تکنیکهایی برای مدیریت کارکنان تازه کار در دورکاری
امروزه دورکاری و داشتن ساعت کاری انعطافپذیر یکی از مزیتهایی است که مورد توجه بسیاری از کارمندان قرار گرفته است. در حال حاضر به علت وجود بحران ویروس کرونا که به صورت ناگهانی به وجود آمده است بسیاری از کسبوکارها دچار تغییراتی شدهاند. این بحران فرصتی را برای یادآوری و تاکید بر اهمیت و ضرورت فراهم شدن شرایط دورکاری برای انواع کسبوکارها ایجاد کرده است که علاوه بر افزایش رضایت کارمندان، باعث بقا و ادامه حیات آنها نیز میشود. در حال حاضر بسیاری از شرکتها برای اولین بار به دنبال فراهم کردن شرایطی برای شروع دورکاری هستند تا چابکی و تابآوری خود را برای تطبیق با این شرایط نشان دهند. پس مدیران باید بتوانند مدیریت کارکنان تازه کار را به درستی انجام دهند تا بهره وری کارکنان تازه کار به سرعت افزایش یابد.
معمولا زمانی که کارمندان و مدیران برای اولین بار با دورکاری روبهرو میشوند، چالشها و مشکلاتی خواهند داشت که اگر به خوبی آنها را پیشبینی نکنند و برای مدیریت آن برنامهریزی نداشته باشند، به سختی میتوانند به اهداف خود برسند. برای مقابله با این چالشها، بررسی و تحلیل اقدامات و تجربههای مدیرانی که در گذشته چالشهای دورکاری را تجربه کردهاند میتواند به شما کمک کند. در ادامه مطلب راهکارهای عملی برای مقابله چالشهای رایج دورکاری ارائه میکنیم.
امروزه به دلیل عدم قطعیتی که بر اثر انتشار ویروس کرونا ایجاد شده است، بسیاری از شرکتها و دانشگاهها از کارمندان خود خواستند دورکاری کنند. در صورتی که حدود یک چهارم نیروی کار آمریکا در حالت عادی به صورت پارهوقت مشغول به دورکاری هستند. در حقیقت امروزه سیاستهای جدید باعث شده است که بسیاری از کارمندان و مدیران برای اولین بار دورکاری و کار کردن در خارج از محیط کار را تجربه کنند.
با اینکه وجود خط مشی، چارچوبهای مشخص و تهیه و اجرای آموزشهای لازم قبل از دورکاری مهم و ضروری است اما هنگام روبهرو شدن با بحرانها و شرایط غیرعادی ممکن است دسترسی به این امکانات فراهم نباشد. راهکارهای ویژه و مبتنی بر تحقیقات علمی وجود دارند که مدیران با استفاده از آنها میتوانند بدون تلاش پیچیدهای به بهبود تعامل و بهرهوری کارمندان دورکار حتی زمانی که فرصت کمی برای آمادگی دارند کمک کنند.
سرفصلهای عنوانشده در این مقاله عبارتاند از:
- چالشهای رایج در دورکاری
- روشهای مدیریت کارکنان تازه کار در دورکاری
چالشهای رایج در مدیریت کارکنان تازه کار
مدیران در ابتدا باید عوامل موثر بر ایجاد شرایط دورکاری را به خوبی بشناسند. در غیر این صورت ممکن است بهرهوری کارمندانی که عملکرد خوبی دارند نیز هنگام دورکاری کاهش پیدا کند، بهویژه اگر آنها برای این کار آموزش نبینند و آمادگی لازم را نداشته باشند. برخی چالشهای رایج در دورکاری عبارتاند از:
بسیاری از کارمندان معتقدند مدیران در شرایط دورکاری و در مواقع نیاز خارج از دسترس هستند به همین علت نمیتوانند از آنها حمایت کنند.
۱- عدم نظارت رودررو بر مدیریت کارکنان تازه کار
بسیاری از مدیران و کارمندان به دلیل عدم تعامل رو در رو احساس نگرانی میکنند. بسیاری از ناظران و سرپرستان نگران این مسئله هستند که کارمندان به خصوص کارمندان تازه کار به اندازه کافی سخت و موثر کار نکنند. در صورتی که نتایج تحقیقات نشان میدهد در برخی مشاغل این موضوع صادق نیست. در حقیقت بسیاری از کارمندان نیز از کاهش تعامل و پشتیبانی مدیریت شکایت میکنند. آنها معتقدند مدیران در شرایط دورکاری و در مواقع نیاز خارج از دسترس هستند به همین علت نمیتوانند از کارمندان حمایت کنند.
۲- عدم دسترسی به اطلاعات کامل و مدیریت کارکنان تازه کار
کارمندانی که به تازگی دورکاری میکنند معمولا به دلیل تلاش و زمان زیادی که برای به دست آوردن اطلاعات باید صرف کنند نگران هستند. به بیان سادهتر حتی پیدا کردن پاسخ سوالی که ممکن است بسیار ساده به نظر برسد برای کارمندانی که در خانه کار میکنند میتواند یک مشکل بسیار بزرگ باشد.
این مشکلات معمولا به دلیل مسائل مربوط به وظایف کاری و روابط بین فردی بین کارکنان دورکار ایجاد میشود. تحقیقات و پژوهشها نشان میدهد نبود دانش مشترک بین کارکنان دورکار باعث میشود که کارمندان تمایلی به انتقال دانش خود نداشته باشند. برای مثال اگر شما بدانید که همکارتان یک روز سخت پیشرو دارد صحبتهای تند او را به دلیل استرسی که دارد میدانید و او را درک میکنید. اما زمانی که این صحبتها را به صورت پیام یا ایمیل در دورکاری دریافت میکنید، نمیتوانید شرایط همکار خود را درک کنید. به همین علت احتمال اینکه صحبتهای او را اهانت بشمارید زیاد است.
افراد برونگرا بیشتر از سایر افراد از انزوا رنج میبرند؛ بهویژه اگر در محیط دورکاری فرصتی برای ارتباط با دیگران نداشته باشند.
۳- انزوای اجتماعی
یکی از شکایتهای کارکنان تازه کار در دورکاری تنهایی است؛ زیرا دورکاری باعث میشود که کارکنان تعامل اجتماعی غیررسمی در یک دفتر کار را از دست بدهند. تحقیقات نشان میدهند که افراد برونگرا بیشتر از سایر افراد از انزوا رنج میبرند؛ بهویژه اگر در محیط دورکاری فرصتی برای ارتباط با دیگران نداشته باشند. علاوه بر این موارد انزوا در مدت زمان طولانی باعث میشود کارمندان نسبت به سازمان احساس تعلق خاطر نداشته باشند و حتی در برخی موارد به ترک سازمان فکر کنند.
۴- مشکلات حواسپرتی در خانه
ممکن است تصاویر زیادی از دورکاری والدینی که کودک خود را نگه داشته و در حال کار با لپتاپ خود هستند دیده باشید. در حقیقت این تصاویر نمایش ترسناکی از کار مجازی کارآمد و موثر هستند. در حالت عادی مدیران و رهبران کارمندان خود را تشویق میکنند تا قبل از صدور اجازه کار از راه دور، اطمینان پیدا کنند که حتما مکان مشخص و اختصاصی برای کار کردن دارند علاوه بر آن نیز میتوانند به میزان کافی از کودک خود مراقبت کنند.
با وجود این شرایط اگر به صورت ناگهانی از کارمندان بخواهید که به صورت مجازی کار کنند به احتمال زیاد درگیر فضای کاری غیر بهینه و مسئولیتهای غیر منتظره خواهند شد که بهرهوری آنها را برای کار کردن کاهش میدهد. در شرایط عادی نیز مشکلات و اتفاقات روزانهای که در خانه یا خانواده رخ میدهد ممکن است به دورکاری ضربه بزند. بنابراین مدیران باید این موضوع را بدانند که عوامل حواسپرتی در شرایط انتقال کار به منزل بدون برنامهریزی بیشتر اتفاق میافتد.
روشهای مدیریت کارکنان تازه کار در دورکاری
با وجود اینکه کار کردن از راه دور چالشهای مخصوص به خود را دارد، راهکارهای سریع و راحتی وجود دارد که مدیران با استفاده از آن میتوانند فرایند انتقال دانش را راحتتر کنند. برخی از این اقدامات عبارتاند از:
بسیاری از مدیران موفقی که میتوانند تیم خود را در دورکاری مدیریت کنند، با تماس تلفنی به صورت روزانه با کارمندان به خصوص کارکنان تازه کار خود ارتباط برقرار میکنند.
۱- به صورت روزانه کارهای افراد را چک کنید
بسیاری از مدیران موفقی که میتوانند تیم خود را در دورکاری مدیریت کنند، با تماس تلفنی به صورت روزانه با کارمندان خود ارتباط برقرار میکنند. اگر کارمندان به صورت مستقل از یکدیگر و به صورت فردی فعالیت میکنند، این تماسها میتواند به صورت فرد به فرد باشد. اگر افراد بخواهند به صورت گروهی فعالیت کنند میتوانید با آنها تماس گروهی برقرار کنید. توجه داشته باشید که تماسهای متداول باید پیشبینیشده به همراه برنامهریزی باشد. همچنین فضایی را ایجاد کند تا کارمندان در آن به راحتی بتوانند نگرانیها و مشکلات خود را به شما بگویند و شما نیز به خوبی گوش کنید.
۲- راههای ارتباطی مختلفی را ایجاد کنید
ایمیل به تنهایی برای برقراری ارتباط کافی نیست. کارکنان دورکار از فناوریهایی مانند کنفرانسهای ویدئویی استفاده میکنند. این کنفرانسها به شرکتکنندگان نشانههای بصری را ارائه میکند که در صورت برگزاری جلسات رودررو میتوانستند آنها را دریافت کنند. کنفرانسهای ویدیویی مزایای زیادی بهویژه برای گروههای کوچک دارند. نشانههای بصری باعث انتقال دانش بین افراد تیم میشود. علاوه بر آن برای مکالمات حساس و پیچیده نیز سودمند است. گاهیاوقات ممکن است افزایش سرعت همکاری و ارتباط مهمتر از جزئیات بصری باشد. در این شرایط میتوانید از پیامرسانهایی مانند Slack، Zoom، Microsoft Teams FI استفاده کنید.
۳- قوانین مربوط به تعامل را تعیین کنید
دورکاری زمانی کارآمدتر و رضایتبخش میشود که مدیران بتوانند انتظارات خود را از ابزار و زمانبندی ایدهآل برای ارتباطات تیم خود تعیین و تنظیم کنند. برای مثال استفاده از کنفرانس تصویری برای برگزاری جلسات، چک کردن و تایید روزانه بسیار مفید است. اگر میتوانید بهترین زمان را برای ارتباط با خود، در طول روزهای کاری به کارمندان اطلاع دهید.
برای مثال بگویید: «من معمولا در پایان روز برای برقراری تماسها و ویدئوهای کنفرانسی در دسترس هستم. اما اگر مسئلهای ضروریتر برای شما رخ داد میتوانید با ارسال متن، آن را به من اطلاع دهید. در پایان به ارتباطات بین افراد تیم توجه داشته باشید تا در مواقع ضروری اطلاعات خود را به یکدیگر انتقال دهند.
یکی از مهمترین وظایف مدیران این است که مسیری را برای کارمندان ایجاد کنند که بتوانند در زمان دورکاری، با یکدیگر تعامل اجتماعی ساختارمندی داشته باشند.
۴- فرصتی برای تعامل اجتماعی از راه دور ایجاد کنید
یکی از مهمترین وظایف مدیران این است که مسیری را برای کارمندان ایجاد کنند که بتوانند در زمان دورکاری، با یکدیگر تعامل اجتماعی ساختارمندی داشته باشند. به بیان سادهتر یعنی مکالمات غیررسمی درباره موضوعات غیرکاری داشته باشند. این مسئله برای همه کارکنانی که به صورت دورکاری فعالیت میکنند ضروری است؛ بهویژه اگر بحرانی مانند شیوع ویروس کرونا باعث دورکاری به صورت ناگهانی شده باشد.
بهترین راه برای ایجاد تعاملات اجتماعی ساده این است که در ابتدای تماسهای گروهی، زمانی را به مسائل غیرکاری اختصاص دهید. با وجود این مسائل مدیرانی که تجربه کار با افراد دورکار را دارند و کارکنان معتقدند برگزاری رویدادهای مجازی به کاهش انزوا بسیار کمک میکند.
۵- کارمندان را تشویق کنید و از آنها حمایت کنید
کارکنانی که به صورت دورکاری فعالیت میکنند به حمایت بیشتری نیاز دارند. بهویژه اگر به صورت ناگهانی مجبور به دورکاری شده باشند. مدیران در این شرایط باید استرسها را شناسایی کنند، به نگرانیهای کارمندان به خوبی گوش کنند و با آنها همدردی کنند. اگر کارمندان به تازگی دورکاری میکنند، درگیریها و چالشهایی دارند اما درباره استرس و خشم خود صحبت نمیکنند. بنابراین با آنها صحبت کنید و حالشان را بپرسید.
گاهیاوقات میتوانید یک سوال کلی بپرسید. برای مثال میتوانید بگویید: «کار کردن از راه دور تا الان برای شما چطور بوده است؟» پاسخ این سوالات میتواند اطلاعات بسیار مهمی را در اختیار شما قرار دهد. زمانی که کارمندان به سوالات شما پاسخ میدهند بادقت به آنها گوش دهید تا آنها به راحتی بتوانند صحبت کنند و نگرانیها و استرسهای خود را به شما بگویند. نتایج تحقیقاتی که درباره هوش هیجانی و انتقال احساس انجام شده است نشان میدهد کارمندان به مدیران توجه میکنند تا با دیدن رفتارهای آنها بفهمند که چگونه به بحرانها و تغییرات ناگهانی واکنش دهند.
مدیران و رهبران موفق رویکرد دوجانبه دارند. آنها استرس و اضطرابی را که کارمندان در شرایط سخت تحمل میکنند تایید و با اطمینان کامل درباره اعتماد به تیم خود صحبت میکنند. برای مثال میتوانید به افراد تیم خود بگویید: «در شرایط سختی قرار داریم اما من میدانم که میتوانیم از همه موانع عبور کنیم و موفق شویم. پس شما نیز همکاری کنید تا راهکارهایی برای استفاده از نقاط قوت خود در این شرایط پیدا کنیم.» زمانی که از این جملات استفاده میکنید، کارمندان میدانند که شما از آنها حمایت میکنید. بنابراین هدفمندتر کار میکنند و با انرژی و تمرکز بیشتری به مقابله با چالشها میپردازند.
دیدگاهتان را بنویسید