چگونه مدیر موثر در محیط کار باشیم؟
شما به عنوان یک مدیر موثر باید کارهای زیادی را در محیط کار انجام دهید. نه تنها باید کارمندان خود را پرورش دهید، رهبری کنید و از آنها حمایت کنید؛ بلکه باید این کارها را با قدرت انجام دهید. اگر شما وظایف خود را به درستی انجام دهید، اعضای تیم شما و کسبوکارتان رشد خواهند کرد. بنابراین بهطور طبیعی هر مدیری دوست دارد که بهترین مدیر موثری باشید که تاکنون دیده است.
از آن جایی که لازم نیست چرخ را دوباره اختراع کنید، میتوانید از تجربیات دیگر مدیران استفاده کنید. در این مطلب نکات کلیدی را بررسی میکنیم که با استفاده از آنها میتوانید تیم خود را با موفقیت مدیریت کنید. و یک مدیر موثر باشد. این نکات موارد مهم درباره مقابله با استرس، افزایش انگیزه، ایجاد ارتباط خوب، یادگیری از شکستها و توسعه اعضای تیم را در بر میگیرند.
فرقی ندارد که ۵ سال یا ۵ دقیقه است که مدیر هستید؛ همیشه نکات بیشتری درباره مدیریت موثر تیم به سمت موفقیت وجود دارد که باید آنها را یاد بگیرید.
۱- از روشهای مختلف ارتباطی بهصورت استراتژیک استفاده کنید
حتی اگر دقیقا کنار اعضای تیم خود نشسته باشید، ممکن است موضوعات مختلفی را در مکالمات خود فراموش کنید. خوشبختانه ابزارهای زیادی را در دسترس خود دارید که به شما کمک میکنند با اعضای تیم خود بهخوبی ارتباط برقرار کنید. برای مثال:
- ایمیل: مناسب برای تبادل اطلاعات کوتاه و خنثی
- چت: مناسب برای صحبتهای غیررسمی، بحثهای گروهی و اطلاعیههای عمومی
- اسکایپ: مناسب برای مکالمات طولانی، مفصل و احتمالا سخت
- تماس تلفنی: مناسب برای مکالمات طولانی، مفصل و احتمالا سخت (برای زمانی که نمیتوانید تماس تصویری برقرار کنید.)
از طریق ایمیل ممکن است که مخاطب شما تفسیر نادرستی از پیام ارسالیتان داشته باشد؛ زیرا تمام موارد زمینهای مانند تن صدا، زبان بدن و حالتهای چهره شما را نمیبیند. به همین دلیل بهتر است که از ایمیل برای مباحث ساده و عینی استفاده کنید.
پلتفرمهای چت بهسادگی میتوانند بهترین دوست اعضای تیم شما باشند. بهتر است از چت کردن برای اخبار عمومی (بسیار راحتتر از این است که یک ایمیل انبوه برای تعدادی از افراد ارسال کنید و پاسخهای انفرادی آنها را دریافت کنید.)، صحبتهای گروهی، معاشرت با اعضای تیم برای شناخت بیشتر آنها استفاده کنید.
اگر میخواهید یک ملاقات طولانی، احساسی و نسبتا عمیق با اعضای تیم برقرار کنید بهتر است که یک جلسه حضوری ترتیب دهید. صحبت کردن درباره مسائل پیچیده در پلتفرمهایی مانند اسکایپ میتواند احساس عدمصمیمیت را به مخاطبان منتقل کند. البته اگر شما یک تیم دورکار را مدیریت میکنید، انتخاب دیگری ندارید؛ اما اگر میتوانید بهتر است به جای اینکه ۲ ساعت با اعضای تیم چت کنید، ۴۵ دقیقه با آنها تماس تصویری برقرار کنید. علاوه بر این، اگر بازخوردهای انتقادی یا اخبار بدی را منتقل میکنید، داشتن ارتباط چهره به چهره واجب است؛ زیرا احساس ما را بهتر به طرف مقابل منتقل میکند و از سوتفاهمها جلوگیری میکند.
زمانی که نمیتوانید فردی را ملاقات کنید یا تماس تصویری با او برقرار کنید، برقراری تماس تلفنی گزینه دوم است. شما نمیتوانید صورت آنها را ببینید؛ اما حداقل میتوانید صدایشان را بشنوید. همچنین میتوانید پیام خود را از طریق یک ابزار تجزیهوتحلیل تن صدا مانند Tone Analyzer برای مخاطب خود ارسال کنید. اگر صدای شما خشن به نظر برسد یا موجب رنجش دیگران شود، این برنامه به شما هشدار میدهد.
هر روشی را که برای برقراری ارتباط با اعضای تیم خود انتخاب میکنید، بسیار مهم است که ارتباط روشنی با آنها داشته باشید.
۲- فرهنگ شرکت و پیوند درونی را ترویج دهید
آیا تیم شما لحظاتی را برای تجدید انرژی خود دارند؟ این لحظات، مکالمات خودبهخودی بین کارکنان درباره موضوعات مختلف (معمولا موضوعات غیر کاری) هستند. این مکالمات تلف کردن وقت محسوب نمیشوند؛ حتی به ایجاد رفاقت و انتشار ایده در سازمان نیز کمک میکنند و میتوانند بحثهای فوقالعاده سازندهای را ایجاد کنند.
بسیار مهم است که شما به عنوان مدیر این لحظات را تقویت کنید و باعث ایجاد این لحظات شوید. میتوانید با پرسیدن سوالاتی درباره زندگی شخصی و علایق افراد این بحثها را آغاز کنید. زمینه مشترکی بین افراد پیدا کنید و از آن استفاده کنید تا مکالمات بهصورت طبیعی بین افراد شکل بگیرند و دوستیهای خالصی بین آنها ایجاد شود.
اگر اعضای تیم شما از کار کردن با یکدیگر لذت ببرند، قطعا کیفیت کار آنها بهتر میشود و مکالمات با محور کار نیز برای آنها جذابتر و سازندهتر میشود و افراد حس میکنند که واقعا یکدیگر را میشناسند.
حتی میتوانید در جلسات کاری خود زمان کوتاهی را به این موضوع اختصاص دهید که هر یک از اعضا درباره روز خود صحبت کنند یا دستاوردهای خود در هفته گذشته را بگویند. یکی دیگر از راههای خوب برای تقویت پیوند درونی، برگزاری جلسات بهاشتراکگذاری دانش است. برای مثال اگر یکی از اعضا اطلاعات زیادی درباره قهوه دارد، از او بخواهید یک ارائه کوتاه درباره انواع قهوه و روش درست کردن آنها داشته باشد.
برگزاری ملاقاتهای کوتاه دوستانه با کارمندان، احساس ارزشمندی در آنها به وجود میآورد.
این کار فرصت بهاشتراکگذاری احساسات را به کارمندان میدهد و باعث میشود که روابط زیادی با یکدیگر ایجاد کنند. مهمتر از همه اینکه این کار این پیام را به اعضای تیم منتقل میکند که شما به عنوان مدیر برای آنها ارزش قائل هستید و به آنها به چشم منبع درآمد نگاه نمیکنید.
۳- انتظارات روشنی را تنظیم کنید
بخش مهمی از کار شما بهعنوان یک مدیر، تنظیم انتظارات واضح و روشن برای اعضای تیم است. بدون تنظیم این انتظارات، این احتمال وجود دارد که ساختار و کنترل تیم را از دست بدهید. اگر اعضای تیم شما بدانند که دقیقا چه چیزی از آنها میخواهید، احتمال موفقیت آنها نیز بیشتر میشود.
تنظیم انتظارات کار سختی نیست؛ اما باید مطمئن شوید که این کار را به روش درستی انجام میدهید. اعضای تیم شما نباید درباره موارد زیر هیچ شکی داشته باشند:
- چه کارهایی را باید در هفته آینده انجام دهند؟
- اهداف کلی آنها برای یک تا سه ماه آینده چیست؟
- چه وظایف یا پروژههایی دارند؟
- در زمان رخ دادن مشکلات باید به چه کسی مراجعه کنند؟
- انتظار میرود چند ساعت در هفته کار کنند؟
- انتظار میرود هر هفته چهقدر کار انجام دهند؟
- شما در چه زمان و مکانی در دسترس آنها هستید و به چه روشی میتوانند با شما ارتباط برقرار کنند؟
اگر مطمئن نیستید که اعضای تیم شما پاسخ این سوالات را میدانند یا نه، باید با آنها صحبت کنید. ارتباطات روشن با شما آغاز میشود؛ درباره پارامترهایی که مشخص کردهاید صادق باشید و از اعضای تیم بپرسید که آیا انتظارات شما برای آنها روشن است یا خیر.
۴- استرس محیط کار را مدیریت کنید
استرس در محیط کار به سادگی ایجاد میشود و تاثیرات منفی روی عملکرد تیم شما خواهد داشت. خوشبختانه کارهای کوچکی وجود دارند که شما به عنوان مدیر میتوانید آنها را انجام دهید تا از ایجاد استرس در محیط کار جلوگیری کنید.
بخش زیادی از این استرس به دلیل عدم آگاهی و ارتباط نادرست به وجود میآید. استرس زمانی ایجاد میشود که اعضای تیم شما نمیدانند باید چه کارهایی انجام دهند و مهلت انجام چه پروژههایی رو به اتمام است. شما میتوانید با استفاده از یک نرمافزار مدیریت پروژه جامع و ساده، جریانهای کاری را به اشتراک بگذارید و از ایجاد استرس جلوگیری کنید.
دومین راه جلوگیری از ایجاد استرس، برقراری ارتباط با اعضای تیم است. اگر رابطه دوستانهای با اعضای تیم خود نداشته باشید، آنها با شما احساس راحتی نمیکنند و شما را در جریان اتفاقات مختلف قرار نمیدهند.
زمانی که کارمندان استرس داشته باشند، عملکرد آنها کاهش مییابد و اگر رابطه خوبی با کارمندان خود نداشته باشید، آنها نمیتوانند با شما صحبت کنند و واقعیتها را به شما بگویند. اگر بتوانید با کارمندان خود صحبت کنید، ارتباط بهتری با آنها برقرار میکنید و در نهایت به آنها ثابت میکنید که یک رهبر قوی و قابل اعتماد هستید.
یک مدیر موثر و خوب به کارمندان خود یاد میدهد که نباید از شکست بترسند و باید از آن درس بگیرند.
شما به عنوان یک مدیر باید کارمندان خود را تشویق کنید و به آنها بگویید که شکست یک اتفاق ناگوار نیست و باید به چشم یک تجربه آموزنده به آن نگاه کنند. یک مدیر خوب باید ارتباط خوبی با کارمندان خود داشته باشد و آنها را برای انجام دادن وظایف روزانه خود تشویق کند. همه کارمندان آرزو دارند که چنین مدیری داشته باشند.
۵- دلیل کارهای خود را مشخص کنید
به عنوان یک مدیر موثر شما از این موضوع آگاه هستید که کارهای هر یک از کارمندان به چه تیجهای در سازمان منجر میشود؛ اما گاهیاوقات کارمندان از دلایل و نتایج وظایف خود با خبر نیستند. بهتر است به کارمندان خود توضیح دهید که وظایف هر یک از آنها چگونه باعث رسیدن به هدف کلی سازمان میشود و نقش هر یک از آنها در موفقیت سازمان چیست.
همه افراد وقتی از اهمیت وظایف خود آگاه باشند و بدانند که وظایف آنها بخشی از دلیل رسیدن سازمان به هدف اصلی خود است، عملکرد بهتری خواهند داشت. برای مثال وقتی از تولیدکنندگان محتوای خود میخواهید تا محتوای صفحه یک محصول را بهروزرسانی کنند، بهتر است به آنها بگویید: «بازدید از این صفحه در ماه گذشته به میزان چشمگیری کاهش پیدا کرده است و ما به مهارت شما نیاز داریم تا مخاطبان را دوباره به این صفحه بیاوریم.»
اگر کارمندان شما بتوانند تاثیر فعالیتهای خود روی رشد شرکت را بهوضوح ببینند و لمس کنند، تاثیر بسیار مثبتی روی آنها ایجاد خواهد شد و در نهایت سبوکار شما موفقتر خواهد شد.
۶- پیشرفت کارمندان را ردیابی کنید
بسیار حیاتی است که یک روش استوار و ساختاریافته برای ردیابی میزان پیشرفت و موفقیت کارمندان و تیمهای مختلف در کسبوکار خود تعریف کنید. روشها و اپلیکیشنهای مختلفی برای این کار وجود دارند که میتوانید با توجه به نوع فعالیتها و اهداف خود بهترین گزینه را انتخاب کنید.
برای مثال میتوانید از هر یک از اعضای تیم خود بخواهید تا یک گزارش روزانه کوتاه از کارهایی که انجام دادهاند برای شما بفرستند. همچنین میتوانید جلسات غیررسمی و ۱۰ دقیقهای در آخر هفته با اعضای تیم خود داشته باشید و از آنها بپرسید که در این هفته چه کارهایی انجام دادهاند.
از هر روش و اپلیکیشنی که برای ردیابی عملکرد کارمندان استفاده میکنید، باید آن را بهگونهای طراحی کنید که تعهد گزارش دادن با کارمندان باشد؛ نه اینکه شما به دنبال گزارش گرفتن ازآنها باشید. این موضوع ۲ دلیل مهم دارد.
دلیل اول این است که کارمندان شما آزادی و استقلال میخواهند. اگر مسئولیت ارزیابی میزان پیشرفت آنها را به خودشان واگذار کنید، آنها احساس قدرت میکنند و ابتکار عمل بیشتری خواهند داشت. دلیل دوم هم این است که شما به عنوان یک مدیر کارها و مسئولیتهای زیادی دارید که بدون وجود شما پیش نمیروند و باید انرژی و تمرکز خود را برای آنها بگذارید.
در واقع شما نباید به دنبال گزارش گرفتن از کارمندان باشید؛ بلکه باید به عنوان یک مدیر موثر باید به گزارش آنها واکنش دهید و توصیههای خود را به آنها منتقل کنید.
۷- با کارمندان خود شفاف باشید
برای بهبود سرعت و کیفیت تصمیمگیری کارمندان خود، تا جای ممکن با آنها شفاف باشید. هر چه قدر آنها اطلاعات بیشتری درباره موضوعات مختلف داشته باشند، بهتر میتوانند کارها را مدیریت کنند و تصمیمات بهتری خواهند گرفت.
جلساتی را به صورت منظم برگزار کنید و گزارشهای مختلف درباره وضعیت شرکت، تصمیمات مختلف شرکت، تغییرات اخیر، آپدیتهای مربوط به امور مالی و درآمد شرکت را با آنها به اشتراک بگذارید.
همچنین میتوانید از پلتفرمهای مختلفی استفاده کنید و این اطلاعات را بهصورت دستهجمعی به همه کارمندان اطلاع دهید. برای مثال میتوانید فایل گزارش را در گوگل درایو با کارمندان خود به اشتراک بگذارید.
ما در این مقاله سعی نمودیم برای شما عوامل تاثیر گذار برای اینکه مدیر موثری باشید را شرح دادیم.
دیدگاهتان را بنویسید