انجام همزمان کارها
کار آفرینی, کسب و کار

افسانه multitasking : انجام همزمان کارها

[تعداد: 5    میانگین: 3.8/5]

چگونه می توانیم سازنده تر و پربارتر کار کنیم، بدون این که بر اثر شدت کار فرسوده شویم؟ آیا احساس می کنید که در محل کارتان دائماً مشغول هستید؟ آیا تمام روز را به انجام وظایفتان می گذرانید، اما هنوز هم هنگام ترک شرکت حس می کنید که هیچ کاری انجام نداده اید؟ همان طور که تونی رابینز می گوید، اکثر مردم حرکت و فعالیت را با رسیدن به دستاوردها و کارآیی واقعی اشتباه می گیرند. به جای این که با وسواس به پر کردن تقویمتان با کارهایی که باید انجام دهید، بپردازید، باید بر روی نتایج مطلوبتان تمرکز کرده و به روشی موثر و سازنده به دنبال اهدافتان باشید. اگر راه حل های پویای زیر را در برنامه روزانه خود بگنجانید، کارهای بیشتری را به انجام رسانده و در شغلتان احساس رضایت بیشتری خواهید داشت.

بر روی کارهای مهم تمرکز کنید

چند بار در طول روز هنگامی که مشغول کار هستید، دچار حواس پرتی می شوید و تمرکز خود را از دست می دهید؟ بعضی از این موارد به دلیل ملالت و سر رفتن حوصله هستند. به همین دلیل است که در اینترنت به گشت و گذار می پردازید و حساب های رسانه های اجتماعی خود را چک می کنید. اما موارد دیگری هم وجود دارند که کنترل کمتری بر روی آنها دارید، مثل جواب دادن به ایمیل ها و شرکت در جلسات.

یک روش مبارزه با عوامل بی انتهای حواس پرتی که در سر کار با آنها مواجه می شوید، این است که هر روز صبح بر روی کارهایی که می توانید در طول آن روز انجام دهید، تمرکز کنید. می توانید بهره وری خود را با نوشتن کارهایی که روز قبل انجام دادید و تخمینی از زمان انجام آنها، محاسبه کنید. همه چیز را در نظر بگیرید: از زمانی که از خواب بیدار شدید، کارهایی که در شرکت انجام دادید (شامل کلیه مواردی که دچار حواس پرتی شدید) و کارهایی که پس از ترک شرکت انجام دادید. این کار به شما تصویر واضحی ارائه می کند که روز شما به صورت کلی چگونه خواهد بود. به دنبال کارهایی بگردید که به روز بعد منتقل می شوند و موارد غافلگیرکننده ای که دیگران از شما درخواست کردند که انجام دهید.

وقتی فهمیدید که چه کارهایی باید انجام شوند، به این فکر کنید که چرا باید این کارها را انجام دهید یا این کارها چه هدفی در برنامه کلی شما دارند. می خواهید در شرکت ترقی کنید و می دانید که به زودی باید ارائه مهمی برای یکی از مشتریان شرکت انجام دهید. یک ارائه عالی چه نتایجی دربر خواهد داشت؟ به رئیستان نشان خواهید داد که یکی از اعضای بلندپرواز و باهوش تیم بوده و این توان بالقوه را دارا هستید که مشتری را جذب کنید که آن هم سرانجام منجر به ترفیع شما خواهد شد.

سپس آن دسته از عوامل حواس پرتی را که تحت کنترل شما هستند، قطع کنید. اگر بدانید که باید یک ساعت بر روی ارائه کار کنید، دیگر نمی توانید نیم ساعت در فیسبوک وقت بگذرانید. فکر کردن درباره مواردی که کار شما را به پیش می برند، شما را قادر می سازد بر روی کارهایتان تمرکز بیشتری داشته باشید.

از راه حل های موثر مدیریت زمان استفاده کنید

ابزار و منابع بهره وری مخصوصی وجود دارند که شما را بر برنامه کاریتان مسلط می کنند. Chunking یکی از روش های اثربخشی است که به افزایش بهره وری شما کمک شایانی می کند. به جای این که وظایف متعدد موجود در لیست کارهایتان شما را گیج و پریشان کنند، به این لیست نگاه کنید و ببینید که چه مواردی را می توان بر اساس نتایج مشابه مطلوب، به صورت یک گروه درآورد. کارهایی را که به نتایج مشابهی می رسند، در یک گروه قرار دهید. با طبقه بندی کردن فعالیت های خود به موارد عملی تر، مدت زمان انجام کارهای لیست را به حداقل رسانده و فشار و سختی روز خود را کمتر می کنید.

به عنوان مثال، اگر باید به ایمیل های زیادی از طرف همکارانتان پاسخ دهید و ضمناً در outlook قرار جلسه ای را با مدیر خود تنظیم کنید، این موارد را در یک گروه قرار دهید. اگر باید به وظایفی پس از ساعت کاری خود در شرکت رسیدگی کنید، مانند گرفتن لباسهایتان از خشک شویی، خرید از سوپرمارکت، آماده کردن شام برای فرزندانتان و انجام تمرین های ورزشی، به دنبال راهی برای کنار هم قرار دادن این کارها باشید. آیا می توانید هنگام خرید از فروشگاه، یک شام آماده نیز از آنجا تهیه کنید؟ آیا می توانید با دوچرخه به خشک شویی بروید تا هم ورزش کرده و به اهداف تناسب اندامتان برسید و هم لباس های خود را تحویل بگیرید؟ دسته بندی وظایف بر اساس نتیجه و انجام همزمان آنها، باعث می شود که احساس کنید کارهایتان سازمان یافته تر می شوند و بهره وری شما هم بهبود خواهد یافت.

چه زمانی «نه» بگویید

موفق ترین انسان های روی زمین، افرادی نیستند که سعی می کنند تمام کارها را انجام دهند، بلکه افرادی هستند که استاد مدیریت زمان بوده و می دانند که زمان خود را باید بر روی انجام کدام کارها سرمایه گذاری کنند. از آنجایی که می خواهید به عنوان فردی اهل کمک و سازنده در محل کار شناخته شوید، اغلب به هر کاری که از شما خواسته می شود، جواب مثبت می دهید. اما در طول زمان متوجه خواهید شد که غذای زیادی در بشقابتان وجود دارد! که باعث استرس شما شده و تمرکز شما را برای کارهایی که باید انجام دهید، از بین می برد. وقتی کاری مطابق برنامه شما نیست و با آن هماهنگی ندارد، یاد بگیرید که به آن «نه» بگویید.

ضمناً وظایفی را شناسایی کنید که ضروری بوده، اما به رشد شما کمکی نمی کنند. آیا می توانید آنها را به شخص دیگری در شرکت محول کنید؟ با کنترل کردن زمان خود و اختصاص آن به موارد ضروری، یاد می گیرید که بهره وری خود را افزایش دهید.

ساختن عادات بهتر

در آخر، عادات بد خود را شناسایی کرده و سعی کنید عادات مثبتی در خود ایجاد کرده و جایگزین عادات منفی کنید. اگر می دانید که عصرهنگام بهتر می توانید کار کنید، صبح ها بیشتر بخوابید و عصرها زمان بیشتری در شرکت بمانید. آیا احساس می کنید که مغزتان بعد از ورزش کردن، عملکرد بهتری دارد؟ زنگ ساعت خود را برای صبح زود تنظیم کنید و پیش از رفتن به شرکت، به باشگاه ورزشی بروید. وقتی می دانید چه چیزهایی به شما احساس رضایت داده و کارآیی شما را در محل کار بیشتر می کنند، سعی کنید عاداتی بسازید که شما را به آن سمت هدایت کنند. فعالیت هایی را شناسایی کنید که به شما احساس قدرت و سازندگی می دهند و تا می توانید، به انجام آنها بپردازید. بخشی از ساختن عادات خوب این است که هرگاه احساس نیاز می کنید، وقفه ای در کار ایجاد کرده یا مرخصی بگیرید. بدون استراحت منظم و شارژ باتری هایتان نمی توانید به صورت اثربخشی کار کنید و به نتایج مطلوبتان دست یابید.

اگر در محل کار خود احساس سردرگمی و اشباع می کنید و تعداد زیاد کارهایی که باید انجام دهید، شما را دچار استرس کرده، زمان تغییر فرا رسیده است. می توانید این تغییر را با پرسیدن سوال زیر از خود شروع کنید:

«برای خلق فردایی اثربخش و سازنده، امروز را چگونه باید زندگی کنم؟» (تونی رابینز)

سپس تشخیص دهید که چه عاداتی شما را قادر می سازند بازده خود را افزایش دهید، در حالی که به سوی اهدافتان حرکت می کنید، و بدون این که بار اضافی در برنامه کاری خود بگنجانید.

 

تیم تولید محتوا

نویسنده تیم تولید محتوا

مطالعه شریف بزرگ‌ترین سایت آموزش آنلاین در حوزه‌های مدیریت فردی، مهارت‌های فوق ضروری تندخوانی، تقویت حافظه، آموزش زبان انگلیسی، روش مطالعه، تمرکز… از سال ۱۳۹۰ فعالیت می‌کند و افتخار همکاری با مجموعه ارزشمند جهاد دانشگاهی صنعتی شریف، دانشگاه صنعتی شریف، نهاد کتابخانه‌های کل کشور، شهرداری تهران و صدها مجموعه دانشگاهی را در رزومه خو د دارد.

مطالب مرتبط با این موضوع

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *