نقش مدیریت داده و اطلاعات در سازمان ها
مدیریت داده و اطلاعات تنها به بخش فناوری اطلاعات در سازمان مربوط نمیشود؛ بلکه شامل همه افرادی است که در شرکت فعالیت میکنند. نقش مدیریت داده و اطلاعات به مدیران سازمان کمک میکند که بتوانند با مشتریان ارتباط برقرار کنند، از امنیت دادههای شرکت مطلع شوند، میزان امنیت خرید برای مشتریان را بسنجند و اثربخشی کارکنان را برای رسیدن به اهداف و معیارهای عملکرد مورد نیاز خود بررسی کنند.
برای مثال فرض کنید یکی از مشتریان به شما مراجعه کرده است و درباره رسید خرید خود درخواستی دارد. شما با وجود اینکه رسید او را دریافت کردید توانایی دسترسی به سفارشهای ثبتشده او را ندارید؛ زیرا سفارش او در پایگاه داده بخش فروش ثبت شده است و به علت عدم همسانسازی دادههای این بخش با پایگاه داده شما، نمیتوانید به اطلاعات مربوط به آن دسترسی داشته باشید. حال تصور کنید برای پاسخگویی به این مشتری مجبور هستید به یکی از افراد تیم فروش مراجعه کنید. اما مسئول این بخش مرخصی گرفته باشد و تا چند روز آینده باز نگردد. بنابراین نمیتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورید، به همین علت مشتری ناراضی میشود و بهرهوری سازمان کاهش پیدا میکند.
نقش مدیریت داده و اطلاعات در برخی کسبوکارها اهمیت زیادی دارد و در برخی کسبوکارها نیز زیاد مهم نیست. اگر میخواهید تصمیمهای صحیحی درباره مدیریت اطلاعات در سازمان بگیرید باید تلاش کنید که اهمیت و کاربرد آن برای سازمان را درک کنید. در ادامه مطلب به نقش مدیریت داده و اطلاعات در سازمان و معرفی روشهایی برای سازماندهی آنها میپردازیم.
سرفصلهای عنوانشده در این مطلب عبارتاند از:
- تعریف مدیریت داده و اطلاعات
- اهمیت مدیریت دادهها و اطلاعات در سازمان
- راهکارهایی برای بهبود مدیریت داده و اطلاعات
تعریف مدیریت داده و اطلاعات
طبق تعریف انجمن جهانی مدیریت داده (DAMA): «مدیریت داده و اطلاعات عبارت است از: طراحی، توسعه، اجرا و نظارت بر برنامهها، سیاست، پروژهها و انواع عملیاتی که از ارزش داده و اطلاعات سازمان حفاظت میکنند و آنها را ارتقا میدهد.» روشهای مدیریت داده در دهه ۵۰ میلادی تفاوتهای زیادی با زمان حال حاضر دارد. جالب است بدانید در اواخر دهه ۷۰ میلادی، اطلاعات از کاغذ به نوارهای مغناطیسی و در نهایت به دیسکها منتقل شدند. براین اساس مدیریت داده به عنوان یک اصل به وجود آمد و امروزه اهمیت زیادی در همه صنایع و سازمانها دارد.
توجه داشته باشید که مدیریت ضعیف دادهها عواقب سختی دارد و باعث اتفاقات جبرانناپذیری میشود.
اهمیت نقش مدیریت داده و اطلاعات در سازمان ها
با گذشت زمان اطلاعات دیجیتال در دنیا افزایش پیدا میکند. به همین علت یکی از چالشهایی که امروزه بسیاری از سازمانها با آن روبهرو میشوند مدیریت صحیح داده و اطلاعات است. توجه داشته باشید که اطلاعات دیجیتال بعد از گذشت پنج سال، حدود ۱۰ برابر افزایش پیدا خواهد کرد. این مسئله باعث شده است که مدیریت دادهها و حفظ امنیت آنها برای مدیران سازمانها کار سختی باشد.
طبق نتایج تحقیقاتی که توسط دانشگاه ویرجینیا انجام شده است تنها حدود ۱۰ درصد سازمانها برای مدیریت دادهها از فرآیندهای مستند استفاده می کنند و کمتر از یکسوم آنها ادعا میکنند که دادههای آنها مطمئن است. توجه داشته باشید که مدیریت ضعیف دادهها عواقب سختی دارد و باعث اتفاقات جبرانناپذیری میشود که عبارتاند از:
۱- ضرر و زیان مالی
گاهیاوقات ممکن است دادهها به دلیل برخی اتفاقات غیرمنتظره از بین بروند و به دنبال آن ضرر و زیان مالی ایجاد شود. برای مثال تصور کنید سازمان به صورت ناگهانی دچار آبگرفتگی شده است. سیستم پشتیبانی از داده (backup) نیز قدیمی است. این مسئله باعث میشود دادههای چند ماه که میلیونها یا میلیاردها تومان ارزش دارند از بین بروند.
۲- مشکلات قانونی و قضایی
اگر هکرها به پایگاه داده اطلاعات مشتریان که شامل آدرس و کارت اعتباری آنها میشود دسترسی پیدا کنند و از این اطلاعات سواستفاده کنند، مشتریان از شما به علت عدم حفظ حریم خصوصی خود شکایت میکنند. این مسائل ممکن است مشکلات قانونی و قضایی زیادی را ایجاد کند.
۳- هزینههای اضافی ناشی از ذخیره دادههای بدون استفاده
اگر سازمانها فرایندی برای ارزیابی دادهها و حذف اطلاعات اشتباه، ناقص، قدیمی یا بدون استفاده نداشته باشند، به مرور زمان هزینه نگهداری دادهها و منابع مربوط به فناوری اطلاعات افزایش پیدا میکند. این هزینهها اضافی هستند و ممکن است مشکلاتی را برای سازمان ایجاد کنند.
۴- کاهش اثربخشی در سازمان
اگر هر بخش سازمان پایگاه داده مخصوص به خود را داشته باشد و هیچکدام از آنها با یکدیگر ارتباط برقرار نکنند، مدیران و اعضای تیمهای دیگر اطلاعات مورد نیاز برای کارهای خود را پیدا نمیکنند. این مسئله باعث کاهش اثربخشی در سازمان میشود.
از دست رفتن زمان و عدم ارائه اطلاعات به مشتریان باعث میشود رقیبان در ارائه خدمات از شما پیشی بگیرند.
۵- از دست رفتن فرصتهای سودآور
تصور کنید بخش فروش سازمان برای دسترسی به پایگاه داده انبار با مشکل روبهرو شود. این مسئله باعث میشود افراد نتوانند در زمان مناسب از موجودی محصولات و تاریخ تحول آنها باخبر شوند. در این شرایط از دست رفتن زمان و عدم ارائه اطلاعات به مشتریان باعث میشود رقیبان در ارائه خدمات از شما پیشی بگیرند.
۶- از دست دادن اعتبار برند
زمانی که بخشهای مختلف سازمان با یکدیگر به صورت کارآمد ارتباط نداشته باشند، مشتریان به شما اعتماد نمیکنند. در نتیجه این کار باعث میشود فروش و اعتبار برند از بین برود.
۷- تبلیغات منفی
گاهیاوقات بروز اتفاقاتی مانند منتشر شدن اطلاعات خصوصی مشتریان در شبکههای اجتماعی، واکنشهای منفی رسانهها و مطبوعات را به همراه دارد و باعث میشود تعداد زیادی از مشتریان به شما اعتماد نکنند.
به عبارت سادهتر مهمترین عامل در مدیریت داده و اطلاعات، امنیت است. طبق نتایج نظرسنجیهایی که در سال ۲۰۱۳ توسط امنیت اطلاعات نهاد بینالمللی انجام شده است حدود ۷۰ درصد سازمانهایی که مورد مطالعه و بررسی قرار گرفتند، میزان اطمینان به سیاستهای امنیت اطلاعات خود را «بسیار خوب» یا «تا حدودی» ارزیابی کردهاند. جالب است بدانید این آمار از سال ۲۰۰۸ تا الان به صورت پیوسته در حال کاهش است. امروزه سرقت دادهها و اطلاعات مشکلات امنیتی زیادی را ایجاد کرده است و پیوسته افزایش مییابد. این اتفاق مشکلات زیادی مانند خسارتهای مالی، کلاهبرداری، سرقت مالکیت معنوی و به خطر افتادن اعتبار شرکتها را ایجاد میکند.
راهکارهایی برای بهبود مدیریت داده و اطلاعات
همانطور که گفته شد مدیریت داده و اطلاعات در برخی سازمانها اهمیت زیادی دارد. به همین علت همه افرادی که در سازمان فعالیت میکنند باید به این مسئله توجه داشته باشند. توجه داشته باشید که ایجاد تغییرات اساسی در سیستمهای موجود در سازمان، هماهنگی و همزمانسازی همه پایگاههای داده یک سازمان کار آسانی نیست و به زمان و هزینه زیادی نیاز دارد. به همین علت پیادهسازی آن ممکن است چند ماه یا چند سال طول بکشد. به عنوان مدیر سازمان میتوانید با استفاده از برخی راهکارها به بهبود مدیریت داده در تیم یا سازمان کمک کنید. این راهکارها عبارتاند از:
۱- نقاط ضعف را شناسایی کنید
برای شروع ابتدا نقاط ضعفی که سازمان هنگام روبهرو شدن با دادهها و اطلاعات دارد را در یک لیست یادداشت کنید. برای انجام این کار میتوانید از نمودارها و فلوچارتها به منظور مشخص کردن جریان اطلاعات در سازمان استفاده کنید.
پس آن از افراد تیم بخواهید تا مشکلات مربوط به داده و اطلاعات را به صورت کامل به شما بگویند. عملکرد ضعیف در این حوزه باعث تاثیرات منفی در کار آنها میشود که ممکن است از آن اطلاع نداشته باشید. پس از تهیه لیست مشکلات در این زمینه، از تحلیل ریشهای به منظور شناسایی ریشه هرکدام از مشکلات شناساییشده استفاده کنید. این تحلیل به شما کمک میکند تا علت اصلی مشکلات، خطاها و ناکارآمدیها که به دلیل اشتباهات منابع انسانی یا مشکلات فنی، تعمیر و نگهداری به وجود می آیند شناسایی کنید.
تحلیل ریسک برای شروع و شناسایی هر مشکلی در امنیت اطلاعات، ضروری است.
۲- امنیت دادهها را به صورت منظم بررسی کنید
ممکن است برخی مشکلاتی که در لیست یادداشت کردید به علت قوانین سخت امنیت دادهها ایجاد شود. برای مثال برخی مدیران دسترسی کارمندان به اطلاعات شخصی مانند حقوق کارمندان، زمانبندی شغلی، دادههای مربوط به کارت اعتباری و دادههای مالی و فروش را محدود میکنند. بنابراین باید به صورت شفاف مشخص کنید که چه افرادی میتوانند از این اطلاعات استفاده کنند و به آن دسترسی داشته باشند.
تحلیل ریسک برای شروع و شناسایی هر مشکلی در امنیت اطلاعات، ضروری است. از افرادی که در بخش فناوری اطلاعات فعالیت میکنند بپرسید تا وضعیت امنیت اطلاعات را به شما توضیح دهند. این مسئله اهمیت زیادی دارد؛ زیرا گاهیاوقات ممکن است شما یا افراد تیم هنگام کار و استفاده از تلفنهمراه هوشمند یا لپتاپ اطلاعات مهمی را از دست بدهید. بنابراین بهتر است از افراد بپرسید که چه کارهایی میتوانید برای حفظ امنیت اطلاعات سازمان باید انجام دهید. آنها میتوانند نکاتی را به شما آموزش دهند که شما نیز به افراد تیم خود منتقل کنید.
۳- فرآیندها و سیستمها را ساده کنید
زمانی که مشکلات، نقاط ضعف و نکات امنیتی را شناسایی کردید با افراد در بخش فناوری اطلاعات مشورت کنید. ممکن است آنها بتوانند برخی از این مشکلات را شناسایی و برطرف کنند و روشهای بهتری برای دسترسی به دادهها به شما معرفی کنند. اگر مشکلات مربوط به دادهها را به کارمندان بخش فناوری اطلاعات انتقال دهید و به آنها بازخورد دهید، آنها می توانند نکات مورد نظر شما را هنگام طراحی سیستمها اعمال کنند. گاهی نیز ممکن است بخش فناوری اطلاعات یک لیست از بهترین تجربههای برای سادهسازی اطلاعات، اجتناب از دوبارهکاری و حفاظت از دادههای حساس و مهم داشته باشند تا از آن برای استفاده کارآمدتر از سیستمهای موجود استفاده کنند.
بهتر است با افراد تیم خود درباره مراحلی که با استفاده از آن میتوانید به بهبود مدیریت داده و اطلاعات کمک کنید مشورت کنید. برای مثال از آنها بپرسید آیا فایلها و نرمافزارهایی دارند که قابل استفاده نیستند و میتوان آنها را حذف کرد؟ آیا فایلها و پوشههای خود را به خوبی سازماندهی و بهروزرسانی میکنید تا از آنها محافظت کنید؟
به مراحلی فکر کنید که با استفاده از آن میتوانید به بهبود نگهداری از دادهها کمک کنید. این فایلها را به صورت پیوسته مرور کنید، فایلها و برنامههای قدیمی و مشکلدار را حذف کنید. این کار به شما کمک میکند تا هزینههای نگهداری از دادهها را کاهش دهید. توجه داشته باشید که این کار برای مدیریت فایلهای الکترونیکی یک روش هوشمند محسوب میشود. ممکن است یک پایگاه داده مرکزی وجود داشته باشد که اگر آنها را بهروزرسانی کنید، بخشهای دیگر سازمان نیز میتوانند به اطلاعات بخش شما دسترسی داشته باشند.
استفاده از روش طوفان فکری به بهبود مدیریت داده و اطلاعات کمک میکنند.
۴- انگیزههای تجاری برای بهبود سیستمها را یادداشت کنید
همانطور که گفته شد مدیریت اطلاعات و دادهها در سازمان ممکن است اولویت اول سازمان شما نباشد. در این صورت ممکن است با مشکلات زیادی برای بهبود سیستمها روبهرو شوید. در این شرایط میتوانید از طوفانهای فکری استفاده کنید. طوفان فکری به بهبود مدیریت داده و اطلاعات کمک میکنند. میتوانید طرح پیشنهادی خود را یادداشت کنید، ایدههای خود را شرح دهید و به افراد بگویید چگونه میتوانند به سازمان کمک کنند تا خطرات ناشی از مدیریت ضعیف دادهها را برطرف کنید.
دیدگاهتان را بنویسید