارد ضروری، یاد می‌گیرید که بهره‌وری خود را افزایش دهید.

ساختن عادت‌های بهتر

در آخر، عادت‌های بد خود را شناسایی کنید و سعی کنید عادت‌های مثبتی در خود ایجاد کنید تا آن‌ها را جایگزین عادت‌های منفی کنید. اگر می‌دانید که عصر بهتر می‌توانید کار کنید، صبح‌ها بیشتر بخوابید و عصرها زمان بیشتری در شرکت بمانید. آیا احساس می‌کنید که مغزتان بعد از ورزش کردن، عملکرد بهتری دارد؟ زنگ ساعت خود را برای صبح زود تنظیم کنید و پیش از رفتن به شرکت، به باشگاه ورزشی بروید. وقتی می‌دانید چه چیزهایی به شما احساس رضایت می‌دهند و کارایی شما را در محل کار بیشتر می‌کنند، سعی کنید عادت‌هایی بسازید که شما را به آن سمت هدایت کنند. فعالیت‌هایی را شناسایی کنید که به شما احساس قدرت و سازندگی می‌دهند و تا جایی که می‌توانید، به انجام آن‌ها بپردازید. بخشی از ساختن عادت‌های خوب این است که هرگاه احساس نیاز می‌کنید، وقفه‌ای در کار ایجاد کنید یا مرخصی بگیرید. بدون استراحت منظم و شارژ باتری خود، نمی‌توانید به صورت اثربخشی کار کنید و به نتایج مطلوبتان دست یابید.

اگر در محل کار خود احساس سردرگمی و اشباع می‌کنید و تعداد زیاد کارهایی که باید انجام دهید، شما را دچار استرس کرده است؛ زمان تغییر فرا رسیده است. می‌توانید این تغییر را با پرسیدن سوال زیر از خود شروع کنید: «برای خلق فردایی اثربخش و سازنده، امروز را چگونه باید زندگی کنم؟» (تونی رابینز) سپس تشخیص دهید که چه عادت‌هایی شما را قادر می‌سازند که در مسیر رسیدن به اهدافتان، بازده خود را افزایش دهید و بار اضافی در برنامه کاری خود نگنجانید؟

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *